學(xué)校檔案管理制度[實(shí)用10篇]
在快速變化和不斷變革的今天,很多場合都離不了制度,制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。那么什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編整理的學(xué)校檔案管理制度,希望對(duì)大家有所幫助。
學(xué)校檔案管理制度1
一、檔案建立
(一)建立健全學(xué)校各類檔案,目的主要在于為學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo),上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署、調(diào)度學(xué)校工作和對(duì)學(xué)校工作作出決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此應(yīng)高度重視,并確定一名副職校領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
(二)學(xué)校建立檔案資料室,由專職(或兼職)管理,按《小學(xué)檔案資料收集范圍細(xì)目》建立檔案。
(三)全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案,學(xué)校檔案按類以時(shí)間為序建立,教師的一般人事檔案,一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立,學(xué)生學(xué)籍檔案按屆,按班分類建立。
二、檔案立卷
(一)檔案人員應(yīng)按資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄,進(jìn)袋入檔。檔案袋,檔案卷的.規(guī)格要符合上級(jí)有關(guān)部門的統(tǒng)一要求。
(二)卷宗必須注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為期限;注明“短期”的一般以五年為期限;注明“長期”的由學(xué)校根據(jù)實(shí)際需要決定保存期限。
(三)凡檔案資料收集范圍細(xì)目中未編入,但確有使用、保存價(jià)值的其它資料,學(xué)?筛鶕(jù)需要自行決定是否保留。
三、檔案補(bǔ)充
(一)教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)、調(diào)資、入黨、入團(tuán)、獎(jiǎng)懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。
(二)外來文件、函件由收文員(或人事秘書)統(tǒng)一分類編號(hào)登記,交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后,即立卷歸檔。
(三)校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn),平時(shí)校長室、教導(dǎo)處、教科室、總務(wù)處、團(tuán)支部、少先隊(duì)大隊(duì)部應(yīng)將此類文件分類保存,每學(xué)期結(jié)束時(shí),集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案轉(zhuǎn)遞
教職工因工作調(diào)動(dòng),需要轉(zhuǎn)遞檔案,必須安上級(jí)有關(guān)部門通知的轉(zhuǎn)遞項(xiàng)目逐項(xiàng)登記,嚴(yán)密包封,并加蓋密封章,通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞,不得公開郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
(一)校外人員來校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務(wù)檔案;未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細(xì)核對(duì)并簽署意見;查閱者不得將檔案材料拿出資料室。
(二)校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。
六、檔案安全保密
(一)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔、干燥,自然通風(fēng),嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
(二)檔案管理人員不得將無關(guān)人員帶進(jìn)檔案資料室,不得外泄檔案中的機(jī)密,檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等,不得亂仍亂拋,應(yīng)將保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
學(xué)校檔案管理制度為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作,全面提高學(xué)校檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神,特制定本制度。
1.成立檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由一名校長分管、辦公室主任具體負(fù)責(zé),教務(wù)處、有關(guān)人員協(xié)助工作。
2.健全文書檔案,堅(jiān)持專人收拆,及時(shí)登記、簽批、承辦,保證文件資料齊全完整,及時(shí)辦理。
3.學(xué)校行政人秘檔案包括行政會(huì)議記錄,文書檔案、人事檔案、各種計(jì)劃與安排,各種會(huì)議學(xué)習(xí)記錄。群團(tuán)教代會(huì)材料等分別由職能部門收集,交行政和校黨政辦公室整理,交檔案資料員,由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。
4.學(xué)校德育活動(dòng)檔案包括班主任檔案,各項(xiàng)學(xué)生活動(dòng)的方案、實(shí)施及班主任、學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄檔案,由政教處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5.學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會(huì)議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、體育衛(wèi)生檔案、教師培訓(xùn)檔案等由教務(wù)處、教科室有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6.學(xué)?倓(wù)處檔案包括總務(wù)處會(huì)議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理,交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
7.學(xué)校的常規(guī)管理資料和財(cái)會(huì)檔案注重平時(shí)收集,一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室,由檔案資料員負(fù)責(zé)歸檔立卷。
