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文件管理制度

時間:2023-10-20 07:33:05 制度 我要投稿

文件管理制度[共15篇]

  在不斷進步的時代,很多地方都會使用到制度,制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則,也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。擬定制度的注意事項有許多,你確定會寫嗎?下面是小編為大家整理的文件管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。

文件管理制度[共15篇]

文件管理制度1

  第一條管理要點

  1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。

  2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

  3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內容等信息;措辭規(guī)范,表達無歧義。

  4、根據(jù)文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據(jù)編號定期歸檔,做好相應的文字記錄,以備查閱。

  第二條制度規(guī)范

  1、文件的'起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。

  2、公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核,總經理簽發(fā);各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草,行政人事部負責審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經理蓋章,簽發(fā)。

  4、凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應記錄。

  5、機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

  6、各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續(xù),對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經理批準后方可借閱。

  7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,做好借閱記錄并限期清退。

  8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

  9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準,按照文件管理制度進行處理。

  第三條文件管理流程設計

  1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

  2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

  3、借閱流程:提出申請,辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

文件管理制度2

  (一)總則

  一、本管理制度旨在確保學校文件收發(fā)的完整、及時、準確,促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通,提高各部門組織管理工作的效率。

  二、本制度涉及的文件是指以學院名義發(fā)布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規(guī)定等等,上級主管部門下達的各類公文,以及各部門上報的各類文件資料。

  三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時、完整。

  (二)收文制度:

  1、接收文件應在文件登記表上的作好登記,填寫應仔細、如實、及時,并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

  2、聯(lián)絡員在校團委領取的.文件應根據(jù)校團委的指示及文件內容的緩急,及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱,并做好文件傳閱記錄以備查。

  3、傳閱文件應保持文件完整無缺,并在相應的時間內歸還辦公室。

  4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動,應上交相應的計劃和總結,未在規(guī)定時間內上交將按考核制度上的有關規(guī)定扣分。

  5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿,打印稿應存放在各部門文件夾中,電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

  6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記,查看是否有圖片并做好備注,上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容,做好相應的登記。

  7、分團委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件,但不得善自改動文件內容,查閱時應經過辦公室有關人員的批準。

  (三)、發(fā)文制度:

  1、學院各類文件指在學校內部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息;向上級部門請示、報告重要事項等。

  2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿,起草完畢后交有關人員審定,審定合格后方可發(fā)放。

  3、根據(jù)文件內容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單,并將文件按學院統(tǒng)一規(guī)定編號在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記,學院任何發(fā)送文件都得做好登記,該登記表作為歸檔資料應妥善保存,不得遺失。

  4、文件發(fā)送之前應加蓋學院相應的公章。

  5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

  注:本管理制度由土建學院分團委辦公室制定,并經過相關領導審閱通過。如有改動,以分團委辦公室最新制度為準。

  土木工程與建筑學院分團委辦公室

文件管理制度3

  為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。

  一、文件管理內容主要包括:

  上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

  二、公文的簽收

  1.凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。

  2.公文的編號保管

  (1)、辦公室對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。

  (2)、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管,不得個人保存。

  3.公文的閱批與分轉

  (1)、凡正式文件均需由辦公室根據(jù)文件內容和性質閱簽后,由辦公室分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要立即辦。

  (2)、一般文、函、電等,分別由辦公室直接分轉處理。

  (3)、為加速文件運轉,辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門,如關系到兩個以上業(yè)務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

  4.文件的.傳閱與催辦

  (1)、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

  (2)、閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件送回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”,“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

  (3)、文件閱完后,應送交辦公室,切忌橫傳。

  (4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照公司有關規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。

