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檔案管理制度

時(shí)間:2023-10-07 17:33:10 制度 我要投稿

檔案管理制度范本15篇[薦]

  在不斷進(jìn)步的時(shí)代,我們可以接觸到制度的地方越來越多,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。擬定制度需要注意哪些問題呢?下面是小編收集整理的檔案管理制度范本,僅供參考,大家一起來看看吧。

檔案管理制度范本15篇[薦]

檔案管理制度范本1

  一、目的

  為了規(guī)范企業(yè)的檔案管理工作,保障企業(yè)信息安全、提高企業(yè)管理效率和效益,制定本制度。

  二、范圍

  本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有的檔案管理工作。

  三、制度制定程序

  制定、修訂本制度由本企業(yè)檔案管理部門提出,經(jīng)全體管理人員討論,并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過。

  四、制度內(nèi)容

  1.檔案定義

  檔案是指公司及其下屬部門或個(gè)人所制作、接收、保管、利用和保存的各類書籍、文件、圖紙、照片、錄音、錄像、數(shù)據(jù)等材料的集合。

  2.檔案分類管理

  公司檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)、用途和價(jià)值等因素進(jìn)行分類管理,明確保管責(zé)任及檔案的存放地址。

  3.檔案備份管理

  檔案管理部門應(yīng)對(duì)重要檔案及檔案變更進(jìn)行備份,并進(jìn)行定期檢查和更新。

  4.檔案保密管理

  涉密檔案應(yīng)向負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批,并實(shí)施嚴(yán)格的保密措施,遵守國家關(guān)于檔案保密的`相關(guān)法律法規(guī)。

  5.檔案借閱管理

  檔案管理部門對(duì)外借閱應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審批,明確借閱內(nèi)容及歸還期限,并維護(hù)借閱日志。

  6.檔案銷毀管理

  針對(duì)不合法不規(guī)范的檔案,應(yīng)予以銷毀處理;涉及個(gè)人隱私或公司保密性的檔案,應(yīng)經(jīng)過管理員審批后再進(jìn)行銷毀。

  7.檔案使用管理

  檔案管理部門應(yīng)保證檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性,正確指導(dǎo)員工的檔案使用,并及時(shí)進(jìn)行檔案核對(duì)、補(bǔ)全和整理工作。

  8.檔案轉(zhuǎn)移管理

  對(duì)于有需要轉(zhuǎn)移的檔案,應(yīng)由確定負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批,明確傳送部門、檔案名稱、存入日期和接受單位,并記錄檔案流轉(zhuǎn)情況。

  9.檔案保管管理

  檔案管理部門應(yīng)建立完整的檔案保管制度和檔案保管機(jī)房,對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和保養(yǎng),保證檔案安全。

  10.檔案歸檔管理

  檔案歸檔應(yīng)注明檔案管理人員、檔案分級(jí)方式、歸檔日期和存儲(chǔ)地址,并對(duì)其進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)注檔案名稱。

  五、責(zé)任主體

  檔案管理部門負(fù)責(zé)本制度的執(zhí)行,其他管理部門對(duì)其有配合義務(wù)。

  六、執(zhí)行程序

  依照本制度執(zhí)行檔案管理工作。

  七、責(zé)任追究

  對(duì)于違反本制度的行為應(yīng)依法追究責(zé)任,要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任或內(nèi)部紀(jì)律責(zé)任。

  八、附則

  本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。

  本制度的制定、修改及解釋權(quán)歸公司所有。本制度自發(fā)布之日起生效。

檔案管理制度范本2

  一、文書檔案歸檔制度

  1.各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

  2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

  3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

  4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。

  5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

  6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

  7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

  二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

  1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

  2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

  3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

  4.負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

  5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!

  三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

  1.各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

  2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

  3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的`檔案向檔案室移交。

  4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

  5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。

  四、部門立卷制度

  1.凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

  2.各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

  3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

  五、檔案保管制度

  1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

  2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

  3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。

  4.庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對(duì)濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

  5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

  6.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。

  7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫房門窗,確保安全。

  六、檔案保密規(guī)則

  1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

  2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

  3.查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

  4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門。

  5.對(duì)于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

  七、檔案借閱制度

  1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

  2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

  3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

  4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

  5.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對(duì),正確無誤時(shí),方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!

  6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

  八、其他

  解釋權(quán)歸公司行政人事部。

檔案管理制度范本3

  一、制度目的

  為規(guī)范企業(yè)檔案管理工作,保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和合法性,提高檔案利用率,保障企業(yè)的合法權(quán)益,制定本制度。本制度適用于企業(yè)各相關(guān)部門的檔案管理工作。

  二、范圍

  本制度適用于企業(yè)各業(yè)務(wù)部門和職能部門的檔案管理工作,包括企業(yè)文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、技術(shù)檔案、市場檔案等。

  三、制度制定程序

  本制度由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子研究后通過,具體執(zhí)行和監(jiān)督由企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)。

  四、制度內(nèi)容

 。ㄒ唬n案管理基本原則

  1.檔案應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、合法,保障檔案資料的安全。

  2.制定檔案管理規(guī)定應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)的規(guī)定以及企業(yè)的實(shí)際情況。

  3.檔案管理應(yīng)當(dāng)按照積極開放、有序保密的原則進(jìn)行。

  4.檔案管理應(yīng)當(dāng)做到分類管理、定期整理、定時(shí)清理。

  5.檔案管理應(yīng)當(dāng)實(shí)行責(zé)任制,明確檔案負(fù)責(zé)人及其職責(zé)。

 。ǘn案管理責(zé)任主體

  1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督檔案管理工作。

  2.企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門和職能部門的檔案管理工作,對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸納、保存、查詢和借閱。

  3.各業(yè)務(wù)部門和職能部門應(yīng)當(dāng)按照要求對(duì)本部門的檔案進(jìn)行管理,包括:編制檔案管理制度、定期整理、保護(hù)機(jī)密信息、維護(hù)檔案傳承等工作。

 。ㄈn案管理程序及操作規(guī)范

  1.檔案的管理程序:建檔-收集-整理-歸類-登記-存儲(chǔ)-檢索-使用-銷毀。

  2.檔案的'收集原則:完整收集、及時(shí)收集、合法收集、便于登記管理。

  3.檔案的整理原則:規(guī)范命名、分類歸納、內(nèi)容齊全、條理清晰。

  4.檔案的登記原則:實(shí)名登記、指定責(zé)任人、完整登記。

  5.檔案的存儲(chǔ)原則:分類存放、數(shù)字化存儲(chǔ)、安全存放、定期檢查。

  6.檔案的檢索原則:規(guī)范檢索、及時(shí)反饋、保障信息安全。

  7.檔案的使用原則:根據(jù)需要使用、安全保密、及時(shí)反饋。

  8.檔案的銷毀原則:符合法律法規(guī)、定期清理、保障機(jī)密信息安全。

 。ㄋ模n案管理的責(zé)任追究

  對(duì)于檔案管理中出現(xiàn)的失誤、疏漏等問題,應(yīng)當(dāng)及時(shí)、公正地追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任,并做好記錄,嚴(yán)禁隱瞞。

