公文管理制度（通用15篇）

　　在當(dāng)下社會，越來越多地方需要用到制度，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用，是他們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。擬定制度的注意事項(xiàng)有許多，你確定會寫嗎？以下是小編幫大家整理的公文管理制度，歡迎大家分享。

　　公文管理制度 1

　　一、公文的辦理

　　（一）簽收、整理、登記

　　所有收文實(shí)行辦公室“一個口子”進(jìn)，送達(dá)文件的簽收、文件交換、所收信函均由專人簽收。所有收文經(jīng)簽收人整理登記，并附公文處理標(biāo)簽。

　�。ǘ�）擬辦、分發(fā)

　　經(jīng)整理的文件由辦公室主任提出擬辦意見后呈送委領(lǐng)導(dǎo)批辦。

　�。ㄈ�）批辦

　　文件分發(fā)后，無特殊情況，委領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)于一個工作日內(nèi)簽示處理意見。

　�。ㄋ模﹤魉�

　　根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)批示，由辦公室登記批示意見后，分別送承領(lǐng)導(dǎo)班子成員及各科室，閱文人簽字后，及時返還辦公室。文件如需留存由辦公室復(fù)印保留，文件原件需交辦公室存檔。

　�。ㄎ澹┏修k

　　承辦單位應(yīng)將所承辦文件進(jìn)行登記，以方便跟蹤文件辦理進(jìn)度，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和文件內(nèi)容要求辦理，辦理結(jié)果及時反饋。

　�。�六）催辦

　　規(guī)定期限辦理和回復(fù)的，辦公室需單獨(dú)登記，并定期催辦。

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　　辦理完畢的文件由辦公室暫存，每年向縣檔案局移交一次。

　　（八）文件的復(fù)印、借閱。借閱一般文件應(yīng)履行借閱手續(xù)，借閱保密文件應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，所有借閱文件應(yīng)按時歸還。秘級文件不得復(fù)印。

　　二、發(fā)文管理

　　業(yè)務(wù)性文件由相關(guān)科室負(fù)責(zé)擬稿，綜合性文件由綜合科負(fù)責(zé)擬稿；科室擬稿件需經(jīng)分管負(fù)責(zé)人進(jìn)行核稿，報主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)后的`公文送辦公室進(jìn)行登記編號。辦公室負(fù)責(zé)對所有發(fā)文的審核，對發(fā)文對象、字體、字號等按公文發(fā)文規(guī)范格式進(jìn)行把關(guān)，文件印制后統(tǒng)一繕印，用印后的文件應(yīng)保留兩份隨擬稿封面、草稿、清稿、相關(guān)附件材料一起由辦公室留存，同時保存電子文檔。

　　公文管理制度 2

　�。ㄒ唬┕�文的擬稿、審批程序。

　　1、以學(xué)校名義報上級機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)主管部門的公文，下發(fā)學(xué)校各處室的公文，根據(jù)其業(yè)務(wù)內(nèi)容，由主管科室代校草擬稿。

　　2、有關(guān)處室代校草擬的文件，應(yīng)一律送校辦復(fù)查，并由校辦公室送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。若需有關(guān)處室會簽的，應(yīng)在會簽后送校辦公室復(fù)核，再送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。

　　3、凡已向全校部署了的工作，一般不另行文，會議文件一般不重發(fā)。

　　4、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，原則上不得改動，若需改動，須經(jīng)原簽發(fā)人同意。

　�。ǘ�）公文的處理和貫徹執(zhí)行

　　1、凡收到的一般公文，在收文人登記編號后交辦公室主任批辦，重要文件由辦公室送主管領(lǐng)導(dǎo)后，按照職責(zé)交有關(guān)處室辦理。

　　2、各部門對來往文件應(yīng)有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行登記、編號，并妥善保管。

　　3、需要答復(fù)和急辦的.公文要迅速辦理，辦公室須注明承辦處室，要求完成日期等內(nèi)容。辦公室主任要負(fù)責(zé)檢查、催辦、防止漏辦和延誤。辦理完結(jié)，辦公室應(yīng)填寫完成情況和日期。

　　4、發(fā)出的公文和歸檔的公文要加蓋公章。

　　5、公文管理制度由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行，并定期檢查全校各處室執(zhí)行情況，將檢查結(jié)果，向主管校領(lǐng)導(dǎo)匯報。

　　公文管理制度 3

　　1、總則

　　（1）為了規(guī)范辦公文具用品的管理，特制訂本制度。

　�。�2）本辦法所稱辦公文具為消耗品、管理消耗品及管理品三種。

　　1）消耗品。消耗品包括筆記本、信紙、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮檫、復(fù)寫紙、便條紙、橡皮、夾子、水蠟、卷宗、標(biāo)簽、打印油、訂書釘?shù)取?/p>

　　2）管理消耗品。管理消耗品包括簽字筆、白板筆、熒光筆、修正液、筆式擦、打印臺、電池等。

　　3）管理品。管理品包括訂書機(jī)、打孔機(jī)、打碼機(jī)、大型削筆器、計算器、鋼筆、算盤、剪刀、美工刀、姓名單、直尺、印泥、日期章、日期戳等。

　　2、文具用品的采購

　�。�1）綜合部可向文具批發(fā)商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應(yīng)酌量庫存，特殊文具綜合部無法采購者，可以經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理審批同意后自行采購。

