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施工企業(yè)檔案管理制度
在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天，制度的使用頻率呈上升趨勢(shì)，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編整理的施工企業(yè)檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
施工企業(yè)檔案管理制度
1.檔案管理目的
為了完善公司現(xiàn)代化、規(guī)范化，系統(tǒng)化的管理制度，全 面加強(qiáng)公司各部門之間的檔案、文件、信息等內(nèi)容的綜合管 理，促進(jìn)檔案管理工作能為公司各部門的各項(xiàng)工作更好的服 務(wù)，公司根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和相關(guān)法律、法規(guī) 規(guī)定，制定本公司的檔案管理制度。
2.檔案管理范圍
2.1 此管理制度適用于本公司所有檔案的管理工作。
2.2 本制度中所稱的公司檔案，是指公司在各項(xiàng)建筑施工、 經(jīng)營運(yùn)行和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和公司有保存價(jià) 值的文字、數(shù)據(jù)、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文件或記 錄。具體的主要分類包括：文件檔案、聲像檔案、電子檔案 等。
3.檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
3.1 公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公 司綜合部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門對(duì)本部門檔案資 料的整合管理。
3.2 綜合部對(duì)公司各部門上交的檔案進(jìn)行管理。
3.2.1 公司依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律，法規(guī)和方針政策， 制定公司文件材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷毀和移交 等有關(guān)規(guī)章制度。
3.2.2 綜合部負(fù)責(zé)監(jiān)督， 指導(dǎo)公司各部門檔案的形成、 積累、 整理和歸檔工作。
3.2.3 統(tǒng)籌規(guī)劃公司各部門的檔案工作，并建立獨(dú)立的檔案 室，負(fù)責(zé)公司檔案收集、 整理、 保管、 鑒定和收發(fā)使用工作。
3.3 各部門應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)內(nèi)部的檔案管理工作 --收 集、整理、保管本部門的檔案資料，并建立檔案目錄，以方 便入檔時(shí)能夠及時(shí)、有效的備案和日后查找復(fù)核工作。
3.3.1 堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本部門不同種類文件材料的形成 特征，制定案卷目錄，合理分類存放，便于利用和歸檔。
3.3.2 負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔 工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3.3.3 歸檔案卷做到組卷合理，頁碼編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清 楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。
3.3.4 保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，保證文件材料的安全和 保密。
3.3.5 接收檔案員的指導(dǎo)規(guī)劃，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交檔 案。
3.4 檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，對(duì)文件、材 料等的安全性、保密性負(fù)責(zé)，并且忠于職守，遵紀(jì)守法，具 有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
3.5 檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，綜合部部長要對(duì)檔案交接負(fù)有 監(jiān)交責(zé)任，且應(yīng)該在《檔案案卷移交目錄》上簽字確認(rèn)。
3.6 會(huì)計(jì)類檔案將由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管，以方便財(cái)務(wù)核 對(duì)和審批工作。
4.檔案管理原則
4.1 檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防 鼠、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密等安全條件。
4.2 歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。檔案要分類、 分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
4.3 借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。 需要長期借出的需經(jīng)檔案管理員上報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4 任何人不得拒絕歸檔，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材 料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改，抽換，偽造，盜竊，隱藏和 擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，按照公司相 關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
4.5 歸檔文件的密級(jí)，按照《保密工作管理規(guī)定》的相關(guān) 條款確定，絕密類檔案應(yīng)單獨(dú)入柜保管，嚴(yán)防丟失和泄密事 件的發(fā)生；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)，專利技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案重點(diǎn) 保管。
4.6 借閱歸檔時(shí)如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、 損壞、 缺頁等情況， 檔案管理員立即向綜合部部長報(bào)告，經(jīng)查清責(zé)任后并視嚴(yán)重 程度做出相應(yīng)處理決定。
4.7 借用存檔文件資料時(shí)，檔案員應(yīng)視借閱文檔的密級(jí)， 要求借閱人填寫《檔案借閱登記簿》等相應(yīng)記錄，認(rèn)真完善 各種借閱手續(xù)。 借閱人必須保證檔案的保密工作，不得遺失、 損毀或擴(kuò)散閱讀范圍。
4.8 公司檔案資料不許外部人員借閱。特殊情況下，外單 位來人查閱本公司檔案，需持單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理簽字批 準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。
4.9 企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)確無保存價(jià) 值的檔案登記造冊(cè)，按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由銷 毀檔案材料的所屬部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)銷。
5 檔案管理辦法
5.1 檔案檔號(hào)的編制：
5.1.1 檔號(hào)編制原則：檔號(hào)是存取檔案的代號(hào)， 排架的依據(jù)， 它反映公司檔案分類體系和物理位置，必須符合唯一性、合 理性和穩(wěn)定性要求，并能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理。
5.1.2 檔號(hào)編制方法
■檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標(biāo)志、分類號(hào)、(一級(jí)分類、 二級(jí)分類)年度號(hào)和案卷號(hào)組成。
5.2 檔案保存期限：
5.2.1 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、短 期保存三種。
5.2.2 工程檔案(土建技術(shù)、質(zhì)量、安全、經(jīng)營；水暖、電 氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案)列為永久保 存；人事檔案列為長期保存；會(huì)計(jì)類檔案資料保存期應(yīng)按會(huì) 計(jì)制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.3 檔案的歸檔
5.3.1 歸檔范圍：可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行歸檔，具體應(yīng)由公司 各部門的負(fù)責(zé)人確定編制。
5.3.2 歸檔要求：
■公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式 兩份交由公司檔案室歸檔；工程項(xiàng)目可以分階段或者全部竣 工驗(yàn)收后連同目錄一式兩份歸檔；電子檔案由各部門形成、 整理后，拷貝在耐久保存的介質(zhì)中，連同相應(yīng)的文字性說明 一起于年終時(shí)向檔案室移交；聲像檔案一般在年終由形成部 門向檔案室歸檔，對(duì)于會(huì)議形成的聲像歸檔，會(huì)議結(jié)束后半 個(gè)月歸檔。檔案交接時(shí)，雙方當(dāng)面點(diǎn)清，并同時(shí)在《檔案案 卷移交目錄》上簽字。
