文件管理制度15篇
隨著社會(huì)不斷地進(jìn)步，我們每個(gè)人都可能會(huì)接觸到制度，制度是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，為了維護(hù)正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習(xí)、生活的秩序，保證國(guó)家各項(xiàng)政策的順利執(zhí)行和各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的應(yīng)用文。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒？以下是小編幫大家整理的文件管理制度，歡迎大家分享。
文件管理制度1
�。ㄒ唬┠康�
為規(guī)范管理本企業(yè)的安全生產(chǎn)規(guī)章制度，確保符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，符合本企業(yè)的特點(diǎn)，具有實(shí)際的指導(dǎo)意義，制訂本制度。
�。ǘ┻m用范圍
本制度適用于xx水泥有限公司安全生產(chǎn)規(guī)章制度，安全操作規(guī)程及其他安全生產(chǎn)文件的編制、發(fā)布、使用、評(píng)審、修訂等管理。
�。ㄈ┮�(guī)范性引用文件
《文件控制程序》
�。ㄋ模┞氊�(zé)
1.總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織制定、審核、簽發(fā)并落實(shí)本單位安全生產(chǎn)規(guī)章制度和、崗位安全操作規(guī)程和崗位生產(chǎn)責(zé)任制。
2.生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)實(shí)施對(duì)安全規(guī)章制度、崗位安全操作規(guī)程和崗位生產(chǎn)責(zé)任制文件的編制組織、審核修訂，包括與安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的外來(lái)文件。
3.各分廠(chǎng)、處室在職權(quán)范圍內(nèi)分工負(fù)責(zé)本單位的安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程和崗位生產(chǎn)責(zé)任制的編制和管理。
(五)管理要求
1.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的分類(lèi)、編號(hào)
1.1本企業(yè)的安全標(biāo)準(zhǔn)化文件主要包括：安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、崗位安全生產(chǎn)責(zé)任制、事故應(yīng)急救援預(yù)案等。
1.2安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的受控狀態(tài)
安全標(biāo)準(zhǔn)化文件分“受控”和“非受控”兩種形式。“受控”文件的發(fā)放對(duì)象為本公司與標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行有關(guān)的部門(mén)或個(gè)人。“受控”文件發(fā)放時(shí)其封面加蓋“受控”章，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并對(duì)持有者進(jìn)行登記，必要時(shí)蓋xx水泥有限公司專(zhuān)用章�！胺鞘芸亍蔽募贿M(jìn)行編號(hào)和記錄，可作為一次性文件提供給顧客，發(fā)出后不再進(jìn)行管理。
1.3安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的編號(hào)規(guī)則：
1.3.1公司自行編制的安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的編號(hào)規(guī)則：
注：
“WNXN”，是“xx水泥有限公司”的代碼
“WN”是，“威寧”的拼音第一個(gè)字母縮寫(xiě)；
“XN”，指公司名稱(chēng)“西南”；
“R”是指“記錄”；
“AQ”，指各安全文件的編號(hào)，安全生產(chǎn)規(guī)章制度WNXN-AQZD，操作規(guī)程WNXN-CZGC，安全責(zé)任制WNXN-AQZRZ等開(kāi)始編，需保留文件控制的相關(guān)記錄。
1.3.2國(guó)家行業(yè)地方等標(biāo)準(zhǔn)采用原編號(hào)。
2.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的編制
2.1生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)《安全生產(chǎn)管理制度匯編》，包括《應(yīng)急救援預(yù)案》《崗位安全操作規(guī)程》《崗位安全生產(chǎn)責(zé)任制》等文件的編寫(xiě)，按照安全標(biāo)準(zhǔn)化的13個(gè)要素進(jìn)行分解，各分廠(chǎng)、處室按照職權(quán)范圍負(fù)責(zé)本部門(mén)所涉及的安全標(biāo)準(zhǔn)化要素進(jìn)行安全文件的編寫(xiě)。
2.2 《安全生產(chǎn)管理制度匯編》至少包含下列內(nèi)容：安全目標(biāo)管理、安全生產(chǎn)責(zé)任制管理、法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理、安全投入管理、文件和檔案管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制管理、安全教育培訓(xùn)管理、特種作業(yè)人員管理、設(shè)備設(shè)施安全管理、建設(shè)項(xiàng)目安全“三同時(shí)”管理、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施驗(yàn)收管理、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施報(bào)廢管理、施工和檢維修安全管理、危險(xiǎn)物品及重大危險(xiǎn)源管理、作業(yè)安全管理、相關(guān)方及外用工（單位）管理、職業(yè)健康管理、勞動(dòng)防護(hù)用品（具）和保健品管理、安全檢查及隱患治理、應(yīng)急管理、事故管理、安全績(jī)效評(píng)定管理等。
2.3制度內(nèi)容要符合國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，應(yīng)符合本企業(yè)的'實(shí)際，不能照抄照搬。
2.4制度的編寫(xiě)人員應(yīng)了解國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，熟悉本企業(yè)的組織架構(gòu)和管理特點(diǎn)，確保合規(guī)性。制度的格式建議包括以下內(nèi)容：目的、適用范圍、規(guī)范性引用文件、職責(zé)、管理要求、記錄等。
2.5 《崗位安全操作規(guī)程》要涵蓋本企業(yè)的所有崗位（或設(shè)備），內(nèi)容要基于特定的危險(xiǎn)源（危害因素）辨識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)分析評(píng)價(jià)和控制。其格式建議包括以下內(nèi)容：目的、范圍、主要風(fēng)險(xiǎn)及控制措施、操作規(guī)程、安全注意事項(xiàng)、應(yīng)急處置、附件等。
2.6應(yīng)急預(yù)案的編寫(xiě)應(yīng)符合《生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位安全生產(chǎn)事故應(yīng)急預(yù)案編制導(dǎo)則》的要求，應(yīng)按規(guī)定評(píng)審，并報(bào)安監(jiān)部門(mén)備案。
3.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的會(huì)簽