8.積極做好檔案資料的“四平時(shí)”(收集、整理、鑒定、立卷)工作,按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
9.檔案資料室堅(jiān)持做到“五防”:防火、防潮、防蟲、防光、防盜,確保檔案安全。
10.積極提供利用,嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù),外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導(dǎo)同意,并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出,不得涂改、抽換和拆散,不得損壞。
11.按照保密制度的有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)格注意保密,不得泄密。
12.按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定,努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進(jìn)檔案資料室。有關(guān)檔案在存電腦的同時(shí)應(yīng)及時(shí)刻錄成光盤,注意保存,防止丟失。
學(xué)校檔案管理制度2
1、學(xué)校成立專門的檔案資料室,專人負(fù)責(zé)管理各類檔案。
2、凡家長學(xué)校所開展的'所有活動(dòng),都必須有資料積累,并及時(shí)把資料歸并成冊(cè),分類裝訂。
3、教師在家長學(xué);顒(dòng)中的教案、隨筆、個(gè)案分析等都分門別類裝訂成冊(cè),交送資料統(tǒng)一保管。
4、家長會(huì)簽到單、學(xué)員名冊(cè)、優(yōu)秀學(xué)員名冊(cè)等按學(xué)期分類裝訂,送資料定保管。
5、資料室工作人員應(yīng)盡心盡職,做到資料裝訂分門別類,存放整齊有序,不漏收、漏裝資料。
6、加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資料室的管理,不間斷地進(jìn)行檢查,及時(shí)提出完善意見。
學(xué)校檔案管理制度3
校舍檔案是維護(hù)學(xué)校權(quán)益,查勘維修房屋,合理使用校舍,反映學(xué)校建設(shè)歷史的重要資料。為了加強(qiáng)校舍檔案管理,更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù),根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定,特制定本制度:
一、檔案的收集
要充分認(rèn)識(shí)校舍檔案收集的意義,在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集,檔案的`收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔范圍、時(shí)間、要求。
2、應(yīng)有積極態(tài)度和主動(dòng)精神,不能坐門等客。
3、一式二份,正本放教育委員會(huì),副本存學(xué)校。
4、當(dāng)撤銷學(xué)校的校舍檔案,應(yīng)全部移交給市教育委員會(huì)。
二、校舍檔案管理
1、邊鑒定邊整理,按要求進(jìn)行分類、組卷,文件排列、案卷的裝訂,案卷的排列,案卷目錄的編制等工作。
2、嚴(yán)格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系,利用原有基礎(chǔ),便于保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎(chǔ)。
4、檔案的整理必須便于保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設(shè)立庫房,庫房的要求達(dá)到“十防”,按要求設(shè)置保管設(shè)備,材料要達(dá)到防光、防塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致,移出檔案要說明原因、移往何處、時(shí)間、數(shù)量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點(diǎn)核對(duì),并在交接收據(jù)上簽名蓋章,其收據(jù)一式三份,交接雙方各一份,會(huì)計(jì)一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續(xù),外單位查閱或借閱須持介紹信和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手續(xù)。
2、查閱或借閱,只允許在檔案室進(jìn)行。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉(zhuǎn)讓他人閱覽、缺頁等,嚴(yán)守保密規(guī)定,歸還時(shí)清點(diǎn)清楚。
4、查閱或借閱時(shí),嚴(yán)禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證,措施到位,查閱、借閱必須在檔案室內(nèi)查閱。閱后不能亂說,閱覽時(shí)不能隨便翻閱和抄錄。對(duì)無用的材料登記造冊(cè),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后,二人以上人員監(jiān)銷。
七、清銷
1、清銷之前,首先由管理員定期和不定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì),如發(fā)現(xiàn)確實(shí)因污染、損壞等原因造成無使用保留價(jià)值,經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。
2、清銷應(yīng)有二人以上人員監(jiān)銷,以防失泄機(jī)密。
3、要遵守保密規(guī)定,堅(jiān)持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。
學(xué)校檔案管理制度4
一、學(xué)校檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理、專人負(fù)責(zé)的管理辦法,任何處室和個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。
二、檔案室做到專室、專柜、專夾,配備必需的工作設(shè)施,任何處室和個(gè)人不得挪措檔案室設(shè)備。
三、按照《檔案法》和檔案工作程序,嚴(yán)格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。
四、學(xué)校干部職工查閱檔案要認(rèn)真履行借閱登記手續(xù),不得損壞,散開漏頁,劃圈涂抹,并按期歸還。
五、學(xué)校檔案不向外人借閱,特殊情況需經(jīng)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人簽字同意方可辦理,但必須在閱文室內(nèi)并在專職檔案人員的.監(jiān)督下抄錄有關(guān)內(nèi)容或出具有關(guān)證明。
六、定期做好檔案的統(tǒng)計(jì)、分析和編研工作,要圍繞工作的需要和針對(duì)本校各處室工作的特點(diǎn),編制出有使用價(jià)值的資料匯集及檢索工具,最大限度地發(fā)揮其綜合效益。