  五、法律依據(jù)

  本制度制定的法律依據(jù)為《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》、《中華人民共和國勞動(dòng)法》、《中華人民共和國勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》、《中華人民共和國行政管理法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)要求,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度,保障企業(yè)和職工的合法權(quán)益。

  六、附則

  本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,有關(guān)條款可以根據(jù)需要進(jìn)行修改和補(bǔ)充,修改和補(bǔ)充后的內(nèi)容同樣具有法律效力。

檔案管理制度范本4

  一、衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案資料應(yīng)按上級(jí)文件、計(jì)劃總結(jié)、會(huì)議記錄、投訴舉報(bào)、轉(zhuǎn)交案件、宣傳培訓(xùn)、年度報(bào)表、被監(jiān)督單位本底資料、行政相對(duì)人監(jiān)督檔案等項(xiàng)目進(jìn)行分類,并裝訂成冊(cè)。

  二、檔案分類及內(nèi)容:

  1、上級(jí)文件:上級(jí)衛(wèi)生行政部門和衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)下發(fā)的文件。

  2、計(jì)劃總結(jié):衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管室年度工作計(jì)劃、總結(jié)、情況匯報(bào)、檢查安排、其他專項(xiàng)工作小結(jié)及圖片資料等。

  3、會(huì)議記錄:衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管室召開或參加各類工作會(huì)議應(yīng)留有記錄。

  4、投訴舉報(bào):群眾投訴舉報(bào)的受理和查處結(jié)果記錄。

  5、轉(zhuǎn)交案件:衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管員向縣衛(wèi)生監(jiān)督所轉(zhuǎn)交案件的交接文字性材料以及處理結(jié)果。

  6、宣傳培訓(xùn):衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管開展衛(wèi)生法律法規(guī)宣傳活動(dòng)的`計(jì)劃、總結(jié)、宣傳資料、工作記錄及圖片影像資料;衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管參加縣衛(wèi)生監(jiān)督所組織的培訓(xùn)活動(dòng)課件、學(xué)習(xí)筆記;衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督信息員開展培訓(xùn)活動(dòng)的培訓(xùn)計(jì)劃、通知、課件、簽到冊(cè)、試卷及圖片資料。

  7、年度報(bào)表:每年報(bào)送衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管工作信息匯總表的存檔。

  8、被監(jiān)督單位本底資料:衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管轄區(qū)單位名冊(cè)。

  9、行政相對(duì)人監(jiān)督檔案:按照職業(yè)衛(wèi)生、公共場所衛(wèi)生、餐飲單位、供水單位和醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行劃分,并做到一戶一檔。每戶行政相對(duì)人監(jiān)督檔案中應(yīng)包含:被監(jiān)管單位的名稱、地址、負(fù)責(zé)人、衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)、從業(yè)人員健康證持有情況和衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管現(xiàn)場檢查記錄、衛(wèi)生監(jiān)督意見書及存在的主要問題等。

檔案管理制度范本5

  (一) 文件管理制度

  第一條 管理要點(diǎn)

  1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

  2、 文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

  3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無歧義。

  4、 根據(jù)文件屬性、類別,對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),根據(jù)編號(hào)定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。

  第二條 制度規(guī)范

  1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

  2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  3、 公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對(duì),校對(duì)無誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

  4、 凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

  5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理,定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。

  6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對(duì)有密級(jí)程度的`文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

  7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。

  8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

  9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀,需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。

  第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)

  1、 內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

  2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

  3、 借閱流程:提出申請(qǐng),辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

  (二) 文書管理制度

  第一條 管理要點(diǎn)

  1、 為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

  2、 文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報(bào))、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。

  3、 除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標(biāo)有頁眉頁腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

  4、 根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理,定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

  第二條 制度規(guī)范

  1、 根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排,起草編寫內(nèi)部公開文書,張貼公示學(xué)習(xí)。

  2、 按照文書管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

  3、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書,需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。

  4、 按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對(duì)照編號(hào)列出整理清單。

  5、 根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性,對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀;須上級(jí)審批同意,方可銷毀。

  6、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,若發(fā)現(xiàn)文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實(shí)向主管部門報(bào)告,若未查明原因,則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。

  7、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。

  第三條 流程設(shè)計(jì)

  起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

  (三) 檔案管理制度

  第一條 管理要點(diǎn)

  1、 為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè),及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。

  2、 檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

  3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號(hào),對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。

  第二條 制度規(guī)范

  1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復(fù)、定稿等。

  2、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。

  3、 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對(duì)照編目,列出清單。

  4、 各部門需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。

  5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。

  6、 檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。

  第三條 流程設(shè)計(jì)

  根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退

檔案管理制度范本6

  一、檔案分級(jí)管理

  (一)分級(jí)制度:

  檔案分為三級(jí),分別為機(jī)密、秘密和一般。

 。ǘ┟芗(jí)劃分:

  根據(jù)檔案確定該檔案的密級(jí),進(jìn)行分類管理。

 。ㄈ┟芗(jí)的標(biāo)識(shí):

  檔案密級(jí)、保密期限、機(jī)構(gòu)和檔號(hào)等應(yīng)明顯標(biāo)示于檔案外包裝上,方便管理。

  二、檔案的收集和整理

  (一)檔案收集:

  檔案收集應(yīng)按照規(guī)定的流程和程序進(jìn)行,目的是確保檔案的真實(shí)性、泄露程度和保密性,同時(shí)摧毀重要文件之前,應(yīng)交給有資格的專業(yè)人員確認(rèn),然后進(jìn)行銷毀。

 。ǘn案整理:

  檔案整理是經(jīng)過認(rèn)證的專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行必要的整理工作,包括準(zhǔn)確地標(biāo)識(shí)出檔案編號(hào),拍攝檔案圖片、對(duì)檔案進(jìn)行整理、完善檔案,及時(shí)預(yù)防檔案遺漏或錯(cuò)誤,確保檔案的真實(shí)性和完整性。

  三、檔案的保管與利用

  (一)檔案保管:

  檔案保管應(yīng)按照規(guī)定的方式和程序進(jìn)行,包括用鑰匙鎖住存放檔案的房間,設(shè)置密碼保證室內(nèi)檔案的保密性。如果需要檔案借用時(shí),必須經(jīng)過檔案管理員確定,同時(shí)對(duì)借閱檔案人員的.身份證進(jìn)行復(fù)印備案、對(duì)被借檔案出具出借單等。在檔案借閱過程中,應(yīng)當(dāng)確保檔案不被損壞或遺失。