3.1安全標(biāo)準(zhǔn)化文件草稿編制結(jié)束后，生產(chǎn)技術(shù)處應(yīng)將草稿發(fā)放到相關(guān)部門(mén)，或組織相關(guān)部門(mén)、人員討論，廣泛征求各部門(mén)人員的意見(jiàn)。
3.2各部門(mén)人員提出的意見(jiàn)，生產(chǎn)技術(shù)處應(yīng)做好記錄，斟酌采納后融入到其中。
4.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的審批
4.1《安全生產(chǎn)管理制度匯編》由生產(chǎn)技術(shù)處組織編寫(xiě)，生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)人審核后報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)編制的安全標(biāo)準(zhǔn)化文件由各單位自行起草，生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)人審核后報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3安全標(biāo)準(zhǔn)化文件在發(fā)布前，審核時(shí)規(guī)定發(fā)放范圍。
4.4各分廠(chǎng)、處室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核部門(mén)起草的文件，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的發(fā)布
5.1受控文件由行政人事處根據(jù)文件的發(fā)放范圍統(tǒng)一發(fā)放。
5.1．1公司重要安全文件、制度由行政人事處文件發(fā)放程序發(fā)放，發(fā)放途徑通過(guò)公司OA或ERP管理信息平臺(tái)發(fā)放到相關(guān)部門(mén)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)查閱，獲取存檔。
5.1．2一般的安全文件，由擬定文件部門(mén)，按文件發(fā)放程序發(fā)放，發(fā)放途徑通過(guò)公司OA或ERP管理信息平臺(tái)發(fā)放到相關(guān)部門(mén)或本部門(mén)，相關(guān)部門(mén)或本部門(mén)應(yīng)及時(shí)查閱，獲取存檔。
5.2安全標(biāo)準(zhǔn)化文件發(fā)放應(yīng)在《文件發(fā)放/回收登記表》上登記，受控文件應(yīng)記錄發(fā)放號(hào)，并有文件接收人簽名，保留發(fā)放記錄。
5.3各分廠(chǎng)編制的安全生產(chǎn)管理制度及崗位安全操作規(guī)程應(yīng)由行政人事處發(fā)放到相關(guān)崗位，并組織培訓(xùn)考核，保留記錄資料。
5.4安全標(biāo)準(zhǔn)化文件應(yīng)以公司正式文件發(fā)布。
5.5各分廠(chǎng)、處室應(yīng)嚴(yán)格按照安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的要求執(zhí)行。
6.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的使用
6.1文件使用人的受控文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，應(yīng)向辦公室辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件。補(bǔ)發(fā)新文件，分發(fā)號(hào)不變。
6.2文件使用人丟失受控文件應(yīng)向行政人事處報(bào)告，說(shuō)明丟失原因，經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)新文件。
6.3行政人事處保存相關(guān)《受控文件目錄》。
7.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的評(píng)審
7.1公司每年至少組織一次對(duì)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度和操作規(guī)程、崗位安全生產(chǎn)責(zé)任制的執(zhí)行情況及適用情況進(jìn)行全面檢查和評(píng)估，并編寫(xiě)評(píng)估報(bào)告。
7.2個(gè)別文件因可操作性等原因需要臨時(shí)評(píng)審的，由使用單位提出，生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)組織安全標(biāo)準(zhǔn)化文件評(píng)審，以確定是否需要修改。
7.3出現(xiàn)下列情況時(shí)，評(píng)審工作可以立即開(kāi)展，確保安全規(guī)章制度和安全操作規(guī)程的適用性和有效性：
7.3.1國(guó)家安全生產(chǎn)新的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)及其他要求在官方媒體公布或通過(guò)文件精神下達(dá)時(shí)。
7.3.2省市等上級(jí)部門(mén)安全生產(chǎn)行政管理部門(mén)新下發(fā)的安全管理相關(guān)文件通知時(shí)。
7.3.3公司新工藝新技術(shù)、新裝置、新產(chǎn)品和新方法的投入使用時(shí)。
7.3.4當(dāng)發(fā)生事故時(shí)，工藝技術(shù)材料等發(fā)生變更時(shí)。
7.3.5企業(yè)發(fā)生并購(gòu)重組時(shí)。
8.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的修訂
8.1制定文件修訂的計(jì)劃，并根據(jù)文件評(píng)審結(jié)果、安全檢查反饋的問(wèn)題、生產(chǎn)安全事故案例和績(jī)效評(píng)定結(jié)果等，對(duì)安全生產(chǎn)規(guī)章制度及崗位安全操作規(guī)程進(jìn)行修訂，確保其有效和適用；
8.2安全標(biāo)準(zhǔn)化文件需要更改時(shí)，應(yīng)有文件更改人書(shū)面說(shuō)明原因及更改內(nèi)容；重大更改（如技術(shù)等）還應(yīng)附有充分的理由和依據(jù)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字，文件主管部門(mén)審核后，報(bào)原文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。原批準(zhǔn)人發(fā)生變化或其職能發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)報(bào)接替其職能的人員批準(zhǔn)。
8.3安全標(biāo)準(zhǔn)化文件經(jīng)修改后應(yīng)注明修改狀態(tài)，自0開(kāi)始順序編號(hào)，修改頁(yè)超過(guò)2/3時(shí)應(yīng)換版。
8.4安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的換版和文件的作廢及銷(xiāo)毀要進(jìn)行登記。
9.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的管理
9.1經(jīng)批準(zhǔn)的文件應(yīng)按文件的編號(hào)規(guī)則予以編號(hào)登記。文件起草部門(mén)應(yīng)將文件原稿和批文交辦公室保存。以媒體形式存放文件應(yīng)加密/將磁盤(pán)標(biāo)識(shí)存檔。
9.2需臨時(shí)借閱安全標(biāo)準(zhǔn)化文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)安全文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并予以登記，借閱者應(yīng)在規(guī)定的日期時(shí)間內(nèi)歸還文件。文件原稿不對(duì)外借閱。