　�。�2）印刷品（如信紙、信封、表格等）除公司特殊表單外，其印刷、保管均由綜合部申請。

　�。�3）文具的申請應(yīng)于每月28日由各部門提出辦公用品申請單交綜合部統(tǒng)一采購，次月5日發(fā)放。但管理性文具的領(lǐng)用不受上述時間限制。

　　3、文具用品的發(fā)放

　　（1）消耗品可依據(jù)歷史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)）、經(jīng)驗(yàn)法則

　�。ü烙嬒�耗時間）設(shè)定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月每人發(fā)放1支），并可隨部門或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時間。

　�。�2）管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，但純消耗品不在此限。

　�。�3）管理性文具列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。

　　4、文具用品的`領(lǐng)用

　　文具用品的領(lǐng)用為分個人領(lǐng)用和部門領(lǐng)用。

　�。�1）個人領(lǐng)用是指個人使用保管用品，如水性筆、橡皮檫、筆記本等。

　　（2）部門領(lǐng)用是指本公司共同使用用品，如訂書機(jī)、打印機(jī)等。

　　（3）每人及部門設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用登記表”由綜合部統(tǒng)一保管，在文具領(lǐng)用時分別登記，并控制文具領(lǐng)用狀況。

　�。�4）新進(jìn)員工入職時由各部門提出文具申請表向綜合部領(lǐng)用文具，并做登記；人員離職時，應(yīng)將剩余文具及列管文具一并繳交綜合部。

　�。�5）文具嚴(yán)禁帶回家。

　　公文管理制度 4

　　第一章辦公物品的購買

　　辦公物品購買細(xì)則

　　第一條原則

　　為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，所有辦公用品的購買，都應(yīng)由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

　　第二條辦公物品的訂購

　　根據(jù)本部門日常辦公必需品的消耗水平，向行政通報，確定訂購數(shù)量。

　　第三條采購辦法

　　在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。

　　第四條訂購單

　　在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門還必須另填一份訂購單，經(jīng)行政部門確認(rèn)后，直接向有關(guān)商店訂購。

　　行政部門必須依據(jù)訂購單，填寫“訂購進(jìn)度控制卡”，卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及向哪個商店訂購等等。

　　第五條跟蹤

　　按訂購單以及訂購進(jìn)度控制卡檢查所訂購辦公用品，以及在預(yù)定日期送到與否。

　　第六條驗(yàn)貨

　　所訂購辦公用品送到后，按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保沒有問題后，在送貨單上加蓋印章，表示收到。然后，在訂購進(jìn)度控制卡上作好登記，寫明到貨日期、數(shù)量等等。

　　第七條付款

　　收到辦公用品后，對照訂貨單與訂購進(jìn)度控制卡，開具支付傳票，經(jīng)經(jīng)理簽字蓋章，作好登記，轉(zhuǎn)交財務(wù)部負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。

　　第八條分發(fā)

　　辦公用品原則上由公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下進(jìn)行采購。在這種情況下，行政部門有權(quán)進(jìn)行審核，并且把審核結(jié)果連同申請書一起交付監(jiān)督部門保存，以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據(jù)。

　　第二章報廢處理

　　第九條報廢與更換處理

　　1、對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的.其他有關(guān)事項(xiàng)。

　　2、報廢成立后才能給予新的辦公用品。

　　3、報廢品必須符合《辦公用品報廢審核規(guī)定》

　　第三章辦公物品的保管

　　第十條填寫清單

　　所有入庫辦公用品，都必須一一填寫入庫清單。

　　第十一條保管

　　必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃，必要時要實(shí)行防蟲等保全措施。第十二條印刷品與紙張管理

　　印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準(zhǔn)，對領(lǐng)用的數(shù)量隨時進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減，計算出余量。如果消耗品用完，立即寫報告遞交行政主管。

　　第十三條持有量調(diào)查

　　必須對總公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品持有量進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查方式是，定期對每月領(lǐng)用量、使用量以及余量作出統(tǒng)計，向上報告。行政部對報告進(jìn)行核對，檢查各部門所報統(tǒng)計數(shù)據(jù)是否與記錄相一致。最后把報告分部門進(jìn)行編輯保存。

　　第四章對辦公物品使用的監(jiān)督與調(diào)查

　　第十四條調(diào)查內(nèi)容

　　對公司各部門進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括：

　　1、核對用品領(lǐng)用單據(jù)與用品清單。

　　2、核對用品申請書與實(shí)際使用情況。

　　3、核對用品領(lǐng)用清單與實(shí)際用品清單。

　　公文管理制度 5

　　第一條發(fā)文

　　1、公司各部門擬發(fā)稿（文）件，均須填制文件簽發(fā)單，報總經(jīng)理簽發(fā)。

　　2、人事行政部需定專人對每份文件作好文號編制，及時準(zhǔn)確按要求發(fā)送至相關(guān)單位、部門，并認(rèn)真作好文件簽收工作。

　　3、外送文件，經(jīng)辦人須用公司標(biāo)準(zhǔn)信封封存，并送（郵）至相關(guān)單位或上級部門，力求準(zhǔn)確、無誤。

　　第二條打印

　　1、公司公文的打印工作由人事行政部負(fù)責(zé)。

　　2、公司各級部門所需打印的公文或其它文字資料，均由部門專人（文員）負(fù)責(zé)。

　　3、各類公文及資料的'校稿由提供公文或資料的部門（人員）負(fù)責(zé)。

　　4、公司各類公文、文件、通知，人事行政部須分類存檔一份。

　　第三條收文

　　1、凡外來文件或參會人員帶回的會議文件，任何部門或個人收到后均應(yīng)及時交至人事行政部，不得無故截留文件。

　　2、人事行政部收文后應(yīng)及時作好收文登記工作，并根據(jù)文件精神或要求，認(rèn)真填寫公文處理傳閱單，經(jīng)人事行政部主管閱后及時由專人將文件送至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處予以辦理。