 。ǘn案利用:

  檔案利用應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持保密原則,并嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和程序進(jìn)行,以確保檔案利用的合法性和保密性。檔案利用中的任何修改、刪除或添加要求,必須由檔案管理員授權(quán)并進(jìn)行相應(yīng)的記錄和保存。

  四、檔案的銷毀

 。ㄒ唬n案銷毀:

  檔案銷毀應(yīng)在嚴(yán)格保證檔案的真實(shí)性和安全性的情況下,按照相關(guān)程序進(jìn)行。

 。ǘ╀N毀方式:

  檔案銷毀方式包括機(jī)密級(jí)檔案交由安全有保密資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)銷毀輕型法規(guī)規(guī)定的檔案殺毒軟件徹底刪除。

 。ㄈ╀N毀記錄:

  對(duì)所有銷毀的檔案進(jìn)行記錄并妥善保存銷毀文件。 五、責(zé)任追究

  對(duì)于違反檔案管理制度的行為,根據(jù)情況可以采取口頭警示、書面警示、扣減獎(jiǎng)金、解除勞動(dòng)合同等相應(yīng)的處罰措施。對(duì)于檔案遺失、損壞、泄露等事件,相關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任,并對(duì)公司造成的經(jīng)濟(jì)損失進(jìn)行賠償。

  六、其他事項(xiàng)

  本制度未列出的相關(guān)事項(xiàng),按照《檔案法》、有關(guān)行政法規(guī)及公司其他制度進(jìn)行處理。對(duì)于本制度中可能存在較大漏洞的事項(xiàng),公司應(yīng)及時(shí)完善相關(guān)的制度。

檔案管理制度范本7

  會(huì)計(jì)檔案包括:會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證明,也是國家檔案的組成部分,更是單位重要檔案之一。為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,明確責(zé)任,使會(huì)計(jì)檔案管理有章可循,特制定如下管理制度。

  一、會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸卷制度

  公司所屬會(huì)計(jì)人員必須對(duì)本單位的各種會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表、計(jì)劃、預(yù)算合同等會(huì)計(jì)資料定期收集,審查核對(duì),整理立卷,編制目錄,裝訂成冊(cè),并指定專人保管,防止丟失、損壞。

  二、會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱制度

  調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,要嚴(yán)格辦理手續(xù),本單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,要經(jīng)過會(huì)計(jì)主管人員同意。外單位人員調(diào)閱要有正式介紹信,經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并詳細(xì)登記調(diào)閱檔案名稱、日期、調(diào)閱人姓名、工作單位、調(diào)閱理由和歸還日期。調(diào)閱人員一般不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出,需要復(fù)制應(yīng)征得單位同意。

  三、會(huì)計(jì)檔案的銷毀制度

  會(huì)計(jì)檔案的保管期一般為,對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,按照檔案法的規(guī)定由財(cái)會(huì)部門和檔案部門共同鑒定,報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。對(duì)需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案,要填寫“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”,銷毀時(shí)由單位領(lǐng)導(dǎo)指定檔案部門和財(cái)會(huì)部門共同派員監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”要長期保存。

  四、會(huì)計(jì)檔案的交接制度

  1、會(huì)計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)或因故離職,必須與接替人員辦理交接手續(xù),沒有辦理交接手續(xù)的,不得離職。離職前,必須將本人經(jīng)管的.會(huì)計(jì)工作在規(guī)定期限內(nèi)全部交接清楚,接替人員應(yīng)認(rèn)真接管移交工作,并繼續(xù)辦理移交未了事項(xiàng)。移交后,如發(fā)現(xiàn)原經(jīng)管的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)有違反財(cái)務(wù)制度和法律規(guī)定等問題,由原移交人負(fù)責(zé)。

  2、合并、撤銷單位的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)根據(jù)不同情況分別移交給并入單位,由上級(jí)主管部門或主管部門指定的其他單位接收代管,并由交接雙方在移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

檔案管理制度范本8

  第一章 總則

  第一條 為了規(guī)范公司檔案管理,保護(hù)企業(yè)利益,制定本制度。

  第二條 本制度適用于公司內(nèi)所有部門、員工及外部合作伙伴。

  第三條 公司檔案管理制度嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國勞動(dòng)法》、《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》等國家有關(guān)法律、法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定。

  第四條 公司檔案管理系統(tǒng)涉及機(jī)密信息,所有管理人員應(yīng)保密操作,并對(duì)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)和監(jiān)督。

  第五條 公司檔案管理流程包括檔案收集、整理、保存、歸檔、銷毀及匯報(bào)等過程,所有員工應(yīng)按規(guī)定操作,不得私自處理檔案。

  第六條 檔案管理小組應(yīng)逐年評(píng)估公司檔案管理工作效果,對(duì)制度進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。

  第二章 檔案收集

  第七條 公司所有部門負(fù)責(zé)收集本部門的相關(guān)檔案,保證檔案的真實(shí)性、完整性與準(zhǔn)確性。

  第八條 公司所有部門應(yīng)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步分類和整理,保證信息的清晰明了。

  第九條 公司所有部門應(yīng)對(duì)文件、合同等文件進(jìn)行編號(hào),以便歸檔和查找。所有文件應(yīng)標(biāo)注日期、文件編號(hào)、起草人及審核人等信息。

  第三章 檔案保存

  第十條 公司所有部門應(yīng)按照檔案保存期限進(jìn)行歸檔,各類檔案保存期限如下:

  1. 經(jīng)濟(jì)合同:10年

  2. 財(cái)務(wù)憑證:15年

  3. 公司章程、規(guī)章制度等:永久保存

  4. 職工檔案:在職員工保存至離職之后,離職員工保存至退休或死亡等原因終止勞動(dòng)關(guān)系之后。

  第十一條 歸檔前應(yīng)將檔案進(jìn)行層層審核,保證檔案的真實(shí)性、完整性與準(zhǔn)確性。所有檔案應(yīng)標(biāo)注歸檔時(shí)間、檔案號(hào)、保存期限等信息。

  第十二條 公司檔案保存應(yīng)采用專門的.歸檔柜,柜內(nèi)根據(jù)檔案編號(hào)進(jìn)行分類。

  第四章 檔案銷毀

  第十三條 檔案銷毀應(yīng)經(jīng)過評(píng)估、審核、報(bào)批、執(zhí)行等程序,并由檔案管理員進(jìn)行銷毀。

  第十四條 歸檔時(shí)間已滿的檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀。檔案銷毀時(shí),應(yīng)由公司檔案管理小組進(jìn)行記錄,保留銷毀記錄30天。