9.3文件復(fù)印和拷貝需填寫(xiě)申請(qǐng)單，由行政人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自打印復(fù)印和拷貝。
文件管理制度2
為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門(mén)、車(chē)間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放：
(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷(xiāo)部辦公室以本部門(mén)名義構(gòu)成且在本部門(mén)管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門(mén)之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專(zhuān)人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
(2)各部門(mén)需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書(shū)面寫(xiě)明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門(mén)的所有文件，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門(mén)負(fù)責(zé)人不在，由部門(mén)在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門(mén)負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門(mén)內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員，再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀(guān)，由原編制構(gòu)成的部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可)，連同編制構(gòu)成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)狀況，可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線(xiàn)劃掉原字句，在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫(xiě)上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章。
3、文件的換頁(yè)：
(1)任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改，需換頁(yè)的，由原編制構(gòu)成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明換頁(yè)狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。
(2)所有需換頁(yè)的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁(yè)銷(xiāo)毀。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度匯總、部門(mén)調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門(mén)或新文件編制構(gòu)成部門(mén)負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門(mén)，對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無(wú)效材料清理回收一次。
(4)所有回收的.文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷(xiāo)毀。
5、其它規(guī)定：
(1)任何部門(mén)以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理、公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門(mén)的相互配合。
(2)無(wú)論部門(mén)或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門(mén)提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門(mén)復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無(wú)效版本的混淆。
(4)所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門(mén)需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
文件管理制度3
1、資料室要確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)歸檔、借閱、防火防盜工作，并將責(zé)任人員名單張貼在資料室入口處。未經(jīng)責(zé)任人許可，其它人員不得進(jìn)入。
2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續(xù)，按期歸還。
3、資料室內(nèi)嚴(yán)禁生明火，嚴(yán)禁吸煙。
4、資料管理員要定期檢查和維護(hù)電器及照明線(xiàn)路，定期檢查電源開(kāi)關(guān)和電源插座插頭。
5、資料室內(nèi)要配齊各類(lèi)消防設(shè)施，定期檢查并及時(shí)更換。資料室管理員要熟知消防設(shè)施擺放位置和使用方法。
6、工作人員離開(kāi)資料室時(shí)，要鎖好門(mén)窗，切斷室內(nèi)一切電源。
7、室內(nèi)資料要統(tǒng)一編碼并擺放整齊，室內(nèi)干燥、通風(fēng)流暢并留足安全通道。
8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設(shè)備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。
9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內(nèi)墻。
文件管理制度4
1、總檢員對(duì)二級(jí)維護(hù)以上竣工出廠(chǎng)車(chē)輛，簽發(fā)機(jī)動(dòng)車(chē)維修竣工出廠(chǎng)合格證。
2、合格證由資料管理員負(fù)責(zé)保管，視生產(chǎn)情況由專(zhuān)人持道路運(yùn)輸許可證副本到管理部門(mén)購(gòu)領(lǐng)。
3、合格證由總檢員向資料管理員領(lǐng)取，資料管理員須建立合格證領(lǐng)用、簽發(fā)臺(tái)帳。
4、總檢員須逐項(xiàng)填寫(xiě)合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發(fā)后合格證存根交由資料管理員保存。
文件管理制度5
一、總則
1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達(dá)、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件，同級(jí)相關(guān)方函、電、來(lái)文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來(lái)函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。
二、文件的分類(lèi)
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時(shí)文件(指時(shí)效性較強(qiáng)的文件)。本制度的內(nèi)行文所指的是正式文件。