　　第四條傳閱

　　1、人事行政部須及時準(zhǔn)確地將傳閱文件按文件處理要求送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處。

　　2、人事行政部在規(guī)定時間內(nèi)應(yīng)及時收回傳閱文件，不得有漏、損、銷情況發(fā)生。

　　3、文件閱示人須認(rèn)真閱文，并根據(jù)文件精神及公司要求布置好本部門或相關(guān)人員執(zhí)行文件所要求事項(xiàng)，并在文件傳閱單上簽閱意見。

　　4、人事行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批閱意見及文件精神，對執(zhí)行未果的部門應(yīng)督辦，直至將公司領(lǐng)導(dǎo)意見及指示落到實(shí)處，并將執(zhí)行情況報公司領(lǐng)導(dǎo)。

　　公文管理制度 6

　　公文處理是指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效、準(zhǔn)確、及時、安全。根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本規(guī)定。

　　一、公文處理應(yīng)遵循的一般原則

　�。ㄒ唬┦褂梅ǘǖ墓�文文種制發(fā)公文。即以黨的機(jī)關(guān)使用的14種公文種類和國家行政機(jī)關(guān)使用的13種公文種類制發(fā)公文。

　　（二）使用規(guī)定的公文格式制發(fā)公文，制發(fā)公文時，必須符合公文的文面格式、公文用紙格式和公文編排、打印與裝訂格式。

　�。ㄈ�）遵守行文規(guī)則。在行文時，要堅(jiān)持注重實(shí)效、“少而精”、黨政分工、根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系、聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)必須是同級等規(guī)則。特別在辦理請示行文時，要堅(jiān)持請示事項(xiàng)必須協(xié)調(diào)一致、只寫一個主送機(jī)關(guān)和一文一事的'原則，不得在報告等其它非請示公文中夾帶請示事項(xiàng)和直接向領(lǐng)導(dǎo)個人報送公文。

　　二、發(fā)文辦理

　�。ㄒ唬┌l(fā)文辦理的一般程序

　　發(fā)文辦理的程序包括：草擬、審核、簽發(fā)、登記、復(fù)核、打印、分發(fā)、傳遞等工作。

　�。ǘ�）公文草擬的要求

　　1、符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的指示，準(zhǔn)確地體現(xiàn)本局工作意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文內(nèi)容相銜接。

　　2、全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，提出的政策、措施等切實(shí)可行。

　　3、觀點(diǎn)明確，情況屬實(shí)，內(nèi)容充實(shí)，條理清晰，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。

　　4、人名、地名、時間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。時間應(yīng)寫具體的年月日，引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號；漢字和標(biāo)點(diǎn)符號的用法符合國家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)方案，計量單位和數(shù)字用法符合國家的有關(guān)規(guī)定。

　　5、開門見山，文字精練，用語準(zhǔn)確，篇幅簡短，用詞規(guī)范，文風(fēng)端正，文種格式正確，層次序數(shù)準(zhǔn)確。

　　6、起草公文時，對涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)主動協(xié)商，征求意見。

　　7、起草重要公文應(yīng)當(dāng)由局領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)同志親自主持、指導(dǎo)，進(jìn)行調(diào)查研究和充分論證，征求有關(guān)部門意見。

　　8、代擬起草公文時，應(yīng)嚴(yán)格代擬稿質(zhì)量，嚴(yán)格控制文件篇幅，嚴(yán)格報送程序和完善報送材料。

　�。ㄈ�）公文審核的要求

　　1、凡以本局名義制發(fā)的文件，在送局領(lǐng)導(dǎo)正式簽發(fā)前，必須填寫公文稿審簽單，經(jīng)承辦科、室分管領(lǐng)導(dǎo)核稿，送辦公室主任審核文種、格式，并提出是否公開、保密審查初步意見和發(fā)文文號。

　　2、核稿重點(diǎn)：觀點(diǎn)和內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策以及國家的法律、法規(guī)，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)中央、省、市、市質(zhì)監(jiān)局和區(qū)委、區(qū)政府以及本局的意圖，是否符合實(shí)際，并同現(xiàn)行有關(guān)文件內(nèi)容相銜接；擬定的措施和辦法是否切實(shí)可行；涉及有關(guān)業(yè)務(wù)部門的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見；關(guān)鍵用詞是否規(guī)范；行文是否準(zhǔn)確；文字是否精煉；邏輯是否嚴(yán)密；結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)；是否確需行文或聯(lián)合行文。

　　3、由其它單位主辦與我局聯(lián)合發(fā)文，由有關(guān)科室審改后，按我局文件審核、簽批程序辦理。

　�。ㄋ模┕�文簽發(fā)要求

　　公文必須由局領(lǐng)導(dǎo)人或其授權(quán)的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，公文一經(jīng)簽發(fā)即成為定稿生效。會簽時，在送簽過程中逐個送簽，不要遺漏。