文件管理制度4

  文件格式規(guī)范方法

  一、適用范圍

  上呈和下發(fā)的所有文件。

  二、文件用紙

  文件用紙統(tǒng)一采用國際標準A4型紙(特殊文件除外,例如:財務報表等)。

  三、字體排版

  各種文件中,文件標題均使用二(22)號黑字體,加粗;副標題用四(14)號黑體,不加粗;標題和正文之間空一行。

  正文位于標題的下一行,每自然段開始首行縮進兩個字距,回行定格,采用小四(12)號宋體字。

  四、行距、段落間距

  文件的`標題設置為三倍行距,副標題和正文的行距設置為單倍行

  距,段落之間和條款之間空一行,各條款中的小標題無須空行。

  五、結構層次

  正文中第一層為“一”采用小四(12)號宋體,加粗;第二層為“1”,第三層為“1)”。第四層為“①”,均采用小四(12)號宋體。

  一般文件均需有落款,注明發(fā)文單位及日期,并加蓋印章。

  六、圖表

  圖表大小可根據(jù)需要設定式樣和底紋,圖標標題黑體,加粗,字號需同圖表大小匹配;圖表文字內容采用宋體,字號需同圖表大小匹配。

  七、附件

  文件中含有附件,在正文下空一行,左起用小四(12)號宋體標識“附件一”,后標冒號及名稱,不再加標點符號,如:“附件一:***”,附件應與文件正文一起裝訂,并在附件左上角第一行定格標識“附件一”,名稱前后標識應一致。

  八、裝訂

  文件的裝訂應一律采用左側裝訂,超過1頁以上紙張的文件必須裝訂成兩釘式,裝訂規(guī)格為距離左邊約1厘米處,距離頁面上、下方約8厘米處,非正式性文件可裝訂為左上45度角度釘式。

文件管理制度5

  工程部機房上墻文件:鑰匙管理制度

  1、員工應牢記'安全第一'的原則,嚴格執(zhí)行各專業(yè)制定的'崗位職責,提高對各機房鑰匙管理重要性的認識。

  2、工程部指定一名員工負責管理工程部所有的機房、辦公用房鑰匙的管理。在特殊情況時需動用備用鑰匙要經工程經理批準,用畢立即歸還。

  3、員工在工作中對所管轄的機房鑰匙要進行妥善保管、存放,嚴格執(zhí)行鑰匙的交接制度。

  4、工程部設備機房屬重點部位,員工在崗時不許私自將鑰匙轉借他人。

  5、機房門鎖不能隨便更換,如門鎖損壞需更換或補配鑰匙時,要經過部門經理同意,并把備用鑰匙交辦公室一把。

  6、鑰匙一旦丟失,應立即向部門報告,不允許丟失后不匯報,私自補配鑰匙。

  xx物業(yè)管理公司工程部

  20xx年x月xx日

文件管理制度6

  *****發(fā)展有限公司

  目錄

  總則...........................................................3

  員工招募.........................................................4

  培訓制度......................................................6

  考勤管理辦法...................................................8

  休假管理辦法...................................................9

  福利制度........................................................11

  生育保險津貼制度...................................................13

  困難補助金管理辦法.................................................15

  離職管理辦法..................................................17

  工作服與工作證管理規(guī)定.............................................19

  用車管理制度..................................................20

  衛(wèi)生管理制度..................................................21

  報刊雜志的管理辦法.................................................22

  工具、耗材領用制度.................................................23

  辦公用品與日常用品管理.............................................24

  總則

  一、為建立組織,健全制度,使公司各項管理制度、規(guī)范化、,特制訂本規(guī)定,凡本公司所屬員工都應遵守本規(guī)定。

  二、本公司員工任用、擔保、工作時間、請假休假、出差、培訓、福利、考勤考核、獎懲、年資、離職等事項除國家有規(guī)定外,皆按本規(guī)定辦理。

  三、本公司員工應團結友愛,忠于職守,遵守公司各項規(guī)章制度,服從各級主管人員的合理指揮與安排,不得陽奉陰違或敷衍塞責。

  四、本公司員工應遵紀守法,努力學習科學文化知識,不斷提高自身修養(yǎng)。

  五、本公司員工對內應認真工作,愛惜公物,減少損耗,提高業(yè)務水平和工作效率,對外應嚴守公司商業(yè)機密(公司的產品、圖紙、內部文件資料、贏利情況、銷售計劃、客戶資料、工資福利等均屬公司機密)。