  第十五條 涉及機(jī)密信息的檔案應(yīng)采用特殊的方式進(jìn)行銷毀,確保安全。

  第五章 檔案管理流程

  第十六條 檔案管理小組由企業(yè)管理人員組成,負(fù)責(zé)公司檔案管理評(píng)估、監(jiān)督、調(diào)整、改進(jìn)等工作。

  第十七條 公司所有部門負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的收集和整理,并交由檔案管理員進(jìn)行歸檔和保存。

  第十八條 檔案管理員應(yīng)按照規(guī)定的操作程序進(jìn)行檔案維護(hù)和更新,并定期報(bào)告檔案管理小組。

  第六章 違規(guī)責(zé)任與處理

  第十九條 對(duì)于違反本制度的行為和操作,公司將依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司制度予以嚴(yán)肅處理,情節(jié)嚴(yán)重的,將追究其法律責(zé)任。

  第二十條 違規(guī)責(zé)任處理包括口頭警告、書面警告及解除勞動(dòng)合同等措施。

  第七章 附則

  第二十一條 此制度解釋權(quán)歸公司所有。

  第二十二條 本制度自頒布之日起生效,對(duì)此前已發(fā)生的檔案管理事項(xiàng),適用本制度規(guī)定處理。

  第二十三條 本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)審批和維護(hù),任何人員不得擅自修改和丟失。

  編制人:xx公司人力資源部

  審批人:xx公司管理層

  生效日期:xxxx年xx月xx日

檔案管理制度范本9

  第一章 總則

  第一條 目的和范圍

  為規(guī)范公司檔案管理行為,確保公司檔案的安全、完整和保密性,制定本管理制度。

  本管理制度適用于公司所有部門、員工檔案的管理。 第二條 制度制定程序

  本管理制度制定和修改由公司管理層負(fù)責(zé),并征求公司員工的意見和建議。經(jīng)公司管理層審批通過后,由公司人事部負(fù)責(zé)公布和實(shí)施。

  第二章 檔案管理的基本原則

  第三條 文件分類制度

  根據(jù)檔案的性質(zhì)、用途、保存期限和密級(jí),將檔案進(jìn)行分類管理。檔案應(yīng)嚴(yán)格按照文件分類制度存放和管理。

  第四條 檔案保存期限制度

  依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定,對(duì)各類檔案的保存期限進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定,并定期進(jìn)行鑒定和審查。

  第五條 檔案的保密制度

  對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案,嚴(yán)格采取保密措施,在必要情況下須得到相關(guān)部門的授權(quán)和許可方可查閱。

  第六條 檔案查詢和使用制度

  公司員工可以在相關(guān)部門申請(qǐng)查詢和使用自己的檔案。對(duì)于他人檔案的'查詢和使用,應(yīng)根據(jù)檔案管理制度和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行,必要時(shí)取得授權(quán)和許可。

  第七條 檔案鑒定制度

  對(duì)于檔案的完整性、真實(shí)性和合法性進(jìn)行鑒定,確保檔案信息的準(zhǔn)確和可靠。

  第八條 檔案借閱和歸還制度

  公司員工可以在相關(guān)部門申請(qǐng)借閱檔案,必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。逾期未歸還的檔案,將進(jìn)行追究責(zé)任。

  第三章 檔案管理的具體內(nèi)容

  第九條 員工檔案的建立和管理

  公司應(yīng)建立和管理員工檔案,包括個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、薪資福利等信息,保證員工檔案的信息真實(shí)、完整和保密性。

  第十條 合同檔案的管理

  公司應(yīng)管理勞動(dòng)合同檔案,包括勞動(dòng)合同的簽約、變更、終止等相關(guān)法律文件和文件備案,并按照規(guī)定的期限進(jìn)行鑒定和存儲(chǔ)。

  第十一條 業(yè)務(wù)檔案的管理

  公司應(yīng)建立和管理業(yè)務(wù)檔案,包括公司重要業(yè)務(wù)交流文件、會(huì)議議題和會(huì)議紀(jì)要、公文收發(fā),以及其他業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要文件和記錄,保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息真實(shí)、完整和保密性。

  第四章 責(zé)任追究

  第十二條 違反管理制度的責(zé)任追究

  對(duì)檔案管理制度的違反行為,應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行整改,采取相應(yīng)的糾正措施。對(duì)于違反檔案管理制度,造成經(jīng)濟(jì)損失或損害公司的形象的,應(yīng)當(dāng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行追究責(zé)任。

  第十三條 對(duì)不實(shí)信息的處理

  對(duì)于檔案中存在不實(shí)信息的,責(zé)任人應(yīng)當(dāng)立即糾正,并對(duì)不實(shí)情況和原因進(jìn)行說明,如果造成客觀損失的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

  第五章 附則

  第十四條 相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策

  本管理制度應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定的要求,對(duì)于新發(fā)布的相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定,應(yīng)當(dāng)及時(shí)修改和完善本管理制度。

  第十五條 未盡事宜

  本管理制度未涉及的事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)參照相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定辦理。對(duì)本管理制度所產(chǎn)生的問題,應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行審議,及時(shí)進(jìn)行完善和補(bǔ)充,保證其有效性和適用性。

檔案管理制度范本10

  第一章 總則

  為了規(guī)范公司檔案管理工作,加強(qiáng)文件、資料的歸檔、保管、查詢和利用管理,特制定本制度。

  第二章 范圍

  本制度適用于公司內(nèi)所有文件、資料、檔案的管理。

  第三章 目的

  本制度的目的是為了保證公司檔案的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)、方便地提供給有關(guān)方面使用,維護(hù)公司的法定權(quán)益和利益。

  第四章 內(nèi)容

  4.1 文件、資料的歸檔

  公司接收、發(fā)出、自編、抄寫的各種文件、資料,應(yīng)按照一定的排序方法,按時(shí)、按件、按類別分別檢索、標(biāo)注檔案號(hào)、整理編目,經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽署后存入檔案庫,并及時(shí)登記入檔案簿和目錄。

  4.2 文件、資料的'保管

  檔案庫保管檔案應(yīng)有專人負(fù)責(zé),起止日期明確、分類齊全、檔案號(hào)可辨別。同時(shí),將電子檔案同步保存并做好安全備份工作。

  4.3 文件、資料的查詢和利用

  為了更好地利用檔案,發(fā)揮檔案的價(jià)值,減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān),檔案庫應(yīng)配有完整的檔案目錄,并對(duì)外開放目錄查詢、借閱和利用檔案的服務(wù)。

  4.4 落實(shí)責(zé)任

  各部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)文件、資料的歸檔、保管、查詢和利用,建立檔案管理職責(zé)制度和日常工作考核制度,確保工作任務(wù)完成情況的公開、透明、有記錄、有證據(jù)。

  第五章 責(zé)任主體

  5.1 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)檔案管理的最高領(lǐng)導(dǎo)工作。