■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改，要報(bào)送給檔案 管理部門 《文件更改申請(qǐng)單》 ，連同原文件一并存檔、 備案。 未經(jīng)許可不得私自涂改。
■歸檔的文件資料，必須是原件，原件出于報(bào)批不能歸檔或 相關(guān)企業(yè)需保留的，綜合部保存復(fù)印件。
5.4 工程竣工檔案管理：
5.4.1 工程竣工驗(yàn)收后十五日內(nèi)，項(xiàng)目部將竣工工程的內(nèi)業(yè) 資料整理、編目，并上報(bào)各相關(guān)主管部門審核合格后，裝訂 成冊(cè)，上交綜合部，辦理檔案移交手續(xù)。
5.4.2 項(xiàng)目部必須將在上交建設(shè)單位的竣工檔案時(shí)所辦理的 檔案交接單上交綜合部，歸檔存放。
5.4.3 檔案借閱時(shí)填寫 《檔案借閱登記表》 經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字， 方可借閱。在借閱的過程中不允許在原始資料上作標(biāo)記、涂 改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時(shí)送回檔案室。 5.4.4 年終檔案歸檔結(jié)束后，將存檔情況上報(bào)總經(jīng)理。 5.4.5 定期檢查檔案存放情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理 并上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
5.4.6 檔案一律存放在柜內(nèi)，檔案按工程竣工時(shí)間分區(qū)，按 工程分類，按專業(yè)分號(hào)。按先后順序整齊存放，并填寫《竣 工檔案登記明細(xì)表》，檔案號(hào)一竣工時(shí)間一工程名稱一專業(yè) 一順序號(hào)。
6 檔案分類管理說明
6.1 文件檔案的管理：
6.1.1 文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函，文字 記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
6.1.2 公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集，保管， 整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。
6.1.3 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件書寫和 載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規(guī)范。
6.1.4 檔案資料如因特殊情況，需修改，復(fù)印，摘抄，涂改 等，屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批，屬秘密文件的 必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，各部門保密文件由各部門部長審 批。
6.1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方 式必須使用鋼筆或碳素筆。
6.1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以 A4 紙為標(biāo)準(zhǔn)，特殊類型的紙 張經(jīng)整理后達(dá)到 210mmx297mm 尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
6.2 電子文檔的管理：
6.2.1 收集、積累要求：
■記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件 應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門已開始向計(jì) 算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草 稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定 是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文 件之間，相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
■在"無紙化"計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng) 采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同 時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于光盤或移動(dòng)硬盤類能夠脫機(jī)保存的 載體上，并對(duì)有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。 ■用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ) 格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓 縮方法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí) 必須保證其對(duì)設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺 漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)必須保證收集其 壓縮方法和軟件；用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)必須保證 收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩 種以上的信息形式，收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。 ■通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào) 和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專 用軟件一并收集。
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管 理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
6.2.2 收集、積累方法：
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。 ■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保 存，并附有紙張打印件。
6.2.3 歸檔要求：
■把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝 至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供 查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。對(duì)于加密電子 文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。
■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一 次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子 文件長期保存的載體。
■存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填 寫編號(hào)、日期、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等 信息。
■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同 歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī) 讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng) 將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí) 間至少一年。
6.3 聲像檔案的管理：
6.3.1 聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件 (底 片) ，重要資料要附文字說明。
6.3.2 文字說明的編寫要求：
■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者 (攝 制者)等。
■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息， 標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。
■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫文字說 明。
6.3.3 聲像檔案存放期間定期對(duì)底片、膠片進(jìn)行檢查。
6.3.4 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、軟盤，應(yīng)放在專用架內(nèi)，嚴(yán) 禁擠壓堆放，并避開磁場(chǎng)源。對(duì)存放的照片要定期檢查。
6.3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要， 需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可 將復(fù)制件外借使用。
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