  六、本公司員工應尊重公司信譽,除辦理本公司指定外,不得擅用本公司名義,嚴禁用公司名義在外招搖撞騙。

  七、本公司員工對外接洽事項時(包括電話洽談),應態(tài)度謙和,特別注意文明用語,不得滿懷不滿情緒,有損害公司形象的行為。

  八、本公司員工應遵守國家法律,嚴禁有酗酒鬧事,吸食毒品、賭博、拉幫結派等行為。

  九、本公司員工應發(fā)揚團隊精神,心胸豁達,勤奮敬業(yè),始終保持勤儉創(chuàng)業(yè)的'精神。

  十、本制度經行政會議通過后,試用實施,若試用期間有疑問,可向行政部以書面形式提出意見,再由行政部組織會議研究修訂,其他任何人員不得擅自修改。

  行政部

  20xx年1月1日

  員工招募

  為了開發(fā)人力資源,為公司注入新的血液,規(guī)范公司的員工招募如下:

  一、招聘

  1、準備:各部門經理根據(jù)其工作需要進行人員編制或根據(jù)人力需求填寫人員增補單,經總經理批準后交行政部進行招聘。

  2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘,以學識、品德、能力、經驗、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內部人員也可以推薦,但必須按規(guī)定程序進行。

  3、初試:應聘人員自備個人簡歷帶齊相關證件到行政部進行面試,技術人員、銷售人員需進行筆試。

  3、復試:行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門經理再由部門經理和總經理統(tǒng)一安排時間對應聘者進行復試,再把最后結果通知行政部。

  二、錄用

  1、經復試合格的人員接到通知后,按其指定日期到行政部辦理入職手續(xù),并繳相關證件(學歷證、身份證復印件各一份,照片兩張),由行政部統(tǒng)一安排崗前培訓。

  2、凡應聘者有以下情形之一者,不予錄用。

  1)曾在本公司被開除或未經批準擅自離職者。

  2)經指定醫(yī)院體檢不合格者。

  3)未滿16周歲的未成年公民。

  4)品性惡劣,經其他公私營機構開除者(需有確鑿證據(jù))。

  5)違法犯法吸食毒品者。

  三、擔保

  1、經公司雇用的經濟管理(財務人員)或認定其職務有必要提供擔保者(倉庫保管員、安全保衛(wèi)員等)必須于到職前辦理擔保手續(xù)(經濟擔保,本地有正當職業(yè)、固定收入、固定資產的人士擔保,合法有實力的團體擔保)。

  2、被擔保人如有下列情形之一者,連帶賠償責任。

  1)營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。

  2)侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。

  3)竊取機密技術資料或財物者。

  五、試用

  1、本公司新進人員除特殊情況經總經理批準免予試用外,一律先經試用。

  2、新進人員一般試用期為1-3個月,試用期表現(xiàn)特別優(yōu)秀者,經直屬主管呈報上級核準可縮短試用期限,但至少不少于原試用期的一半;若在試用期表現(xiàn)不佳者,可當場予以辭退。

  3、新進人員試用期滿后由行政部通知部門經理對其進行試用期考核,考核合格者由行政部辦理轉正手續(xù);考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長試用期(最長2個月),否則予以辭退,且不得提出異議。

文件管理制度7

  為統(tǒng)一現(xiàn)場監(jiān)理部技術資料的管理,提高工程資料管理水平,依據(jù)國家頒發(fā)的現(xiàn)行施工驗收規(guī)范及有關規(guī)范、標準,結合實際情況制定本辦法。

  一、工程項目監(jiān)理工作資料是監(jiān)理單位在項目實施監(jiān)理過程中直接形成的,它是具有保存價值的各種形式的原始記錄,不容虛假或丟失。

  二、現(xiàn)場監(jiān)理工作資料應設專人認真管理,其具體辦法如下:

  1 收文

 。1)凡收到的文件均需編號并登記記入收文本。

 。2)凡由設計單位、施工單位、業(yè)主方的來函,收文分專業(yè)在函件的右上角編號。如:土施—003、電施——008、機施—019等。

 。3)凡由上級單位、設計單位、業(yè)主方來的文件,沒有明確專業(yè)界限的,在函件的右上角編號。如:監(jiān)(一)、監(jiān)(八)等。

 。4)由設計單位發(fā)出的修改通知單及由施工單位發(fā)出的材質與產品檢驗單、施工試驗報告單、施工記錄、工程質量檢驗評定、竣工驗收資料、洽商記錄等均要求一式二份,以便工程施工完畢后,一份交業(yè)主,一份整理歸檔。

  2 發(fā)文

 。1)凡由監(jiān)理工程師發(fā)出的文件均需編號、登記,并記入發(fā)文本。

 。2)發(fā)往施工單位、業(yè)主方等的文件按專業(yè)編號。如監(jiān)土—001、監(jiān)電—006等。

 。3)發(fā)往上級單位、設計單位的`文件,沒有明確專業(yè)界限的,編號如監(jiān)(一)、監(jiān)(八)等。

  3 收、發(fā)文手續(xù)

 。1)收發(fā)文本統(tǒng)一設置,按收、發(fā)文日期順序登記填寫。

 。2)收發(fā)文必須有簽字手續(xù)。收文由收件人及保管人簽字,發(fā)文由發(fā)文單位的有關人員簽字。

  三、現(xiàn)場監(jiān)理工作資料應按分項認真整理,整理好的監(jiān)理工作資料應及時存檔,存檔的主要監(jiān)理資料有:

  (1)監(jiān)理委托合同、承(發(fā))包合同及其他有關合同、協(xié)議。

 。2)監(jiān)理工作大綱及監(jiān)理規(guī)劃、細則。

  (3)監(jiān)理工作的往來報表及審核簽認文件。

  (4)監(jiān)理工作日志。

 。5)監(jiān)理月報、工作匯報。

  (6)會議紀要。

  (7)監(jiān)理工作總結。

  (8)其他有關文件資料。

  四、現(xiàn)場監(jiān)理工作資料的整理及移交

  (1)監(jiān)理工作資料應按單位工程和施工的時間先后順序整理、分類立卷裝訂,每頁均要有編號,每卷均要有目錄。

 。2)每個單位工程的監(jiān)理資料封面應注明工程名稱、合同號、建設單位、設計單位、總承包單位及分包單位、建設日期、完成日期和總監(jiān)理工程師審核簽字。

 。3)工程項目(合同)完成后,在總監(jiān)理工程師指導下,現(xiàn)場資料管理員應及時分項整理、裝訂,并按規(guī)定向建設單位辦理移交手續(xù)和向公司檔案管理員提供工程歸檔資料。此項工作必須在工程項目(合同)完成三個月內完成。

文件管理制度8

  為加強公司職代會文件材料的收集、整理、歸檔,確保各類文件材料的完整,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》等有關規(guī)定,制定本規(guī)定。

  一、歸檔范圍

  1.公司工會職代會、工會換屆、辦公會等會議的文件材料;

  (1)通知、名單、議程、報告、領導人講話、大會發(fā)言、提案、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄、簡報及重要的照片、音像等文件材料;

  (2)賀信、賀電、討論沒有通過的文件材料;

  2.上級工委頒發(fā)的文件材料;

  3.典型材料、代表發(fā)言、簡報、會議記錄;

  4.原始記錄;

  5.公司工會的請示與上級工委的'批復;

  6.公司工會工作的總結、報告;

  7.公司勞動模范、先進工作者等文件材料;

  8.處理員工來信來訪的文件材料;