  5.2 檔案管理員:負(fù)責(zé)公司檔案庫的日常管理工作。

  5.3 各部門主管人員:負(fù)責(zé)本部門文件、資料的歸檔、保管、查詢和利用工作。

  第六章 執(zhí)行程序

  6.1 檔案管理工作應(yīng)按照《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)合同法》和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,嚴(yán)格按照檔案管理制度工作要求進(jìn)行。

  6.2 每年需進(jìn)行一次檔案清理和鑒定工作,將已經(jīng)失效或不合規(guī)的檔案嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定予以銷毀或轉(zhuǎn)到檔案管理中心進(jìn)行長期保管。

  第七章 責(zé)任追究

  7.1 檔案管理員未認(rèn)真履行職責(zé),導(dǎo)致檔案遺失、毀損或泄漏等不良后果的,按照責(zé)任人管理制度進(jìn)行處理。

  7.2 檔案保管者不認(rèn)真履行職責(zé),導(dǎo)致檔案受損、丟失及泄密等后果的,按法律法規(guī)、公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理及賠償。

  7.3 責(zé)任者涉嫌工作失職、瀆職或違紀(jì)違規(guī)的,將被依法追究相關(guān)法律責(zé)任。

  第八章 附則

  8.1 本制度解釋權(quán)歸本公司所有。

  8.2 本制度自頒布之日起執(zhí)行,如有補(bǔ)充、修改或廢除,經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。

檔案管理制度范本11

  一、制度目的

  為了規(guī)范企業(yè)檔案管理工作,加強(qiáng)檔案保管管理和利用,確保檔案安全、真實(shí)、完整、準(zhǔn)確,維護(hù)企業(yè)正常運(yùn)營和員工合法權(quán)益。

  二、適用范圍

  本制度適用于本企業(yè)所有檔案類別的管理,包括但不限于員工檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。同時(shí),適用于企業(yè)所有員工參與檔案管理的行為。

  三、制度制定程序

  本制度的'制定,需要參照中國的法律法規(guī)以及公司內(nèi)部政策規(guī)定,經(jīng)過管理層討論、修訂、審核和發(fā)布等程序。

  四、制度內(nèi)容

 。ㄒ唬n案管理范圍及目的

  本公司所有檔案,都必須按照法律法規(guī)和公司政策規(guī)定進(jìn)行管理,以保障檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和安全。檔案管理目的:為決策提供依據(jù)、保護(hù)權(quán)益、反映歷史真相、服務(wù)職工、傳承企業(yè)文化。

 。ǘn案管理原則

  1、保障檔案安全,嚴(yán)格遵守機(jī)密規(guī)定;

  2、檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確性;

  3、按照規(guī)定期限保留檔案;

  4、檔案管理應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)、高效、科學(xué)、系統(tǒng)。

 。ㄈn案管理規(guī)定

  1、員工檔案管理:所有員工入職前、入職后,要統(tǒng)一錄入電子檔案系統(tǒng),同時(shí)備有紙質(zhì)檔案,包括但不限于身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、勞動(dòng)合同、離職證明等。

  2、財(cái)務(wù)檔案管理:按照國家和公司財(cái)務(wù)管理要求,公司應(yīng)當(dāng)做好所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備案、檔案保管和查詢工作。所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目備案,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不被篡改或遺漏。

  3、業(yè)務(wù)檔案管理:公司各部門要做好業(yè)務(wù)檔案的管理和保管工作,確保業(yè)務(wù)檔案完整、準(zhǔn)確、及時(shí)的保存并便于查閱。

  4、檔案查詢和使用:公司內(nèi)部員工可以查閱檔案,但必須符合公司和法律法規(guī)的規(guī)定,個(gè)人不得隨意查看他人檔案。公司領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)過授權(quán)后,可以使用檔案進(jìn)行決策、糾紛解決和業(yè)務(wù)開展等。

  (四)責(zé)任主體和執(zhí)行程序

  1、檔案管理負(fù)責(zé)人:指派一名專責(zé)檔案管理的負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)制定、執(zhí)行檔案管理制度,負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織和監(jiān)督。

  2、每個(gè)部門均設(shè)有檔案管理人員,保管和管理本部門的檔案,同時(shí)每一份檔案都應(yīng)有負(fù)責(zé)人明確管理。

  3、公司每年對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查和評(píng)估,全面掌握檔案管理情況,及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和修繕。

 。ㄎ澹┴(zé)任追究

  1、檔案管理人員未按照制度規(guī)定進(jìn)行檔案管理的,由領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行批評(píng)和鼓勵(lì)教育,并要求其改正。

  2、檔案管理人員有故意、玩忽職守等行為,造成嚴(yán)重后果的,將按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行追究法律責(zé)任。

  五、制度執(zhí)行與監(jiān)督

  1、所有員工都必須嚴(yán)格按照制度進(jìn)行操作和管理檔案。

  2、強(qiáng)化后續(xù)督促和檢查,確保檔案管理制度有效、可行。

  3、定期召開員工會(huì)議,將檔案管理制度的內(nèi)容、執(zhí)行情況進(jìn)行通報(bào),提高員工的檔案管理意識(shí)。

  4、定期收集大家的意見和建議,對(duì)制度進(jìn)行完善和修訂。

檔案管理制度范本12

  一、編寫規(guī)章制度的目的:

  本制度的制定旨在規(guī)范公司檔案管理制度,保護(hù)公司檔案資料的完整性、秘密性和安全性,規(guī)范公司檔案管理工作的各項(xiàng)制度,確保檔案的管理工作符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定,提高公司工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

  二、范圍

  本制度適用于公司全體員工、包括管理人員、技術(shù)人員、文員、實(shí)習(xí)生等。

  三、制度制定程序

  1、相關(guān)人員調(diào)查研究和起草制度草案;

  2.制度草案內(nèi)部審閱、修改、完善;

  3制度草案討論及制度頒布。

  四、制度名稱:

  《公司檔案管理制度》

  五、制度范圍:

  本制度適用于公司及其分支機(jī)構(gòu)、辦事處,適用于公司所有檔案,包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。

  六、制度目的:

  為保護(hù)公司的檔案資料安全和機(jī)密性,規(guī)范管理公司的檔案工作,確保公司的檔案工作符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定。

  七、制度內(nèi)容:

  1.檔案的管理:

  (1)公司檔案的分類、整理、歸檔和借閱等管理工作;

 。2)對(duì)公司檔案的密級(jí)及保密等級(jí)確定;

 。3)資料的歸檔、銷毀、轉(zhuǎn)移等管理工作。 2.檔案的保護(hù):

  (1)建立檔案保護(hù)制度,對(duì)檔案資料進(jìn)行備份和防護(hù),防止丟失和泄露;