　�。ㄎ澹┕�文登記要求

　　擬發(fā)公文經(jīng)簽發(fā)后，需進(jìn)行登記，包括填寫公文標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人，按經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的印發(fā)范圍和存檔要求確定公文印發(fā)份數(shù)等。

　�。�六）復(fù)核、打印、分發(fā)、傳遞的要求

　　辦公室要對公文的審批手續(xù)、文種、格式、內(nèi)容等進(jìn)行再次復(fù)核，經(jīng)復(fù)核如需對涉及內(nèi)容的實(shí)質(zhì)修改時，必須報請?jiān)�簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。打印要做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密，用印規(guī)范、正確。分發(fā)、傳遞應(yīng)做好登記，按分發(fā)、傳遞范圍進(jìn)行分發(fā)，傳遞密級文件時，嚴(yán)格執(zhí)行密級公文傳遞辦法。辦公室要按照公文存檔要求及時存檔。

　　三、收文辦理

　　收文辦理一般程序包括：簽收、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱（傳批）、承辦和催辦等工作。

　　收文的簽收、登記及擬辦統(tǒng)一由局辦公室負(fù)責(zé)，并提出擬辦意見，電報和急件要做到隨到隨送。簽收時應(yīng)逐件清點(diǎn)，標(biāo)注簽收時間，如發(fā)現(xiàn)問題，須及時向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)處理措施。登記時，應(yīng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)分類要求，對文件逐一登記，登記內(nèi)容為：公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、份數(shù)、收文日期、收文序號等。

　　辦公室負(fù)責(zé)將收文按擬辦意見送局領(lǐng)導(dǎo)閱批。急閱件應(yīng)隨送隨批，傳閱件一般應(yīng)在三日內(nèi)閱批。凡經(jīng)辦公室登記并送局領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，局領(lǐng)導(dǎo)閱批后，應(yīng)送回辦公室，辦公室按照局領(lǐng)導(dǎo)的閱批要求分送有關(guān)科、室、隊(duì)辦理，并根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)的閱批意見及時提醒相關(guān)科、室、隊(duì)按時限要求辦結(jié)。

　　傳閱（傳批）時，辦公室應(yīng)根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)，按照程序?qū)⒐�文送有關(guān)局領(lǐng)導(dǎo)閱知或批示，傳閱公文時按照局領(lǐng)導(dǎo)排序由前向后遞送，傳批時按照局領(lǐng)導(dǎo)排序由后向前遞送。傳閱、傳批時應(yīng)隨時掌握公文去向，避免誤傳、漏傳和延誤。

　　催辦時，辦公室應(yīng)對公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查，對緊急或重要公文及時催辦，對一般公文定期催辦，并及時向局領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。

　　注辦時，承辦人員在公文辦理完畢后，應(yīng)在文件處理單作簡要注明，注明發(fā)文日期與發(fā)文字號，承辦人姓名與辦理結(jié)果等，以便管理和查考。

　　四、公文網(wǎng)上交換與電子公文管理

　�。ㄒ唬┕�文網(wǎng)上交換的范圍

　　以局名義制發(fā)需報送的非涉密公文。

　　（二）電子公文的接收與管理

　　1、辦公室接收電子公文時，應(yīng)當(dāng)對公文的發(fā)送部門、公文的完整性和體例格式等進(jìn)行校對，確認(rèn)無誤后方可接收。

　　2、辦公室應(yīng)當(dāng)及時接收電子公文，電子公文接收后，應(yīng)打印成紙質(zhì)文件，按收文辦理的要求進(jìn)行公文處理，并進(jìn)行電子簽收。

　　3、嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露電子公文操作程序或提供電子印章軟盤等相關(guān)設(shè)備和軟件，并定期更換公文網(wǎng)上系統(tǒng)用戶口令。

　　4、指定專人管理和維護(hù)用于公文網(wǎng)上交換的計算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備，嚴(yán)禁接入國際互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)。

　　公文管理制度 7

　　一、公司行文是企業(yè)請示、報告、商洽工作、向下傳達(dá)決定、批復(fù)處理問題、指導(dǎo)工作的重要形式。

　　二、公司行文要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時，并實(shí)行統(tǒng)一管理。

　　三、公司行文的程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、分發(fā)、登記、歸檔、銷毀。

　　四、行文與打印管理

　　1、公司行文由業(yè)務(wù)承辦人起草，在發(fā)文稿申請表中須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負(fù)責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級；部門負(fù)責(zé)人審定，總經(jīng)理簽字同意后打印發(fā)文。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)的文稿交行政部統(tǒng)一編號打印，由起草人校對(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))修正后，及時送交給有關(guān)部門和人員，或由行政部發(fā)出。

　　3、打印人員不得截留文件，或?qū)⒋蛴　��?fù)印、傳真等行文中的有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理規(guī)定中須保密的事項(xiàng)透露給他人。

　　五、發(fā)文管理

　　1、公司發(fā)文由行政部統(tǒng)一編號、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。

　　2、部門和個人收文應(yīng)在行政部發(fā)文登記冊中簽名。

　　3、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的'請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。

　　4、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。

　　六、收文管理

　　1、公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治�、記錄、傳送、歸檔。

　　2、公司收文由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

　　3、急件或涉及商業(yè)機(jī)密的傳真應(yīng)由專人處理。

　　七、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。

　　公文管理制度 8

　　1.總則

　　為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。

　　2.文件管理內(nèi)容主要包括：

　　上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　3.收文的管理

　　3.1公文的簽收

　　3.1.1凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機(jī)要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