  9.上級工委與公司工會簽署的目標考核;

  10.工會管理、實施計劃、調研、報告、總結;

  二、歸檔時間

  1.文書檔案每季度整理一次。

  2.每年的2月底前,由工會專責整理后,移交公司檔案室。

  3.實物檔案根據(jù)實際情況自收到實物之日起1個月內移交公司檔案室。

  三、歸檔要求

  1.歸檔文件材料應完整、準確、系統(tǒng),手續(xù)完備。

  2.各種公文歸檔時,底稿應簽發(fā)齊全,必須有相關公司領導簽字、文件編號及用印。

  3.歸檔的各種公文、統(tǒng)計年報等底稿及領導審改、閱批、簽發(fā),應一律使用碳塑墨水或藍黑墨水的鋼筆、黑色簽字筆書寫。禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和純藍墨水筆。

  4.歸檔的文件材料應字跡清晰、耐久,紙質應符合檔案保存要求。

  5.在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)件與原件等合并一件裝訂。

  6.歸檔文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點,按有關規(guī)定排列。

  7.歸檔的材料必須按規(guī)定的格式逐件填寫文件歸檔目錄,所有目錄需錄入計算機,整理完畢后將紙質目錄及電子目錄一同移交公司檔案室。

  8.有關歸檔文件材料的情況說明,應逐項填寫在備考表內,若無情況可說明,也應將歸檔人、審核人的姓名和時間填上,以示負責。備考表應放置盒內尾頁。

  9.歸檔文件材料要去掉金屬物,對破損的文件材料應托裱,書寫材料不符合要求或字跡已擴散的應復制并與原件一并歸檔。歸檔材料應使用不銹鋼釘裝訂或三孔一線的方法裝訂。

  10.榮譽檔案、音像檔案按照榮譽檔案、音像檔案歸檔要求執(zhí)行。

  11.歸檔文件移交時,必須將對應的電子文件一同移交。

  12.歸檔時擬定移交清冊,一式兩份,分別在清冊上簽字或蓋章。

文件管理制度9

  機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件,機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

  一、辦理程序

  (一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后,送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導簽批,文件應于當日處理,電報、急件隨到隨處理。

  (二)按領導簽批的范圍進行傳閱。

  (三)需辦理的,按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

  (四)歸檔,交上級部門。

  二、傳閱

  (一)傳閱文件要嚴格履行登記手續(xù),按照文件閱讀范圍進行傳閱。

  (二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度,避免中途積壓、漏傳、橫傳。

  (三)對局領導閱后所作的.批示,要及時通知有關科室辦理,并做好機要文件管理,防止文件丟失。

  三、保密

  (一)機要人員要忠于職守,認真負責,嚴守保密規(guī)定,做到不該說的不說。

  (二)對于機要文件,要單獨存放,嚴加保管。

  (三)借閱機密、秘密級文件,需經辦公室主任批準;絕密級文件一般不外借,確需借閱,需經分管領導批準。

  (四)各級領導要嚴格執(zhí)行領導保密規(guī)定,不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

  (五)涉密文件,不得復制或摘抄。

  四、歸檔

  (一)傳閱和辦理完畢的文件,應及時清理收回,分類整理,持續(xù)整潔、清潔。

  (二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件,應及時送交機要室登記歸檔。

  (三)干部出差、調動工作或離退休時務必將自己使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。

  (四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

文件管理制度10

  為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報送、保管等環(huán)節(jié),特制定本制度。

  一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記,來文單位、日期、份數(shù)、密級、字號等要登錄清楚,其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面,并送總經理批示,總經理批示后送有關人員傳閱,總經理有批辦意見的,辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果,并將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回,分類別分單位存入檔案袋。

  二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草,部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草,凡以文件或紀要簡報名義上報或下發(fā)的文件均由辦公室填寫發(fā)文卡,由簽發(fā)人即總經理簽發(fā)后,并詳細填寫發(fā)文登記簿方可復印并存檔,沒有總經理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。