七、經(jīng)常性地做好庫房管理工作,嚴(yán)格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對(duì)檔案的侵蝕,學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要定期進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。
八、做好安全保衛(wèi)、防特、防盜工作。嚴(yán)格值班制度。因保管不善造成檔案丟失或毀壞的,要追究有關(guān)人員法律責(zé)任。
學(xué)校檔案管理制度5
一、高度認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性,嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),必要時(shí)報(bào)請(qǐng)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容 。
四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負(fù)責(zé)。
五、不歸檔的'重份文件及內(nèi)部材料,須交由學(xué)校集中銷毀。
六、在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下,做好檔案密級(jí)變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
學(xué)校檔案管理制度6
一、安全檔案建立
建立健全學(xué)校安全檔案,目的主要在于為學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo),上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署、調(diào)度學(xué)校工作和對(duì)學(xué)校工作作出決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此應(yīng)高度重視,并確定一名校領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)和指導(dǎo)資料的'收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
二、安全檔案立卷
檔案人員應(yīng)按安全工作的具體要求收集各種安全檔案資料,并將篩選后的資料分類入檔。檔案袋,檔案卷的規(guī)格要符合上級(jí)有關(guān)部門的統(tǒng)一要求。
三、安全檔案的保管
由專門負(fù)責(zé)安全工作的校領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)安排檔案保管工作,確保檔案詳實(shí)有效,便于安全工作的開展
四、安全檔案的整理
定期對(duì)安全檔案進(jìn)行整理,完善安全工作制度體制,分析安全工作的不足,及早提出整改備案。
學(xué)校檔案管理制度7
1、學(xué)校安全工作建立安全檔案,并設(shè)專人管理,由李媛媛老師負(fù)責(zé)。
2、上級(jí)主管部門關(guān)于學(xué)校安全工作下發(fā)的文件、通知、通報(bào)、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。
3、學(xué)校制定的安全管理計(jì)劃各種安全管理制度,突發(fā)安全事故應(yīng)急預(yù)案和組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)等材料都要裝訂歸檔。
4、學(xué)校自查安全隱患、整改措施、落實(shí)情況等材料必須及時(shí)歸檔。
5、對(duì)于突發(fā)安全事故,應(yīng)同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。
6、學(xué)校和各部門及每一個(gè)教職員工層層簽訂的責(zé)任書,學(xué)校和家長簽訂的安全責(zé)任書都要裝訂歸檔管理。
7、學(xué)校每周的.安全值班記錄要裝訂好后歸檔管理。
8、學(xué)校安全工作檔案實(shí)行借還登記制度,按檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行管理。
9、管理人員隨時(shí)搞好安全檔案的保管,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺火。
10、管理人員隨時(shí)注意收集整理安全管理材料并及時(shí)歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責(zé)任。
11、管理人員有權(quán)向安全事故處理小組提供有關(guān)方面的材料依據(jù)和被認(rèn)可的證明材料。
學(xué)校檔案管理制度8
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則,做好檔案室的管理工作,落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅(jiān)持值日值班制度,堅(jiān)持每天下班前檢查門窗是否關(guān)好,電源開關(guān)是否關(guān)閉。對(duì)所保管的案卷,半年進(jìn)行一次抽查,年終進(jìn)行一次全面檢查。嚴(yán)禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。
三、新接收的.檔案資料,必須經(jīng)過嚴(yán)格核查和消毒處理后才能進(jìn)庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄,做好溫濕度的調(diào)節(jié)工作(標(biāo)準(zhǔn)溫度為攝氏14—24℃,相對(duì)濕度為45%—60%)。
五、檔案室設(shè)施要經(jīng)常進(jìn)行檢查,壞了要及時(shí)報(bào)告或維修,保證各項(xiàng)設(shè)施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生,堅(jiān)持做到每周一小掃,每月一大掃。
學(xué)校檔案管理制度9
為規(guī)范學(xué)校的檔案管理和有效地使用檔案,特制定本檔案管理制度:
1、辦公室在學(xué)年之后裝訂好文件、通知檔案;年度考核之后的資料存檔;其它資料的存檔。
2、教導(dǎo)處每期工作計(jì)劃和總結(jié)存檔;“六認(rèn)真”檢查資料的歸檔;普九資料的歸檔;教研活動(dòng)資料的`歸檔;其它有關(guān)資料的歸檔;
3、德育處每期的紀(jì)律衛(wèi)生檢查資料歸檔;班級(jí)評(píng)比、評(píng)優(yōu)選好的資料歸檔;德育活動(dòng)歸檔;班主任工作筆記、計(jì)劃的歸檔;其它相關(guān)資料的歸檔。
4、后勤處相關(guān)資料按時(shí)分類存檔。
5、團(tuán)總支每期的活動(dòng)資料歸檔;組織學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的資料歸檔;組織建設(shè)歸檔;其它相關(guān)資料的歸檔。
6、每部門的檔案應(yīng)做到條理清晰、分類明確、裝訂規(guī)范。
7、各類通知、文件應(yīng)先送到辦公室,然后分發(fā)到各部門。
8、部門的各種資料聘及時(shí)歸類裝訂存檔。
學(xué)校檔案管理制度10
一、檔案保管制度
1、檔案實(shí)行專人管理,管理嚴(yán)格保管檔案箱、櫥鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。