三、內(nèi)行文的管理
1、內(nèi)行文的范圍：
凡是以公司名義對(duì)內(nèi)發(fā)布的`制度、辦法、通知、決定、決議、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬內(nèi)行文范圍。
2、內(nèi)行文的編號(hào)
各部門(mén)發(fā)放文件之前，應(yīng)交至辦公室統(tǒng)一編號(hào)并留存一份(見(jiàn)附件一《編號(hào)規(guī)則》)。
3、格式要求(附件二)
⑴、每一頁(yè)頁(yè)眉右側(cè)注明公司名稱(chēng)并用五號(hào)宋體加粗字體。
�、�、每一頁(yè)頁(yè)腳中心注明頁(yè)數(shù)和總頁(yè)數(shù)，其中總頁(yè)數(shù)用“()”括起。
�、恰⒃谑醉�(yè)正文上方注明文件的編號(hào)、生效時(shí)間、修訂時(shí)間、總頁(yè)數(shù)、擬定部門(mén)，簽發(fā)人。
�、取⑽募䴓�(biāo)題使用宋體小二號(hào)字居中。
�、�、正文使用小四或四號(hào)宋體，行間距1.5倍。
�、�、主題詞/抄報(bào)/抄送使用小四或四號(hào)宋體。
�、恕⒐救Q(chēng)：在落款、合同文本等情形必須用全稱(chēng)。
注：主題詞即文件內(nèi)容的關(guān)鍵詞。抄報(bào)適用于需了解文件內(nèi)容的公司管理層，抄送適用于需了解文件內(nèi)容的相關(guān)單位、部門(mén)及同級(jí)部門(mén)。
4、辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)起草的文件格式進(jìn)行審核，對(duì)不符合格式要求的，有權(quán)退回并按要求格式改正。
文件管理制度6
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫(xiě)、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開(kāi)展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫(xiě)、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。
3、職責(zé)
3.1各職能部門(mén)負(fù)責(zé)工作文件的編寫(xiě)、收集和存檔。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門(mén)根據(jù)工作需求編寫(xiě)文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類(lèi)別
5.2.1受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件;
e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶(hù)登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的'文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件:2
c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號(hào)
x-x.x-xx
文件盒編號(hào)
同號(hào)柜序列號(hào)
文件柜編號(hào)
文件類(lèi)別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門(mén)對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫(xiě)、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門(mén)別類(lèi)包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類(lèi)別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門(mén)工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專(zhuān)項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類(lèi)文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶(hù))因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。
f)外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門(mén),如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪(fǎng)單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫(xiě)復(fù)印文件的名稱(chēng),復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫(xiě)[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷(xiāo)毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷(xiāo)毀處理。
5.9.2在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷(xiāo)毀。文件銷(xiāo)毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷(xiāo)毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷(xiāo)毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷(xiāo)毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門(mén)書(shū)面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號(hào)
名稱(chēng)
編號(hào)
存放地點(diǎn)
存放時(shí)間
1
[印制文件登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄](méi)
qr--wd01--02--02
辦公室
長(zhǎng)期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[文件復(fù)印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷(xiāo)毀文件登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
文件管理制度7
1 目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻(xiàn),特制定本制度。
本制度適用于本廠(chǎng)與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
2 職責(zé)
2.1 安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定本制度,并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2.2 各單位負(fù)責(zé)本單位文件檔案的.管理,并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各單位安全員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
3 內(nèi)容
3.1 文件資料收集 安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1 國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。