  三、上報和發(fā)往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿,由接收文件人簽字后方可,否則,不能擅自將文件交予他人,而不辦理簽收手續(xù)。

  四、報告、請示、匯報、制度、規(guī)定等均應以文件形式印發(fā),宣傳活動類一般應以簡報形式印發(fā),每周例會的紀要內容均以紀要形式印發(fā)。落實公司會議精神的`情況匯報應以文件形式上報。

  五、凡打印的錯文件應及時銷毀,以免機密外泄。

  六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續(xù),否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員,重要文件的借閱均由總經理批準。

文件管理制度11

  1、目的

  規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

  2、適用范圍

  適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

  3、職責

  3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

  3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。

  3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

  3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

  4、相關文件

  《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

  《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

  5、工作程序和管理辦法

  5.1文件的產生

  5.1.1各相關部門根據(jù)工作需求編寫文件。

  5.1.2總經理助理對文件進行審核。

  5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

  5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

  5.2文件、資料的類別

  5.2.1受控文件

  a)內業(yè)資料;

  b)圖紙資料;

  c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;

  d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

  e)與服務過程有關的合同協(xié)議;

  f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

  管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

  5.2.2非受控文件

  與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

  a)內行文、外行文:1

  b)未被質量體系引用的外來文件:2

  c)與服務過程無關的合同協(xié)議:3

  d)未被質量體系引用的法律法規(guī):4

  e)行業(yè)標準性文件:5

  f)照片、錄像帶:6

  g)電腦貯存:7

  5.3文件、資料目錄的索引號

  x-x.x-xx

  文件盒編號

  同號柜序列號

  文件柜編號

  文件類別編碼

  5.4文件、資料歸檔與管理

  5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

  5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

  5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的`保管。

  5.5文件、資料的發(fā)放

  5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。

  5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

  5.6文件資料的調用、借閱與歸還

  5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)

  5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

  5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

  5.6.4機密性文件的調用與借閱規(guī)定

  a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

  b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

  c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。

  d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

  e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

  f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

  g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

  5.7文件的復制、破損和丟失

  5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數(shù)量,并簽名。

  5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。

  5.8文件、資料的更新

  文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

  5.9文件的作廢與銷毀

  5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

  5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

  5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。

  5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

  6、使用的記錄表格

  序號

  名稱

  編號

  存放地點

  存放時間

  1

  [印制文件登記表]

  qr--wd01--02--01

  辦公室

  一年

  2

  [存檔備案資料目錄]

  qr--wd01--02--02

  辦公室

  長期

  3

  [文件分發(fā)登記表]

  qr--wd01--02--03

  辦公室

  一年

  4

  [文件、資料借閱登記表]

  qr--wd01--02--04

  辦公室

  一年

  5

  [文件復印登記表]

  qr--wd01--02--05

  辦公室

  一年

  6

  [文件補發(fā)申請表]

  qr--wd01--02--06

  辦公室

  一年

  7

  [作廢、銷毀文件登記表]

  qr--wd01--02--07

  辦公室

  一年

  起草人:審核人:審批人:

  日期:日期:日期:

文件管理制度12

  一、總則

  1、技術文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上持續(xù)強勢競爭力的有力保障,公司的技術文件屬于公司所有。

  2、為規(guī)范本公司技術文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料,確保技術文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。

  3、適用范圍:適用于本廠的'技術文件的管理。

  二、技術文件的編制

  1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

  具體包括:

  1)開發(fā)計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

  2)開發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

  3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

  4)產品維護階段:設計開發(fā)總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

  2、技術文件的技術要求和數(shù)據(jù)等務必貼合國家相關標準和規(guī)定要求。

  3、技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制,各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

  三、技術文件的提交

  1、在產品開發(fā)的整個周期中,設計人員務必按照技術文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術文件的完整性。

