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【精華】會議室管理制度
在現(xiàn)實(shí)社會中,越來越多人會去使用制度,制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢?下面是小編整理的會議室管理制度,希望對大家有所幫助。
會議室管理制度1
為進(jìn)一步加強(qiáng)對會議室的管理,確保會議室衛(wèi)生整潔和設(shè)施完好,更好地服務(wù)辦公室各類會議及接待活動,特制定本辦法。
1、辦公室會議室實(shí)行科室輪流管理制度,值勤科室為管理責(zé)任科室。
2、值勤科室職責(zé):負(fù)責(zé)會議室內(nèi)的衛(wèi)生、物品管理和花草養(yǎng)護(hù)工作,確保室內(nèi)衛(wèi)生清潔、物品擺放整齊、各種設(shè)施完好。
3、值勤工作標(biāo)準(zhǔn):墻面清潔無蜘蛛網(wǎng),地面干凈無痰漬、無污垢、無衛(wèi)生死角,桌面干凈無塵土,桌椅擺放整齊合理,花卉定期養(yǎng)護(hù)無枯死枝葉,資料櫥整理規(guī)范,燈具、空調(diào)、電風(fēng)扇、鐘表使用正常。
4、會議室原則上是內(nèi)部使用。如外單位借用,需經(jīng)分管副主任批準(zhǔn),在不與辦公室使用相沖突的情況下方可使用。使用會議室期間,使用單位和與會人員要愛護(hù)室內(nèi)物品,保持室內(nèi)清潔,不得隨意將室內(nèi)用品帶走或挪作他用。會議結(jié)束后,由使用單位負(fù)責(zé)室內(nèi)衛(wèi)生清掃和桌椅擺放,關(guān)好門、窗、電器,并對秘書科做好交接。
5、會議室實(shí)行工作人員固定座次辦法,值勤科室和使用單位不得隨意調(diào)整桌椅位置。
6、會議室內(nèi)物品的.更新與維護(hù)工作,如更換門鎖、日光燈、鐘表電池、空調(diào)維護(hù)、椅子座套清洗、窗簾清洗等由行政科具體負(fù)責(zé)。
7、秘書科負(fù)責(zé)做好會議室管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和本《管理制度》的督導(dǎo)落實(shí)工作。
會議室管理制度2
1、會議室,接待室是酒店舉行會議,接待客戶的場所,為加強(qiáng)管理,規(guī)范酒店會議室、接待室的使用,給員工營造一個良好的.工作環(huán)境,制定本制度。
2、酒店所有員工非接待客人和參加會議,不得隨意進(jìn)入接待室和會議室。
3、酒店各個部門如需要使用會議室,要提前去總經(jīng)理辦公室申請。
4、接待室有專門負(fù)責(zé)引見、招待、接送來賓。
5、任何員工不得隨便移動會議室,接待室的家具及物品。
6、任何員工不得隨便使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。
7、任何員工不得隨便拿走接待室的報刊,雜志等資料。
8、愛護(hù)接待室、會議室的設(shè)施。
9、會議結(jié)束,要整理會場,保持清潔。
酒店會議室管理制度準(zhǔn)備
1、會議開始前半個小時,將開水咖啡準(zhǔn)備好,其他設(shè)備要調(diào)好。
2、打開會議室門,服務(wù)員在門口迎接客人。
3、根據(jù)客人要求,將指示牌放在指定位置。
酒店會議室管理制度服務(wù)
1、會議開始后,服務(wù)員站在會議后的后面。
2、保持會議室安靜,服務(wù)員不能大聲說話,東西輕拿輕放。
3、會議中間休息時,要盡快整理會場,補(bǔ)充更換各種用品。
酒店會議室管理制度清理會場
1、會議結(jié)束后,仔細(xì)檢查一遍會場,看是否有客人以往的東西和文件等。
2、會后將水具,設(shè)備整理好。
會議室管理制度3
為進(jìn)一步加強(qiáng)局機(jī)關(guān)會議室使用管理,更好地為各類會議提供服務(wù),保證機(jī)關(guān)會務(wù)管理科學(xué)、規(guī)范,特制定本制度。
一、管理原則
�。ㄒ唬┚謾C(jī)關(guān)所有會議室由局辦公室統(tǒng)籌管理、統(tǒng)一安排使用。
�。ǘ⿻h室使用實(shí)行事前申報制。各科室在填報每周會議安排前將要召開的會議向局辦公室申請,并提前到局公公室進(jìn)行登記,由局辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排。局領(lǐng)導(dǎo)臨時安排的`會議,由承辦科室及時告知局辦公室。
二、會議分類
按照會議的重要性和規(guī)模,會議室分為以下兩類,以便合理安排使用,充分發(fā)揮會議室使用效率。
�。ㄒ唬〢類:大型會議(人數(shù)在150人左右),在電教室召開。
�。ǘ〣類:小型會議(人數(shù)在10—40人左右),在會議室召開。
三、會議保障
重要會議的服務(wù)工作,包括會標(biāo)、席卡制作、音響、錄像、照相、幻燈片制作、投影儀操作、車位及茶水服務(wù)等。一般性的會議,一般只提供茶水、席卡、音響等服務(wù)。會議服務(wù)工作由局辦公室統(tǒng)籌安排,市場服務(wù)中心具體負(fù)責(zé)落實(shí)。