 。2)對(duì)于檔案資料的電子存儲(chǔ),要求采取措施保護(hù)其機(jī)密性和安全性。

  3.檔案使用:

  (1)制定檔案調(diào)閱申請(qǐng)制度,通過填寫申請(qǐng)書、經(jīng)過審核后方可進(jìn)行檔案調(diào)閱;

 。2)為了保證檔案的機(jī)密性和安全性,未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨意進(jìn)行調(diào)閱;

 。3)對(duì)于調(diào)閱的'檔案資料,要簽署保密協(xié)議并登記備案。

  4.檔案的檔案編纂:

  (1)檔案編纂要客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄公司的發(fā)展歷程和經(jīng)營情況;

 。2)對(duì)于檔案資料的編纂,要審慎地進(jìn)行審核和修訂,確保其真實(shí)性和完整性。

  5.檔案的借閱:

 。1)檔案借閱要求提前三個(gè)工作日通過申請(qǐng)機(jī)構(gòu)申請(qǐng),并經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行借閱,并及時(shí)歸還。對(duì)于特殊情況的請(qǐng)求,員工需提前向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行調(diào)閱。

  (2)檔案借閱時(shí),需要填寫借閱單,并登記借閱日期、借閱人、借閱目的等信息。

 。3)借閱期限以一個(gè)月為限,逾期不歸還的,將責(zé)令其歸還,并根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以相應(yīng)處罰。

  八、責(zé)任主體:

  1.公司領(lǐng)導(dǎo)是指定制度執(zhí)行的主要責(zé)任人;

  2.部門負(fù)責(zé)人是公司檔案管理責(zé)任實(shí)施的具體責(zé)任人; 3.部門員工是公司檔案管理執(zhí)行者。 九、執(zhí)行程序:

  1.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作負(fù)總責(zé),并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理;

  2.各部門應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的檔案管理人員,并建立檔案管理制度和檔案管理流程;

  3.公司內(nèi)部要定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查,對(duì)違反檔案管理制度的行為給予相應(yīng)的處罰。

  十、責(zé)任追究:

  對(duì)于違反本制度規(guī)定的人員,將按公司內(nèi)部規(guī)定和國家法律法規(guī)進(jìn)行相應(yīng)的處理。

  以上就是公司檔案管理制度的制定規(guī)范,公司將嚴(yán)格按照制度執(zhí)行,確保檔案工作的安全性和順利完善的開展。

檔案管理制度范本13

  一、制度目的

  為了規(guī)范企業(yè)檔案管理工作,加強(qiáng)對(duì)企業(yè)信息的保護(hù)、損毀和使用,保證企業(yè)檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性,增強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理。

  二、適用范圍

  本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門的檔案管理工作,其中包括紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理。

  三、制度制定程序

  1、下發(fā)任務(wù):公司領(lǐng)導(dǎo)層下發(fā)制定檔案管理制度的任務(wù)。

  2.成立編寫小組:公司指定專門負(fù)責(zé)制定此制度的編寫小組。

  3.征求意見:編寫小組應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況,征求相關(guān)部門和人員的意見和建議。

  4.審核:經(jīng)企業(yè)主管部門審核后,報(bào)批文號(hào)并施行。 四、相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定

  1.國務(wù)院辦公廳《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范國家檔案管理工作的指導(dǎo)意見》

  2.國家檔案局《檔案管理規(guī)定》

  3.國務(wù)院辦公廳《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)信息公開工作的通知》

  4.《勞動(dòng)合同法》

  5.《勞動(dòng)法》

  6.《勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》

  7.《行政管理法》

  五、制度內(nèi)容

  1.名稱:檔案管理制度

  2.范圍:適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門的檔案管理工作。

  3.目的:

  (1)規(guī)范企業(yè)檔案管理工作;

 。2)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)信息的保護(hù)、損毀和使用;

 。3)保證企業(yè)檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性;

  (4)增強(qiáng)企業(yè)的`內(nèi)部管理。

  4.主要內(nèi)容

  (1)企業(yè)檔案的分類管理:設(shè)置檔案分類目錄,對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分類管理。

 。2)企業(yè)檔案的管理程序:對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、保護(hù)、利用和銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理。

 。3)電子檔案管理:規(guī)范企業(yè)內(nèi)部電子檔案的管理工作。

 。4)檔案借閱:管理企業(yè)內(nèi)部檔案借閱的程序和流程。

  (5)檔案安全管理:規(guī)范企業(yè)內(nèi)部檔案安全管理,對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行保密措施。

 。6)檔案銷毀:對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案銷毀進(jìn)行規(guī)范管理。

  5.責(zé)任主體

 。1)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo):要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和監(jiān)督,確保企業(yè)檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性。

 。2)檔案保管員:負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的存儲(chǔ)、保護(hù)、利用和銷毀等工作。

 。3)員工:應(yīng)當(dāng)遵守本制度的各項(xiàng)規(guī)定,積極參與企業(yè)檔案管理工作。

  6.執(zhí)行程序

 。1)企業(yè)內(nèi)部檔案的存儲(chǔ)、保護(hù)、利用和銷毀等工作應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)管理制度進(jìn)行操作。

 。2)企業(yè)檔案借閱應(yīng)當(dāng)經(jīng)過授權(quán),并按照相關(guān)流程進(jìn)行。

  (3)企業(yè)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序進(jìn)行,并由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人簽字確認(rèn)。

  7.責(zé)任追究

 。1)對(duì)違反檔案管理制度的員工,應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。

 。2)檔案保管員因管理不當(dāng)造成檔案損失的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

 。3)對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)因管理不當(dāng)造成檔案損失的,應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。

  此制度為本企業(yè)檔案管理制度,如需修改或添加,請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)行。

檔案管理制度范本14

  為加強(qiáng)校研究生會(huì)辦公室檔案的科學(xué)管理,保證檔案資料的系統(tǒng)性與完整性,現(xiàn)結(jié)合實(shí)際情況,特制定本制度。

  一、立卷、歸檔

  第一條 各部門平時(shí)要做好文件的收集、整理,文件的整理、上繳工作是各部門的一項(xiàng)重要任務(wù),必須認(rèn)真做好。

  第二條 各類文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對(duì)各部門文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

  第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括收、發(fā)文電,內(nèi)部文件,各種會(huì)議文件,文件匯編,簿、冊(cè)、圖表,出版編輯物原稿、磁盤等),均屬立卷歸檔范圍。

  第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件的保存價(jià)值,便于保管和利用。

  第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類,分年度、分級(jí)別、分問題、分保管期限的方法立卷。

  1、分年度。將文件按其形成或針對(duì)的年度分開。

  2、分級(jí)別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

  3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

  4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值,將文件按不同的保管期限分開。

  5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

  (1)永久保存。凡是反映部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章程、申請(qǐng)批文等)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件,劃為永久保存。