3.1.2 上級(jí)主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。
3.1.3 本廠(chǎng)安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
3.1.4 安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。
3.1.5 各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。
3.1.6 供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7 安全設(shè)施檢測(cè)、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。
3.1.8 安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。
3.2.2 應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,案時(shí)間永久、長(zhǎng)期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理,分類(lèi)歸檔。
3.2.3 各單位在每年2月底前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔,統(tǒng)一保存。
3.2.4 各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明,編寫(xiě)頁(yè)碼,填寫(xiě)卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5 不同價(jià)值,不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案應(yīng)入柜上架,科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2 應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)措施,防止檔案損壞。
3.4 檔案借閱
3.4.1 文件資料檔案借閱,必須借閱手續(xù),借閱當(dāng)案要注意保護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說(shuō)明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2 借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3 歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記本上注銷(xiāo)。
3.5 檔案銷(xiāo)毀
對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷(xiāo)毀,必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄。
4 相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
5本制度由安全管理部門(mén)制定并負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實(shí)施。
文件管理制度8
一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負(fù)責(zé)。
二、對(duì)上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的'核定、登記。
三、本單位外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
五、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
文件管理制度9
�。ㄒ唬┠康�
建立主要安全生產(chǎn)過(guò)程、事件、活動(dòng)、檢查的安全記錄檔案，并加強(qiáng)對(duì)安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產(chǎn)服務(wù),規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷(xiāo)毀程序,特制定本規(guī)定。
�。ǘ┻m用范圍
本制度適用于公司的文件、檔案管理。
（三）規(guī)范性引用文件
《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》
《中華人民共和國(guó)檔案法》
�。ㄋ模┞氊�(zé)
1、行政人事處負(fù)責(zé)公司安全文件和檔案的日常管理。
2、公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的安全記錄和檔案的管理。
�。ㄎ澹┕芾硪�
1.檔案管理范圍
1.1公司對(duì)涉及主要安全生產(chǎn)過(guò)程、事件、活動(dòng)、檢查的安全生產(chǎn)資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實(shí)施檔案管理。
1.2對(duì)一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。
2.保管事項(xiàng)
2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管，要符合國(guó)家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類(lèi)清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風(fēng)干燥。
2.2重要的文件檔案，要按時(shí)歸檔，存放在公司檔案室。
2.3一般文件、記錄，由各分廠(chǎng)、處室自行按規(guī)定保管。
2.4保管檔案的場(chǎng)所要做到有專(zhuān)人負(fù)責(zé)、配備滅火器材，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)志。
2.5檔案箱、柜；鑰匙專(zhuān)人保管。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應(yīng)科學(xué)、規(guī)范，便于查找。
3.歸檔時(shí)間
3.1辦理完畢的.文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔。
3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一經(jīng)識(shí)別就立即歸檔。
3.4凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。
4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案，技術(shù)人員登記后方可查閱，其它人員須部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；如查閱財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門(mén)主管批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù)，原件不外借，確因工作需要，須經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)，予以復(fù)制。
5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同(協(xié)議)，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，任何人不得查閱、借閱。
5.4專(zhuān)業(yè)工具書(shū)，一律實(shí)行先歸檔保存，再辦理借閱手續(xù)，如長(zhǎng)期使用的，部門(mén)內(nèi)部應(yīng)自備一本。