3、科學(xué)管理檔案,檔案查閱完畢,隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放,資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),自門口開始從左至右,自上而下編號(hào),并插上查找案卷指引卡。
5、維護(hù)檔案安全,每個(gè)箱櫥必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。
二、檔案保密制度:
1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律,保守秘密,不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍,不得泄露檔案內(nèi)容。
2、嚴(yán)格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容,不得私自將機(jī)密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報(bào)、通信中涉及檔案機(jī)密。
三、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經(jīng)本單位分管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可準(zhǔn)予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位機(jī)密的有關(guān)檔案,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查、借檔案者必須認(rèn)真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)在卷內(nèi)涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內(nèi)查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限十天內(nèi)歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。
6、檔案歸還時(shí),檔案工作人員應(yīng)清點(diǎn)無誤后簽收,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)處理。
四、檔案鑒定制度:
1、按期對(duì)檔案保管滿15年的短期檔案進(jìn)行鑒定工作。
2、鑒定工作要在分管領(lǐng)導(dǎo)下的主持下,由分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員、檔案人員組成鑒定小組,逐卷進(jìn)行鑒定,鑒定后要寫出鑒定報(bào)告并注明鑒定日期。
3、對(duì)鑒定后繼續(xù)保存的檔案要調(diào)整保管期限,并在備考表中注明鑒定時(shí)間、意見,由小組負(fù)責(zé)人簽字。
4、對(duì)鑒定后需要銷毀的檔案,必須辦理批準(zhǔn)手續(xù),寫出書面報(bào)告,編制銷毀清冊(cè),報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、銷毀檔案時(shí)要有2個(gè)監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章,填上日期。
五、檔案移交制度:
1、檔案室應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向上級(jí)檔案館移交檔案。
2、應(yīng)移交的檔案包括文書檔案、教學(xué)檔案、會(huì)議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價(jià)值的全部檔案。
3、檔案移交時(shí)應(yīng)將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并在交接文據(jù)上簽字蓋章。
5、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),也必須辦理上述移交手續(xù),并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)繁體字認(rèn)證后方可離開崗位。
六、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價(jià)值的.文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價(jià)值的文件材料,按照“年度——機(jī)構(gòu)——問題”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,分類準(zhǔn)確,合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標(biāo)量確切簡明,保管期限劃分準(zhǔn)確,案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書檔案應(yīng)在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字手續(xù)。檔案室對(duì)接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)登記,編目上架。
7、檔案室對(duì)文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。
七、檔案統(tǒng)計(jì)制度:
1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作,準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳,做到數(shù)字準(zhǔn)確。
3、堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作,做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計(jì)資料。
4、每年對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面檢查,并做詳細(xì)記錄。
5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作完整性,統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化,統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。
八、檔案的開發(fā)利用
1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)。
2、查閱檔案時(shí)必須保持案卷整潔,嚴(yán)禁涂改。
3、對(duì)檔案的利用要及時(shí)登記。
九、檢查與考核
1、檔案工作應(yīng)列入學(xué)校和各部門工作計(jì)劃,并列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍及工作標(biāo)準(zhǔn)。
2、本標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校校長室每學(xué)年進(jìn)行一次全面檢查,并作為考核有關(guān)部門、有關(guān)人員的依據(jù)。
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