四、管理規(guī)定
�。ㄒ唬⿻h室內(nèi)音響設(shè)備由計算機(jī)中心負(fù)責(zé)管理,管理人員應(yīng)熟練掌握會議室內(nèi)各種設(shè)備的使用操作方法,保證其正常使用,發(fā)現(xiàn)故障及時報告處理。
�。ǘ⿻h室使用過程中,應(yīng)愛護(hù)公物,不得損壞桌椅,不得隨意懸掛、張貼會標(biāo);隨意使用、移動、拆卸室內(nèi)設(shè)施。
�。ㄈ┙乖跁h室內(nèi)吸煙、隨地吐痰或亂扔雜物、廢紙等。會議室內(nèi)應(yīng)保持窗明幾凈,整潔衛(wèi)生,各種用品擺放整齊、有序。
(四)會議服務(wù)人員要著工作服;要熱情周到服務(wù),保證茶水及時供應(yīng);要經(jīng)常檢查各會議室內(nèi)的辦公用品供需情況,發(fā)現(xiàn)缺失,應(yīng)及時領(lǐng)取。
�。ㄎ澹⿻h結(jié)束后,服務(wù)人員負(fù)責(zé)把相關(guān)設(shè)施還原,切斷電源,關(guān)閉門窗,并及時通知辦公室,以防止意外事故發(fā)生。如發(fā)生設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時報告局辦公室,局辦公室通知市場服務(wù)中心安排人員及時修理,保證其他會議準(zhǔn)時進(jìn)行。
�。┩鈫挝唤栌脮h室,需報告局辦公室同意。
五、本規(guī)定由局辦公室負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日期起施行。
會議室管理制度4
�。�1)會議開始前半個小時,將冰水、咖啡準(zhǔn)備好,其他各種設(shè)備要調(diào)拭好。
�。�2)打開會議室門,服務(wù)員在會議室門口迎接客人。
�。�3)根據(jù)客人要求,將指示牌擺放在指定位置。 ☆服務(wù)
(1)會議開始后,服務(wù)員站在會議室的后面。
(2)保持會議室四周安靜,服務(wù)員不能大聲說話,東西輕拿輕放。
�。�3)通常每半小時左右為客人更換一次煙灰缸,添加冰水等,但要盡量不打擾客人開會,特殊情況可按客人要求服務(wù)。
(4)會議中間休息時,要盡快整理會場,補(bǔ)充的更換各種用品。 ☆清理會場
�。�1)會議結(jié)束后,仔細(xì)地檢查一遍會場,看是否有客人遺忘的`東西和文件等。
�。�2)將會議后水具、設(shè)備整理好。
1、會議室由辦公室指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理,內(nèi)容包括開門、保管室內(nèi)配備的各種設(shè)施用具,打掃衛(wèi)生,操作有關(guān)設(shè)備(如空調(diào)、電燈)等。
2、會議室桌椅必須擺放整齊。開水瓶、茶杯、煙缸放置有序。
3、啟用會議室后,為保持室內(nèi)干凈、衛(wèi)生、安靜、舒適,嚴(yán)禁擅自動用室內(nèi)電器、桌椅、隨地吐痰、大聲喧嘩、丟果皮、紙屑,未經(jīng)許可小孩不得進(jìn)入室內(nèi)追逐吵鬧。
4、會議室常備茶葉、開水,逢節(jié)日和重要會議,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意適當(dāng)擺設(shè)水果。對外來人員參加會議由管理人員負(fù)責(zé)接待,服務(wù)要求做到熱情、周到,態(tài)度和藹,有禮貌,會議時負(fù)責(zé)供水、續(xù)水工作。
5、任何部門需動用會議室開會,必須預(yù)先到辦公室登記,然后由辦公室統(tǒng)一安排。未經(jīng)同意不得啟用會議室。
6、會后應(yīng)及時清理、打掃衛(wèi)生,發(fā)現(xiàn)遺忘的茶杯、筆記、書本等物,須及時交還失主或送交辦公室。
邯鄲市興泰建筑勞務(wù)有限公司馬池口安置房項目部
會議室管理制度5
第一章總則
為了規(guī)范公司的會議管理,加強(qiáng)會議室的合理利用并對其進(jìn)行有效管理、保證會議室的整潔及各類設(shè)施的完好,提高會議管理工作效率、會議質(zhì)量,確保公司各項目會議的順利召開,特制定本管理辦法。
第二章適用范圍
第一條會議室僅限于本公司用于舉行各類會議、開展各部門培訓(xùn)及重要來賓接待等工作使用。
第二條本管理辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。
第三章會議的類型及使用原則
第三條公司會議類型有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓(xùn)會議和臨時會議等。
第四條會議室使用原則:
一、會議室使用需遵循先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;臨時情況使用各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商調(diào)整使用,但不可影響后續(xù)其他預(yù)約情況;