5.5外單位來(lái)公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)同意。
5.6每次借閱檔案資料時(shí)間最長(zhǎng)為半個(gè)月，可以續(xù)借，到期由檔案室人員負(fù)責(zé)催討，如須長(zhǎng)期使用的部門(mén)內(nèi)部則復(fù)印予以備份，并保證文件內(nèi)容不得外泄。
5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛(ài)護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，使用過(guò)程中嚴(yán)禁在檔案、資料上劃線(xiàn)、標(biāo)號(hào)涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生，違者嚴(yán)肅處理。
6.保密事項(xiàng)
6.1檔案管理人員要自覺(jué)遵守保密紀(jì)律，檔案內(nèi)容不外傳。嚴(yán)禁任何人私自保管檔案。
6.2對(duì)公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì)議材料各部門(mén)進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放
6.3保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)，不得擅自多印留存。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級(jí)進(jìn)行管理，復(fù)制中形成的廢頁(yè)應(yīng)作為密件銷(xiāo)毀。
6.4絕密級(jí)文件、資料和密碼電報(bào)不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。
6.5報(bào)廢的、過(guò)期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進(jìn)檔的草稿紙，要進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，送往有關(guān)地點(diǎn)監(jiān)督銷(xiāo)毀，確保保密安全。
6.6對(duì)夠不上密級(jí)又不宜公開(kāi)的檔案，可劃為“內(nèi)部”。
6.7密級(jí)和保密期限的確定和變更以及解密，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險(xiǎn)柜中單獨(dú)存放。
6.10定期檢查檔案保密工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，防止泄密事件發(fā)生，對(duì)造成泄密事件的責(zé)任者，要視情節(jié)嚴(yán)肅處理。
7.修改、補(bǔ)充事項(xiàng)
7.1修改、補(bǔ)充科技檔案，必須填寫(xiě)修改、補(bǔ)充申請(qǐng)單，并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可修改，任何個(gè)人或部門(mén)不得擅自改動(dòng)。
7.2檔案室必須對(duì)自己歸檔的科技檔案的修改，進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
8.銷(xiāo)毀
8.1檔案室對(duì)已保管期滿(mǎn)，擬銷(xiāo)毀檔案提出存毀的初步意見(jiàn)，并對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案按類(lèi)別登記，由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷(xiāo)毀或續(xù)存，分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。
8.2匯總初審意見(jiàn)，編造檔案銷(xiāo)毀清單。銷(xiāo)毀清單是準(zhǔn)備銷(xiāo)毀案卷的登記簿。同時(shí)還應(yīng)該撰寫(xiě)一份銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報(bào)告。
8.3銷(xiāo)毀清單連同銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報(bào)告送交公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。
8.4銷(xiāo)毀時(shí)要進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。
經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，必須送指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀，不準(zhǔn)出賣(mài)或做其它用；銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須派專(zhuān)人護(hù)送到指定地點(diǎn)，由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上注明"已銷(xiāo)毀"字樣和銷(xiāo)毀日期，監(jiān)銷(xiāo)人要簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案仍繼續(xù)保存，并再銷(xiāo)毀清單上詳細(xì)注明。
8.5檔案銷(xiāo)毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷(xiāo)毀清單歸檔。
對(duì)已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽批，對(duì)審批同意銷(xiāo)毀的材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門(mén)銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀記錄上簽字。
文件管理制度10
(一)總則
第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠(chǎng)的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦(以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條公文的簽收
1.凡來(lái)廠(chǎng)公啟文件(除廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的`"四對(duì)口"核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條公文的編號(hào)保管
1.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見(jiàn)"兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。
5.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1.全廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠(chǎng)部，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用于：
公布全廠(chǎng)規(guī)章制度;
轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠(chǎng)文件;
公布工廠(chǎng)體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
公布全廠(chǎng)性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項(xiàng);