　　3.1.2對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。

　　3.2公文的編號保管

　　3.2.1辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。

　　3.2.2本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。

　　3.3公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。

　　3.3.2一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3.3.3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

　　3.4文件的傳閱與催辦

　　3.4.1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　3.4.2閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.4.3閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　3.4.4文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書，切忌橫傳。

　　3.4.5辦公室機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

　　3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。

　　4.發(fā)文的管理

　　4.1發(fā)文的規(guī)定

　　4.1.1全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　4.1.2各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。

　　4.1.3對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　4.2發(fā)文的范圍

　　4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　4.2.2公司下發(fā)文件主要用于：

　　①公布公司規(guī)章制度；

　�、谵D(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；

　�、酃�布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng)；

　�、芄�布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　�、莅l(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

　�、奁渌�有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。

　　4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于：

　�、賹ι霞墮C(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　　②同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。

　　4.2.4在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　4.2.5凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的`決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

　　4.2.6各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。

　　5.文件的立卷與歸檔

　　5.1文件的歸檔范圍

　　5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：

　�、偕霞墮C(jī)關(guān)來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)；

　�、诠�司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

　　③經(jīng)理辦公室、總務(wù)會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

　�、芄�司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

　�、萦斜４鎯r值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果；

　�、迏⒓由霞壵匍_的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等；

　�、呱霞墮C(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；

　�、喾从彻�司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品；

　�、峁�司日志和大事記；

　�、夤�司向上級請求批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

　　5.1.2業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

　　5.2立卷要求

　　5.2.1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

　　5.2.2立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　5.2.3要堅(jiān)持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　6.文件的銷毀

　　6.1對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　6.2經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書和正(副)主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

　　公文管理制度 9

　　一、目的

　　使辦公用品管理制度化、規(guī)范化、合理化，實(shí)現(xiàn)計劃采購、計劃領(lǐng)用，控制發(fā)放，降低成本。

　　二、范圍

　　適用于天津中信置業(yè)有限公司各部門及下屬公司辦公文具用品的管理。

　　三、辦公用品的發(fā)放

　　1、各部門根據(jù)部門及個人需要填寫《辦公文具用品申領(lǐng)單》，并指定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。辦公室于每周一進(jìn)行辦公用品的發(fā)放，除特殊情況外，其他時間不予領(lǐng)取。

　　2、《辦公文具用品申請單》必須經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人簽字后方可領(lǐng)貨。

　　3、公司各部門要嚴(yán)格按本部門提交的《辦公文具用品申領(lǐng)單》按公司定額進(jìn)行領(lǐng)取，特殊情況要附加申領(lǐng)說明。對超計劃領(lǐng)取，辦公室將不給予發(fā)放。

　　4、各單位、各部門的辦公用品管理人員要堅(jiān)持原則，秉公辦事，嚴(yán)格掌握辦公用品的發(fā)放范圍、發(fā)放數(shù)量，物品發(fā)放均由領(lǐng)用人簽名。

　　5、管理人員請假、休假或因事不在崗時，由辦公室主任或其指定人員代管。

　　四、辦公用品的`管理

　　1、辦公用品由辦公室統(tǒng)一管理，由庫管統(tǒng)計、掌握文具的領(lǐng)用狀況，有效地進(jìn)行費(fèi)用控制。

　　2、屬于部門公用的辦公用品，由部門指定專人保管；個人使用的辦公用品，由個人保管。如遺失應(yīng)由部門或個人賠償或自購解決。

　　3、庫房內(nèi)禮品等貴重物品的領(lǐng)用，需經(jīng)主管負(fù)責(zé)人同意，庫管人員不得擅自動用。

　　4、辦公室對必須及耗用量大的文具，采取酌量庫存的辦法。

　　5、月末庫房管理人員要將辦公用品的進(jìn)貨、發(fā)貨、存貨明細(xì)進(jìn)行匯總月報。

　　五、辦公用品定量

　　筆、筆芯：每位管理人員每月不超過1支。

　　衛(wèi)生紙：每位管理人員每月不超過2卷。

　　雙面膠、膠布：部門每月各2卷。

　　膠水：每部門每月不超過2瓶。

　　曲別針、直別針、訂書釘：部門每月不超過2盒。

　　一次性紙杯：有關(guān)部門每月不超過2包。

　　復(fù)印紙：部門每月不超過2包（做到紙張二次利用）。

　　電池：有關(guān)部門每月不超過4節(jié)。

　　色帶：部門每月不超過2根。

　　備注：物品按月申領(lǐng)，即每次領(lǐng)用為當(dāng)月需求量。個別部門定量過低經(jīng)確認(rèn)后另做調(diào)整。

　　公文管理制度 10

　　1.目的

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)時效，明確公文承辦要求，實(shí)施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于集團(tuán)總公司、子公司。