  2、在產品開發(fā)的各個階段,設計人員都務必按時提交設計文件,并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后,設計人員都務必重新提交文件,以便更新服務器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。

  3、設計文件的提交以starteam為準,設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

  4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

  四、技術文件的歸檔

  1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制務必嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

  2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

  3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

  4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

  5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽,標簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。

  6、歸檔文件時,須填寫《設計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。

  五、技術文件的借閱

  1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件,不得非法持續(xù)不具權限的文件。

  2、若因工作需要,須借閱技術文件,則需報相關領導批準,并填寫《借閱登記表》,然后方可透過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

  3、對于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。

  4、如有特殊狀況需要將文件轉與他人或攜帶外出時,須經相關領導批準。

  5、文件閱覽之后,須在相關人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補充完整《借閱文件記錄表》。

  六、職責追究

  各部門應嚴格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術文件,公司將根據(jù)有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內部記過處罰,情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

文件管理制度13

  一、目的

  加強文件檔案管理,規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

  二、適用范圍

  適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

  三、術語和定義

  1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、宣傳等活

  動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

  盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

  2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

  四、職責

  1、行政人事部:

  1)負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負責督促指導部門檔案管理;

  2)建立健全公司檔案管理制度,指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

  3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料;

  4)負責公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的`全過程,確保公司檔案的安全;

  5)提高檔案信息的利用效率,促進信息傳遞和溝通;

  6)負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

  2、其他各部門相關人員:

  1)負責在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知行政人事部;

  2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件;

  3)負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔;

  4)財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料;

  3、各部門檔案主管人員

文件管理制度14

  一、總經辦設專人負責文件的管理工作,對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批,緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。

  二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理;其余文件均應交公司領導批示后,再由總經辦專人按批示范圍進行送閱,嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文(包括按文件要求報出的詳細資料、附件等)應及時主動地退給總經辦,以做好文件歸檔工作。

  三、凡本公司外發(fā)的文件,應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出;要求做到一文一事,按級上報,用詞及格式規(guī)范,嚴禁多頭主送,并由總經辦統(tǒng)一進行登記編號。

  四、部門或個人借閱文件,應辦理借閱手續(xù),總經辦定期做好文件的`清退工作,做到每月小清退一次,年終大清退一次,清退的文件按文書檔案管理有關規(guī)定分類整理,裝訂成冊,歸檔。

  五、嚴格遵守保密制度,對有密級的文件應嚴加管理,辦理完畢后應立即退回,并核點份數(shù),隨時存檔。絕密文件,僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。

  六、如文件丟失或違反保密制度,發(fā)生泄密的,除及時報告組織人事部外,還須向有關領導報告,情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。

文件管理制度15

  1、目的與適用范圍

  為了確保在質量體系運行中的各個場所使用的文件是有效版本,特制定本制度。

  本制度適用于《質量手冊》、《程序文件》的更改,發(fā)放和回收的管理。

  2、管理要求

  2.1全質辦是《質量手冊》、《程序文件》的歸口管理部門。

  2.2《質量手冊》、《程序文件》在貫徹實施過程中若發(fā)現(xiàn)差距或不符合實際情況時,各職能部門要以書面形式反饋全質辦,全質辦向管理者代表提出更改報告,填寫文件更改通知單,經管理者代表報準后進行更改、控版和回收。

  2.3全質辦指定專人負責《質量手冊》、《程序文件》按規(guī)定范圍進行發(fā)放、更改和因收,對其使用和保管進行監(jiān)控。

  2.4全質辦受管理者代表委托解釋《質量手冊》和《程序文件》的.有關內容。

  2.5技術科負責對《質量手冊》、《程序文件》進行標準化審查。

  2.6《質量手冊》、《程序文件》持有者要保證其有固定的存放位置,以便在任何情況下都能對其進行更改、回收等。

  2.7《質量手冊》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丟失,不準外借,更

  不準私自提供他人轉抄或復印,若發(fā)現(xiàn)類似問題,應予以追究責任。

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