3.黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用于：
對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠(chǎng)日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。
5.凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定：
1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠(chǎng)部提出申請(qǐng);
2.黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě);
4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠(chǎng)部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚;
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;
9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印;
11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后，由兩辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
文件管理制度11
(一) 質(zhì)量文件包括各類(lèi)文件、手冊(cè)、作業(yè)指導(dǎo)書(shū),有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程,試驗(yàn)檢驗(yàn)質(zhì)量活動(dòng)記錄等。
(二) 建立收發(fā)文件記錄,建立質(zhì)量體系文件清單,及時(shí)收集整理質(zhì)量活動(dòng)記錄(樣品臺(tái)帳、試驗(yàn)記錄、試驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)臺(tái)帳等)。
(三) 質(zhì)量文件由資料員建立檔案分類(lèi)妥善保管。
(四) 工程試驗(yàn)檢測(cè)資料,由資料員隨著工程進(jìn)展及時(shí)整理并負(fù)責(zé)歸檔保管,工程竣工后移交技術(shù)部門(mén)統(tǒng)一歸檔上繳項(xiàng)目部。
(五) 及時(shí)下載有關(guān)方面的電子文件、通知,經(jīng)主任簽閱后編碼登記,作為有效文件。
(六) 內(nèi)部文件和資料,對(duì)他人復(fù)制或拷貝,須經(jīng)主任批準(zhǔn)。
(七) 過(guò)期資料的銷(xiāo)毀嚴(yán)格履行報(bào)批手續(xù),并造冊(cè)登記入檔。
文件管理制度12
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。
一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
二、公文的簽收
1.凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室登記簽收。
2. 公文的編號(hào)保管
(1)、辦公室對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。
(2)、公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
3. 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
(1)、凡正式文件均需由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要立即辦。
(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。
(3)、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。
4.文件的傳閱與催辦
(1)、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級(jí)的'文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”，“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
(3)、文件閱完后，應(yīng)送交辦公室，切忌橫傳。
(4)、辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
文件管理制度13
一、總經(jīng)辦設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的管理工作，對(duì)收到的公文做到及時(shí)拆封、分類(lèi)、編號(hào)登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批，緊急文件或會(huì)議通知收到后立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門(mén)辦理；其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，再由總經(jīng)辦專(zhuān)人按批示范圍進(jìn)行送閱，嚴(yán)禁個(gè)人、部門(mén)之間自行橫傳。部門(mén)閱辦后的公文（包括按文件要求報(bào)出的詳細(xì)資料、附件等）應(yīng)及時(shí)主動(dòng)地退給總經(jīng)辦，以做好文件歸檔工作。
三、凡本公司外發(fā)的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進(jìn)行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報(bào)出；要求做到一文一事，按級(jí)上報(bào)，用詞及格式規(guī)范，嚴(yán)禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進(jìn)行登記編號(hào)。
四、部門(mén)或個(gè)人借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的.文件按文書(shū)檔案管理有關(guān)規(guī)定分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)，歸檔。
五、嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)有密級(jí)的文件應(yīng)嚴(yán)加管理，辦理完畢后應(yīng)立即退回，并核點(diǎn)份數(shù)，隨時(shí)存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。
六、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時(shí)報(bào)告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，情況嚴(yán)重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。
文件管理制度14
第一條為充分發(fā)揮技術(shù)文件在工作中的指導(dǎo)作用，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，根據(jù)公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條技術(shù)文件管理內(nèi)容主要包括：產(chǎn)品圖紙、設(shè)計(jì)委托單、與技術(shù)相關(guān)的各種資料、外來(lái)技術(shù)圖紙資料等。
第四條技術(shù)文件的簽收：所有技術(shù)文件均由資料員登記簽收。