　　3.職責(zé)范圍

　　3.1集團(tuán)總裁辦

　　3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。

　　3.1.2負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門和各子公司的文件處理工作。

　　3.1.3負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施。

　　3.2集團(tuán)其它各部門、子公司

　　3.2.1不得以集團(tuán)名義自行對外正式行文。

　　3.2.2負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行

　　4.公文處理原則

　　4.1公文處理原則

　　4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

　　4.1.2公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。

　　5.公文的種類

　　5.1公文的定義

　　5.1.1公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

　　5.1.2常用的公文種類

　　常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等。

　　(一)決定、決議：對重要事項(xiàng)重大行為做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

　　(二)意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。

　　(三)通知：用于傳達(dá)上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)。

　　(四)通報：用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。

　　(五)報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”；向上級部門請示指示、批準(zhǔn)用“請示”。

　　(六)規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

　　(七)函：是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門提出請求的公文。

　　(八)會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。

　　6.公文格式和行文規(guī)則

　　6.1公文格式和行文規(guī)則

　　6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸

　　(1).公文用紙幅面尺寸

　　公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

　　(2).公文頁邊與版心尺寸

　　公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)。

　　6.1.2公文中圖文的.顏色

　　除紅頭文件外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色。

　　6.1.3排版規(guī)格與印制裝訂要求

　　(1).排版規(guī)格

　　正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

　　(2).制版要求

　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

　　(3).印刷要求

　　單面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

　　(4).裝訂要求

　　公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷�芯上下�?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

　　6.2公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

　　組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

　　6.2.1眉首

　　(1).公文份數(shù)序號

　　公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。

　　(2).秘密等級和保密期限

　　密級公文應(yīng)分別標(biāo)明“密級”字樣，用3號黑體字，頂格；密級分為ABC三個等級。密級程度應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。如需標(biāo)識和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行。

　　(3).緊急程度

　　如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

　　(4).發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

　　由公司全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成，即“湖南九州集團(tuán)有限公司(文件)”或“九州集團(tuán)”；對一些特定的公文可做相應(yīng)的改變，如通知即可寫為“湖南九州集團(tuán)有限公司(通知)”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

　　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　(5).發(fā)文字號

　　發(fā)文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

　�、谌绨l(fā)文單位為總裁辦，則具體格式為：

　　發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

　　(6).簽發(fā)人

　　公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名，特殊情況手簽簽發(fā)人姓名。

　　如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

　　公文管理制度 11

　　為使公文的簽收及發(fā)放及時、準(zhǔn)確，確保公文制作規(guī)范，保存完整、齊備。提高公文處理的工作效率和公文質(zhì)量。特制訂本制度

　　一、企業(yè)常用公文的構(gòu)成

　　企業(yè)常用公文包括請示、報告、申請、決定、決議、批復(fù)、通告、通知、通報、函件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計劃、講話稿等。

　　二、文書收發(fā)管理

　　1、企業(yè)各部門與外界來往公文的收發(fā)由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。辦公室主任指定專門人員負(fù)責(zé)往來公文的收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、制作、核稿、校對、發(fā)文等事宜。以傳真、郵件、郵寄等方式到達(dá)的公文全部由辦公室接收。再按公文按審批程序送至承辦部門。如遇特殊情況無法及時送達(dá)，應(yīng)提前電話通知知承辦部門。文件傳閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將有密級的文書帶回家、宿舍及公共場所，也不得傳至權(quán)限范圍之外的人員。

　　2、負(fù)責(zé)人閱讀、批閱公文，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將公文交至辦公室。閱批公文一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名，并作擬辦意見，責(zé)成相關(guān)部門辦理。如需備查，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。辦公室對公文負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門接到公文后應(yīng)立即指派專人辦理，不得將公文壓放、分散。

　　三、公文的制作

　　公司發(fā)文工作集中在總公司辦公室。凡是以xxxx公司名義發(fā)出的通告、決定、請示、通知、報告、會議紀(jì)要等均屬于發(fā)文范圍。各部門不得以xxxx的名義擅自對外發(fā)送正式公文。各部門需要向上級反映匯報重要情況或向下安排重要工作要求發(fā)文的，應(yīng)向辦公室提出發(fā)文申請，并將文字底稿交辦公室審核。發(fā)文經(jīng)辦公室主任、分管經(jīng)理核稿、修改后，交總經(jīng)理會簽后由辦公室統(tǒng)一打印、蓋章和分發(fā)。

　　四、公文歸檔與保管

　　1、全部處理完后的文書，按照一定的分類進(jìn)行整理與編輯，并在文書保存本上做好登記。

　　2、企業(yè)個人不得保存企業(yè)文書、凡參加會議帶回的'文件，應(yīng)及時交行政部登記保管，調(diào)離企業(yè)的員工應(yīng)將文件記錄本清理移交。

　　3、如果職務(wù)或部門計劃發(fā)生變更或做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。

　　4、當(dāng)年的公文于次年7月份前整理裝訂后編號遞交檔案室存檔。存檔時應(yīng)列出詳細(xì)地文檔明細(xì)，一式3份。并由檔案管理員、監(jiān)交人確認(rèn)簽字以備查詢調(diào)閱。

　　本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

　　公文管理制度 12

　　為規(guī)范公司各類辦公文件的管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高工作效率，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文管理辦法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。

　　一、公文的定義及分類

　　1、公文定義：是指公司在經(jīng)營管理過程中，按嚴(yán)格的、特定效力的、規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。

　　2、公司公文分類：

　�。�1）公司規(guī)章制度及流程文件和表單類。

　�。�2）通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)公文、送達(dá)有關(guān)部門周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、發(fā)布規(guī)章制度以及任免或聘用干部等。