  (2)長期保存。凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)部門需要查考的`文件,劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

  (3)短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門需要查考的各種文件,劃為短期保存。短期保存為15年以下。

  第六條 文件的組合。組合的基本作法如下:

  1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,應(yīng)組合在一起。

  2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

  3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類表格文件,應(yīng)組合在一起。

  4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件,一般可按部門或社團(tuán)名稱組合。

  5、特殊性文件材料,可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

  第七條 檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

  第八條 文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無保存價(jià)值和重份文件,需要辦理銷毀手續(xù)。

  第九條 歸檔時(shí)間。部門應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi),將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷,向辦公室移交歸檔。

  第十條 歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷,應(yīng)符合下列要求:

  1、歸檔文件齊全、完整。

  2、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁號(hào)、案卷封面,填寫時(shí)用中性筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。

  3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確,文字簡練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

  第十一條 案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份電子文檔保存在辦公室,電網(wǎng)檔案盒。

  二、檔案的管理和利用

  第十二條 辦公室按照校研究生會(huì)對(duì)檔案管理的要求,對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理,分類保管,編制各類檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

  第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案,應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后,按程序進(jìn)行檔案銷毀。

  第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況,對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制,保護(hù)檔案的安全與完整。

  第十五條 檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表,檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

  第十六條 借用檔案人員必須愛護(hù)檔案,要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí),辦公室人員要仔細(xì)檢查,檔案盒,發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者,應(yīng)及時(shí)向分管主席報(bào)告,按有關(guān)規(guī)定處理。

  第十七條 辦公室工作人員,接待檔案利用人員要熱情,認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

  第十八條 平時(shí)匯集,按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理,應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件,應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件,干部檔案盒,以便存檔和查閱。

  第十九條 確保文件、材料的安全,做好保密工作。

檔案管理制度范本15

  第四章管理要求

  第一節(jié)一般規(guī)定

  第二十三條機(jī)關(guān)檔案包括:

  (一)文書、科技(科研、基建、設(shè)備)、人事、會(huì)計(jì)檔案; (二)機(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案;

  (三)照片、錄音、錄像等音像檔案;

  (四)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案; (五)印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)、證書、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案; (六)其他檔案。前款(一)(二)(三)項(xiàng)包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

  第二十四條機(jī)關(guān)全部檔案構(gòu)成一個(gè)全宗。機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的,維持原全宗不變。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立并定期完善全宗卷。全宗卷應(yīng)當(dāng)包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容,編制要求按照《全宗卷規(guī)范》(DA/T12)執(zhí)行。

  第二十五條機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)做到收集齊全完整,整理規(guī)范有序,保管安全可靠,鑒定準(zhǔn)確及時(shí),利用簡捷方便,開發(fā)實(shí)用有效。涉及國家秘密檔案的管理應(yīng)當(dāng)符合保密管理的相關(guān)規(guī)定。

  第二節(jié)形成與收集

  第二十六條機(jī)關(guān)履行職責(zé)過程中應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料。機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔文件材料。文件材料形成時(shí),應(yīng)當(dāng)采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件材料組件齊全、內(nèi)容完整。

  第二十七條機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集形成的歸檔文件材料,交本部門指定人員保管。下列文件材料應(yīng)當(dāng)納入收集范圍。機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)處理專項(xiàng)工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)等形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)向社會(huì)和個(gè)人征集的、與機(jī)關(guān)有關(guān)文件材料等。

  第二十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后施行。機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或工作職能發(fā)生變化時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂,經(jīng)重新審查同意后施行。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)全面、系統(tǒng)反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。人事、會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定。機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報(bào)機(jī)關(guān)審查同意后施行。

  第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。會(huì)計(jì)、科研、基建檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)分別符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T2)、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DA/T28)及《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。照片檔案的收集范圍應(yīng)當(dāng)符合《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821)和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50)規(guī)定。其他門類檔案收集范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  第三十條電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T63)等規(guī)定。

  第三節(jié)整理與歸檔

  第三十一條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng),便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定,應(yīng)當(dāng)保持一致,不得隨意變動(dòng)。機(jī)關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類,有專門規(guī)定的,從其規(guī)定。

  第三十二條機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用,逐步推進(jìn)卷件融合管理。文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件(張)等為單位進(jìn)行整理?萍紮n案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行。

  第三十三條機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)當(dāng)指代單一,體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求,不同載體或形式的檔號(hào)編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。機(jī)關(guān)檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會(huì)計(jì)(KU)、專業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(SJ)、公務(wù)電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實(shí)物檔案(SW)設(shè)置一級(jí)門類代碼,按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設(shè)備(KJ·SB)設(shè)置科技檔案二級(jí)門類代碼。專業(yè)檔案按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置二級(jí)門類代碼。

  第三十四條機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)編制檢索工具,滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索需要。機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)進(jìn)行著錄。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)詳細(xì)著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應(yīng)當(dāng)與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對(duì)應(yīng)。

  第三十五條機(jī)關(guān)檔案經(jīng)文書或業(yè)務(wù)部門整理完畢后,應(yīng)當(dāng)在第二年6月底前向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔;采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的,應(yīng)當(dāng)隨辦隨歸。歸檔時(shí)間有特殊規(guī)定的,從其規(guī)定。歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行交接手續(xù)。機(jī)關(guān)檔案實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸的,還應(yīng)當(dāng)按規(guī)定履行登記手續(xù),記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。任何部門和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

  第三十六條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件。電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的,若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章,且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的,紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章。滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件,以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔。

  第四節(jié)保管與保護(hù)

  第三十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案載體的不同要求對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。檔案存儲(chǔ)和保管應(yīng)當(dāng)確保實(shí)體安全和信息安全。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練,以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和自然災(zāi)害。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入機(jī)關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案。

  第三十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。庫房溫濕度應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房不得存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品。

  第三十九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測(cè)和記錄庫房溫濕度,根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié);定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備,確保正常運(yùn)轉(zhuǎn);定期清掃除塵,保持庫房清潔;定期采取措施,防治鼠蟲霉等。

  第四十條機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)定期組織人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查,定期對(duì)電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理,并建立檢查和處理情況臺(tái)賬。

  第四十一條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)受損、易損檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整,盡量維持檔案的原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當(dāng)做好登記和檢查工作,必要時(shí)進(jìn)行復(fù)制備份,做出修復(fù)說明。

  第四十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為檔案工作人員配備勞動(dòng)保護(hù)用品,避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。

  第五節(jié)鑒定與銷毀

  第四十三條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應(yīng)當(dāng)在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下進(jìn)行,由辦公廳(室)負(fù)責(zé)人主持,檔案部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開展,必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)<覅⑴c。鑒定結(jié)束后,應(yīng)當(dāng)形成鑒定工作報(bào)告。對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注;對(duì)確無保存價(jià)值的檔案,應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷毀。