二、會議組織部門根據(jù)會議類型、參會人員級別和參會人數(shù)提前到前臺填寫《會議室預(yù)約登記表》預(yù)約會議室;涉及接待重要來賓或?qū)n}會議等重大會議時,應(yīng)填寫《會議接待需求表》;如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負(fù)責(zé)人,根據(jù)實(shí)際
三、情況協(xié)調(diào)會議室使用,事后補(bǔ)辦有關(guān)登記;
四、部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達(dá)會議室,并開始使用。若長時間未到,則會議室使用權(quán)由行政部另作安排;
五、如部門臨時取消申請,再需使用時,需重新申請。部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢,若后續(xù)時間無其他安排,可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用,超時部門必須離開會議室,終止使用該會議室。
第四章會議準(zhǔn)備
第五條會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議類型、與會人員級別等內(nèi)容,提前到行政部指定人員進(jìn)行登記預(yù)約,涉及重大會議時,應(yīng)填寫《會議接待需求表》,經(jīng)行政部審批。
第六條所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該做好充分準(zhǔn)備工作,以便會議高效、有序進(jìn)行。
第七條會議組織方或人員的會議前需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容:
一、明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員,準(zhǔn)備會議議程表、會議資料及簽到表,并且指定人員進(jìn)行會議紀(jì)要;
二、涉及接待重要領(lǐng)導(dǎo)或貴賓的會議,需要提前與行政部確認(rèn)該貴賓或領(lǐng)導(dǎo)的住宿、行程、用餐等安排及相關(guān)費(fèi)用等事項;
三、會議通知由會議組織方或人員發(fā)布。
第八條行政部會議前必須根據(jù)會議類型及會議組織方需求,需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容:
一、應(yīng)于會議前10分鐘,準(zhǔn)備好茶水、茶歇(水果、點(diǎn)心)、會場布置(包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標(biāo)語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等)工作;
二、涉及接待重要來賓的行政工作,包括酒店住宿、來賓用車、用餐預(yù)定等。
第五章會中服務(wù)和會議要求
第九條會場服務(wù)
會場服務(wù)主要由行政部負(fù)責(zé)。
一、引導(dǎo)座位:會議組織方或人力行政人員應(yīng)于會前準(zhǔn)備好座位名牌,可引導(dǎo)與會人員盡快就座,特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和重要貴賓人員的座次位置;
二、茶水服務(wù):會議開始后,人力行政人員應(yīng)指定前臺工作人員,每隔15—20分鐘添加茶水,根據(jù)與會人員飲水情況,自行調(diào)整添加茶水間隔時間;
三、維護(hù)會場秩序:保證會場內(nèi)外安靜,注意會場周圍無關(guān)人員大聲喧嘩或闖入會場內(nèi),影響會議正常進(jìn)行;
四、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息:做好內(nèi)外聯(lián)系及信息傳遞工作,包括會議進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對外要辦的事項、外來人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項。
第十條會議要求
一、請與會人員嚴(yán)格遵守會議時間,切勿遲到或無故早退;
二、會議主持人應(yīng)把會議事項的.進(jìn)行順序與時間的分配預(yù)先告知與會人員;
三、會中,與會人員應(yīng)及時關(guān)閉手機(jī)鈴聲,打開震動;請勿隨意打斷他人發(fā)言;急需接聽電話,須到場外接聽。
第六章會后工作
第十一條會議結(jié)束后,各部門應(yīng)做好收尾工作。
一、會場清理:各部門使用后要及時關(guān)閉投影儀,視頻等設(shè)備,椅子及時歸位。行政部會后檢查并整理會場,保持會場清潔。清點(diǎn)會場設(shè)備,保證會場內(nèi)設(shè)備完好。會議室使用完畢后,隨時關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施、設(shè)備、電源,其實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作;