　�。�3）報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等。

　�。�4）請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示工作、批準(zhǔn)某種要求等。請求要一事一報。

　�。�5）函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽合作、詢問和答復(fù)問題、向主管或相關(guān)部門報請確認(rèn)事項(xiàng)等。

　�。�6）通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況

　�。�7）會議紀(jì)要：適用于記載會議的基本情況、討論和研究的問題、發(fā)言的內(nèi)容、形成的決議等。

　　二、公文處理原則

　　1、公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

　　2、公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

　　3、公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。

　　4、綜合管理部是公司公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。

　　5、各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核本部門起草的公文。

　　三、管理規(guī)定

　　1、起草公文要求。

　�。�1）起草必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。

　　（2）公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。如涉及其他部門，以公司級文件下發(fā)。

　　（3）發(fā)出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點(diǎn)：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、格式等是否符合本條例的有關(guān)規(guī)定。

　�。�4）傳遞秘密公文時，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。

　　2、收文管理

　�。�1）公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統(tǒng)一制定，并隨時抽查各部門執(zhí)行情況（收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等）

　　（2）公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴�、分文、記錄、傳送、歸檔。

　�。�3）公司收文由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

　　3、發(fā)文管理

　�。�1）、公司發(fā)文由綜合管理部統(tǒng)一編號、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。

　�。�2）、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。

　　（3）、以公司名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。

　�。�4）、公文正式下發(fā)前，綜合管理部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

　�。�5）、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的.原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

　�。�6）、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管。

　　4、公文的存檔與保管

　�。�1）、綜合部檔案管理員每年3月底以前將上年度的公文整理歸卷。對未及時歸檔的文件、資料，綜合部檔案人員負(fù)責(zé)向有關(guān)部門清理搜集，各部門應(yīng)予以支持配合，避免重要公文及資料的散失。對特殊時期形成的檔案資料全部收回歸檔。

　　（2）、公文的銷毀，由綜合部檔案管理人員編制需銷毀的公文資料清單，報綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后按規(guī)定實(shí)施銷毀。

　　各部門、各單位要按上訴規(guī)定書寫公文；凡上報公司的各類報告、請示等，均需按上訴要求辦理；凡各部門、各單位在公司內(nèi)部發(fā)布各類信息的文字材料均按上訴規(guī)定辦理。

　　公文管理制度 13

　　一、目的：

　　為了加強(qiáng)日常辦公文具、物品的管理，規(guī)范辦公文具領(lǐng)用，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費(fèi)，達(dá)到資源共享，開源節(jié)流的目的，避免因人員流動而使工廠財產(chǎn)管理失控，責(zé)任人難以追索等弊端，結(jié)合公司具體情況，特制訂本管理制度。

　　二、適用范圍：

　　本管理制度適用于公司全體員工辦公文具用品管理。

　　三、管理組織與權(quán)責(zé)：

　　1、公司所有辦公文具、辦公用品、表單、表格統(tǒng)一由前臺文員負(fù)責(zé)保管、申購、發(fā)放、標(biāo)識，建立和登記辦公用品臺賬。

　　2、資材部負(fù)責(zé)所有文具的采購，確保文具的采購的及時性與準(zhǔn)確性。

　　3、所有的文具領(lǐng)用，必須經(jīng)領(lǐng)用人所在部門經(jīng)理審核，行政經(jīng)理批準(zhǔn)方可領(lǐng)取。

　　四、文具分類：

　　根據(jù)辦公文具的性質(zhì)，將辦公文具分為消耗品和管理品，未在以下分類中的.物品，將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分類管理。

　　1、消耗品：打印（復(fù)�。┘�、相片打印紙、復(fù)寫紙、便利貼、紅邊標(biāo)簽紙、廠牌、胸牌、印刷表單（賬冊）、刀片、釘書針、大頭針、回形針、裝訂夾、長尾夾、圖釘、橡皮擦、過膠膜、卷宗、檔案袋、紙杯、榮譽(yù)證書、A4膠套、鞋套等。

　　2、管理品：圓珠筆、圓珠筆芯、中性筆、中性筆芯、大頭筆、熒光筆、白板筆、鉛筆、筆記本、白板刷、修正液、電池、打印機(jī)墨盒（色帶）、日期章戳、印泥、印泥墨水、膠水、膠帶、雙面膠、海綿膠、名片簿、檔案文件夾（內(nèi)有透明薄膜）、打孔文件夾、彈簧文件夾、簡易抽桿夾、文件袋（帶紐扣）、網(wǎng)格文件袋（帶拉鏈）、抄寫板等。

　　3、固用品：筆筒、打孔機(jī)、釘書機(jī)、起訂器、直尺、剪刀、美工刀、文件架、文件欄、膠紙座、計算器、電話機(jī)、攝像頭等。

　　五、管理規(guī)定：

　　1、各部門由指定人員，統(tǒng)籌本部門下月的文具使用情況，填寫《領(lǐng)料單》，需依序注明名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，于每月25日前，交至行政部，由前臺統(tǒng)一申購下月文具用量。

　　2、前臺需核對各部門辦公用品申請數(shù)量與辦公用品庫存，編制辦公用品《請購單》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審簽后交采購購買。

　　3、采購根據(jù)審批的辦公用品購置計劃實(shí)施購買，并于月底完成。

　　4、發(fā)放文具的時間為每月的5號（遇節(jié)假日順延），前臺文員依據(jù)各部門提交的《文具領(lǐng)用申請表》發(fā)放，其它時間不予發(fā)放，特殊情況有合理的解釋可例外。