第五條技術(shù)文件的編號(hào)保管:所有技術(shù)文件均由技術(shù)資料員分類(lèi)登記編號(hào)、保管。
1.產(chǎn)品圖紙必須由設(shè)計(jì)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、審核人、批準(zhǔn)人簽名后才能歸檔保管。
2.技術(shù)文件的審批應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的技術(shù)文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將技術(shù)文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未歸檔的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.審批技術(shù)文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天審批完后應(yīng)在下班前將文件交技術(shù)資料員，審批文件一般不得超過(guò)兩天，審批后應(yīng)簽名。如有更改處，有關(guān)人員按文件所提要求和批示辦理有關(guān)事宜。
4.審批時(shí)不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
第七條發(fā)文的規(guī)定：技術(shù)文件的正式下發(fā)均由技術(shù)資料管理員負(fù)責(zé)。
第八條發(fā)文的范圍：在公司日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作中，需有關(guān)圖紙、技術(shù)文件等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由技術(shù)資料管理員登記發(fā)放。
第九條發(fā)文程序規(guī)定：各職能部門(mén)需要相關(guān)技術(shù)文件資料時(shí),生產(chǎn)、質(zhì)檢、業(yè)務(wù)項(xiàng)目及外協(xié)可憑生產(chǎn)任務(wù)單領(lǐng)取其復(fù)印件,經(jīng)加蓋圖紙審核章后生效；要求配合資料管理員作好登記工作。
第十條各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱文件，需登記填寫(xiě)文件借閱登記表,經(jīng)資料管理員確認(rèn)后方可借閱使用。
第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，按時(shí)歸還。不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條技術(shù)資料管理員對(duì)承辦的文件應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的`文件和要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十三條文件的歸檔范圍：產(chǎn)品圖紙、與技術(shù)相關(guān)的各種資料、外來(lái)技術(shù)圖紙資料等。
第十四條文件更改
1.圖紙更改應(yīng)填寫(xiě)設(shè)計(jì)更改申請(qǐng)表。
2.文件更改時(shí)，要求在文件上做出記錄。
3.圖紙更改完畢后要?dú)w檔，同時(shí)要填寫(xiě)設(shè)計(jì)更改通知單，經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理或其代理人批準(zhǔn)后發(fā)放到各相關(guān)部門(mén)。
第十五條對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，應(yīng)定期清理造冊(cè)，并做好作廢登記及辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
第十六條經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)派專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。
第十七條圖紙發(fā)放登記表：BN/QR-423-09。
第十八條圖紙文件借閱登記表：BN/QR-423-10。
第十九條文件更改申請(qǐng)/通知單：BN/QR-423-04。
文件管理制度15
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的.管理。
三、職責(zé)
1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2、各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核；
3、各部門(mén)安全員負(fù)責(zé)本部門(mén)文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報(bào)公司安全職能部門(mén)備案。
四、內(nèi)容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：
�。�1）國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其它要求；
�。�2）上級(jí)主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等；
�。�3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等；
（4）安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；、
�。�5）各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等；
�。�6）供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；
�。�7）安全設(shè)施檢測(cè)、檢驗(yàn)報(bào)告、記錄等；
（8）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告等；
2、立卷歸檔
�。�1）、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；
�。�2）、應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，立案時(shí)間分永久、長(zhǎng)期和短期三種，進(jìn)行時(shí)間整理、分類(lèi)歸檔；
（3）、安保部在每年1月份前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存；
（4）、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄；
�。�5）、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷；
3、檔案保管
（1）、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；
�。�2）、應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；
�。�2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人；
�。�3）、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷(xiāo)；
5、檔案銷(xiāo)毀
對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀，必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄；
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負(fù)解釋?zhuān)园l(fā)布之日起實(shí)施。
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