  第四十四條經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀。

  (一)機(jī)關(guān)檔案部門編制檔案銷毀清冊(cè),列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、應(yīng)保管期限、已保管時(shí)間和銷毀時(shí)間等內(nèi)容,按檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制報(bào)請(qǐng)審核批準(zhǔn);(二)機(jī)關(guān)分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見;(三)機(jī)關(guān)檔案部門組織檔案銷毀工作,并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。

  第四十五條檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場所進(jìn)行。電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的,除在指定場所銷毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外,還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時(shí)應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù),并在管理過程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動(dòng)記錄銷毀活動(dòng)。涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

  第六節(jié)利用與開發(fā)

  第四十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案利用工作,建立健全檔案利用制度,根據(jù)檔案的密級(jí)、內(nèi)容和利用方式,規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)。機(jī)關(guān)保管的.檔案對(duì)外提供利用的,需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。利用檔案應(yīng)當(dāng)履行查閱手續(xù),進(jìn)行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)利用活動(dòng)及時(shí)跟蹤和監(jiān)督。

  第四十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關(guān)規(guī)定,及時(shí)向同級(jí)國家綜合檔案館提供主動(dòng)公開的政府信息文件資料。

  第四十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作,采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集,以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式,發(fā)揮檔案價(jià)值。全宗介紹、組織沿革等應(yīng)當(dāng)納入全宗卷管理。

  第四十九條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法,擴(kuò)展檔案開發(fā)的力度和深度。

  第七節(jié)統(tǒng)計(jì)與移交

  第五十條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立完善統(tǒng)計(jì)工作,對(duì)所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)等情況定期統(tǒng)計(jì)并建立完備的臺(tái)賬。統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,支持以可視化方式顯示,便于統(tǒng)計(jì)分析。

  第五十一條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào),匯總分析當(dāng)年檔案工作情況形成年度報(bào)告,報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門、上級(jí)檔案部門。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作變化情況的分析,為決策提供參考。

  第五十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定定期向同級(jí)國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與檔案原件一并移交。機(jī)關(guān)向國家綜合檔案館移交前,應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級(jí)變更或解除工作,并提出劃控與開放意見。

  第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國家綜合檔案館移交,也可按本規(guī)定第五十二條與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應(yīng)當(dāng)通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡(luò),不得通過未設(shè)置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。電子檔案移交后,機(jī)關(guān)繼續(xù)留存的,應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。

  第五十四條機(jī)關(guān)撤銷或合并的,檔案移交按照下列辦法進(jìn)行。

  (一)撤銷機(jī)關(guān)的檔案,應(yīng)當(dāng)由有關(guān)主管機(jī)關(guān)代管或按照規(guī)定向同級(jí)國家綜合檔案館移交;

  (二)撤銷機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的,其檔案不得分散,可由其中一個(gè)機(jī)關(guān)代管或向同級(jí)國家綜合檔案館移交;

  (三)一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān),其檔案應(yīng)當(dāng)移交給合并后的機(jī)關(guān)代管或向同級(jí)國家綜合檔案館移交;

  (四)機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷的,其檔案由主管機(jī)關(guān)代管,屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級(jí)國家綜合檔案館移交。

  第五章信息化建設(shè)

  第五十五條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作,將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通,資源共享共用。

  第五十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè),統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設(shè)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》執(zhí)行。

  第五十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制,有序開展檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)符合真實(shí)性管理要求,數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)收集齊全,數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

  第五十八條紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31)執(zhí)行,錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62)執(zhí)行。其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識(shí)別,將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息,便于檢索和開發(fā)利用。

  第五十九條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),數(shù)據(jù)庫質(zhì)量符合《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫融合管理。

  第六十條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度,按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)確定的職責(zé)與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

  第六十一條機(jī)關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足檔案信息化的管理需要并適當(dāng)冗余、方便擴(kuò)展。機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)配置獨(dú)立的專業(yè)服務(wù)器和專用存儲(chǔ)設(shè)備。服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足高效、可用、可擴(kuò)展等要求。機(jī)關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的,其計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源和安全防范等應(yīng)當(dāng)滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲(chǔ)管理電子文件、電子檔案。

  第六十二條機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求,在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開展鑒定、整理工作,實(shí)施預(yù)歸檔。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻,滿足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)當(dāng)參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T29194)以及同級(jí)國家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。電子檔案管理系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)不得低于二級(jí)標(biāo)準(zhǔn),分級(jí)保護(hù)等級(jí)應(yīng)當(dāng)與電子檔案最高密級(jí)相適應(yīng)。使用電子政務(wù)云服務(wù)的,應(yīng)當(dāng)與電子政務(wù)云管理機(jī)構(gòu)明確安全管理責(zé)任。

  第六十三條電子檔案的文件格式和質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求,元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)齊全完整,滿足長期保存和同級(jí)國家綜合檔案館進(jìn)館要求。

  第六十四條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為電子檔案安全存儲(chǔ)配置在線存儲(chǔ)系統(tǒng)。在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案,定期掃描、診斷存儲(chǔ)設(shè)備。

  第六十五條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定電子檔案備份方案和策略,采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)電子檔案實(shí)行離線備份。具備條件的,應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案進(jìn)行近線備份和容災(zāi)備份。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要制定電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方案和策略,轉(zhuǎn)換與遷移活動(dòng)應(yīng)當(dāng)記入電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)。

  第六十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密的工作,采取有效措施嚴(yán)防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

  第六章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

  第六十七條有下列情形之一的,由縣級(jí)以上檔案行政管理部門單獨(dú)或聯(lián)合有關(guān)部門,或由本單位給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

  (一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的; (二)檔案保管、保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的; (三)檔案利用、開發(fā)取得突出效果的;

  (四)檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻(xiàn)的; (五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭,表現(xiàn)突出的; (六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。

  第六十八條有下列行為之一的,由縣級(jí)以上檔案行政管理部門責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,由有關(guān)主管部門對(duì)機(jī)關(guān)直接負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人員依法給予處分;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

  (一)機(jī)關(guān)未統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的; (二)機(jī)關(guān)未按規(guī)定設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)或未指定檔案工作負(fù)責(zé)部門,未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;

  (三)將機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料據(jù)為己有,拒絕移交機(jī)關(guān)檔案部門的;

  (四)檔案管理不符合檔案安全保護(hù)要求的;

  (五)拒不按照國家規(guī)定向國家綜合檔案館移交檔案的;

  (六)明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施,造成檔案損失的;檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。

  第七章附則

  第六十九條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。事業(yè)單位、《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》界定的社會(huì)團(tuán)體可參照?qǐng)?zhí)行。

  第七十條本規(guī)定自xx年1月1日起施行。

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