　　5、管理品自第二次領(lǐng)用起須以舊換新，如有故障或損壞，應(yīng)及時申請修理或以舊換新，如遺失應(yīng)由領(lǐng)用人或領(lǐng)用使用責(zé)任部門照價賠償。

　　6、領(lǐng)取固用品時，由前臺文員登記于《個人物品領(lǐng)用清單》中。

　　7、員工離職時，所領(lǐng)取的固用品，除消耗品和正常磨損以外，如果該職位有接替人，即在辦理離職手續(xù)交接時，由接替人員在《離職交接單》上簽字確認(rèn)，由前臺登記辦理文具轉(zhuǎn)移手續(xù)；如該職位無接替人，即將文具一并移交給前臺；如文具有遺失或人為損壞，將從當(dāng)事人工資中照價扣除。

　　8、新聘的辦公室人員，如無上任移交的常用辦公用品，入職時由前臺為其配備：圓珠筆一支，筆記本一本，以保證其正常開展工作。

　　9、除正常需配給的辦公用品外，若還需要領(lǐng)用其它物品的，須填寫《領(lǐng)料單》，經(jīng)部門經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。

　　六、管理員要求:

　　1、前臺文員每月底需對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，查對臺賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符，確定和保持合理的庫存種類及數(shù)量，要做到辦公用品齊全，品種對路，庫存合理，以減少資金占用和保證正常使用。

　　2、前臺文員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。

　　3、前臺文員并將該月耗用的辦公用品進(jìn)行統(tǒng)計交人事主管/經(jīng)理審核。

　　公文管理制度 14

　　一、由外單位寄(送)我院的行政公務(wù)文件、信函、材料等，由辦公室簽收、拆封，并將公文分類、登記。

　　二、簽收登記后，凡行政事務(wù)性文件，按文件要求，由辦公室主任分批，送院領(lǐng)導(dǎo)閱批。一般性文書，如信息、簡訊、通報等，由文秘人員整理，定期送院領(lǐng)導(dǎo)閱批。

　　三、實(shí)行閱文、借文簽字手續(xù)。

　　四、各部門不論從何種途徑接到院外來文，都應(yīng)送辦公室統(tǒng)一登記，按收文處理程序辦理。

　　五、上報下發(fā)的'公文，凡屬職能部門工作范圍之內(nèi)的，均由各職能部門起草，屬綜合性、全局性或院長交辦的由院辦公室草擬。

　　六、公文處理完畢，須將文件及時交回辦公室，進(jìn)行保存。

　　公文管理制度 15

　　一、學(xué)校公文是傳達(dá)黨和國家的方針政策，指導(dǎo)學(xué)校工作，發(fā)布規(guī)章制度，請示回答問題，總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，也是學(xué)校文書檔案的重要內(nèi)容。

　　二、學(xué)校公文的分類：

　　1、請示：向上級機(jī)關(guān)請求指示、審批，用“請示”。

　　2、報告：向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。

　　3、決定：安排學(xué)校重要活動和對師生員工的獎懲，用“決定”。

　　4、決議：經(jīng)各種會議討論通過的事項(xiàng)用“決議”。

　　5、布告：公布師生員工普遍應(yīng)當(dāng)遵守或周知的'事宜，用“布告”。

　　6、公告：向校內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)，用“公告”。

　　7、通知：轉(zhuǎn)發(fā)上級公文，要求各單位(部門)辦理和要求師生員工周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。

　　8、批復(fù)：答復(fù)校屬各單位的請示報告，用“批復(fù)”。

　　9、函：相互洽商工作，詢問或答復(fù)問題，用“函”。

　　10、會議紀(jì)要：傳達(dá)會議決議事項(xiàng)和主要精神，要求與會單位(部門)共同遵守、執(zhí)行，用“會議紀(jì)要”。

　　三、公文一般由標(biāo)題、文件編號、主送機(jī)關(guān)、正文題詞、發(fā)送機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、秘密等級等部分組成。確定發(fā)文日期的原則是：凡會議通過的，以通過日期為準(zhǔn)；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。涉及學(xué)校重大事件的文應(yīng)由校長親自簽發(fā)。

　　四、學(xué)校文件，一般由校長辦公室起草或組織有關(guān)部門共同起草。各種文件必須交辦公室存查。

　　五、草擬公文必須嚴(yán)肅認(rèn)真。文稿要符合黨和國家的方針政策和有關(guān)規(guī)定，符合學(xué)校實(shí)際情況，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明、文字精練，用詞規(guī)范，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，引文要準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。

　　六、公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全。上級機(jī)關(guān)來往的行政公文，由校長室負(fù)責(zé)批發(fā)、分發(fā)、傳遞、立卷和歸檔。各處、室對口部門的來往公文，由各處、室負(fù)責(zé)收發(fā)、傳遞、分辦，并進(jìn)行分類，立卷和歸檔。

　　七、各處、室向校領(lǐng)導(dǎo)的請示報告，應(yīng)直接送辦公室辦理。辦公室根據(jù)情況分送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)批示，并盡快答復(fù)。

　　八、凡以學(xué)校名義發(fā)出的公文，統(tǒng)一由辦公室安排打印，各處、室不得擅自或強(qiáng)行要求打印。

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