二、會議紀(jì)要:由會議組織部門指定人員做好會議紀(jì)要,并成文由與會人員簽字確認(rèn);
三、貴賓接待工作:涉及會后接待用餐或接待用車,由責(zé)任部門陪同,行政部協(xié)助安排用餐及行程用車,直至接待工作結(jié)束。
第七章會議室的管理
第十二條會議室由行政部指定專人管理,各部門在使用會議室過程中,要保持衛(wèi)生,禁止吸煙,愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備。會議室內(nèi)的設(shè)備、工具、辦公用品未征得公司同意,任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。
第十三條會議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部安排專人打掃,要做好日常清潔工作。為保持公司形象,公司員工切勿將私人物品擺放于會議室。
第十四條如遇下班或節(jié)假日,會議室管理人員應(yīng)做到門窗關(guān)閉、電源關(guān)閉,遙控器等小件物品應(yīng)及時收納,做好防火、防盜安全工作。
第八章附則
第十五條本制度由行政部指定,經(jīng)區(qū)域總經(jīng)理審批,報批集團(tuán)通過后生效。
第十六條本辦法的解釋權(quán)和修改權(quán)歸行政部所有。
第十七條其他內(nèi)容
附件一:《會議室預(yù)約使用登記表》
附件二:《會議接待需求表》
會議室管理制度6
一、目的
為規(guī)范公司各項會議及各類培訓(xùn)流程,統(tǒng)一會議管理模式,削減會議數(shù)量、縮短會議時間,提高會議質(zhì)量,特制定本制度。
二、職責(zé)
�。ㄒ唬┺k公室負(fù)責(zé)會議管理,全部重要會議要在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到辦公室登記備案。
�。ǘ⿻⻊�(wù)工作主要由辦公室承辦;其他部門主辦或召集的會議,辦公室應(yīng)予幫助。
(三)除其他部門主辦的會議資料各自存檔外,會議資料由辦公室整理、分發(fā)、立卷、存檔。
三、會議分類
(一)、公司部門周會制度
1、主持與記錄:各部門助理記錄,由部門負(fù)責(zé)人主持
2、召開時間:每周一上午9:00。特別緣由須要延期召開的由部門負(fù)責(zé)人提前通知。
3、參與人員:部門負(fù)責(zé)人、部門員工由于出差等特別緣由不能參與例會的,應(yīng)提前向部門主管請假。
4、會議內(nèi)容:該部門上周工作總結(jié)、本周工作安排等
�。ǘ�、公司員工周會制度
1、主持與記錄:由辦公室召集,總經(jīng)理主持,行政專員進(jìn)行會議記錄�?偨�(jīng)理未列席會議時,由副總經(jīng)理主持。
2、召開時間:每周五下午4點(diǎn)。特別緣由須要延期召開時由行政專員提前通知。
3、參與人員:為公司全體員工。由于出差等特別緣由不能參與例會的,應(yīng)提前向人力資源部請假。
4、會議內(nèi)容:
�。�1)公司日常運(yùn)作狀況的總結(jié)。
(2)各部門匯報上周工作任務(wù)完成狀況,著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。
�。�3)全體與會人員就工作中所遇到的問題進(jìn)行發(fā)言。
三)、公司工作述職會議制度
1、主持與記錄:工作述職會議由辦公室負(fù)責(zé)召集,總經(jīng)理主持,行政專員進(jìn)行會議記錄。
2、召開時間:每月召開一次,詳細(xì)時間由總經(jīng)理支配。
3、參與人員:部門負(fù)責(zé)人及以上人員。由于出差等特別緣由不能參與例會的,應(yīng)提前向辦公室請假。
4、會議內(nèi)容:各與會人員各自總結(jié)、匯報半年來的工作狀況,如工作詳細(xì)內(nèi)容、工作任務(wù)執(zhí)行狀況及所取得的業(yè)績或成效等。
(四)、其他會議
1、公司年終總結(jié)表彰大會
總結(jié)全年工作狀況,布署下一年度工作任務(wù),表彰嘉獎先進(jìn)集體及個人。此項會議由辦公室詳細(xì)組織實(shí)施。
2、各專題會議
相關(guān)部門依據(jù)實(shí)際工作須要不定期地召開。會議的內(nèi)容主要是針對運(yùn)營中出現(xiàn)的問題或項目有關(guān)事宜工作進(jìn)行探討、布署和總結(jié)。
四、會議召開
�。ㄒ唬⿻h支配:
1、凡涉及到多個部門人員參與的`會議或由于階段工作須要臨時召開的會議,會議召集部門應(yīng)在召開前1-2天將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的會議通知單(見附件二)報辦公室,由辦公室進(jìn)行統(tǒng)一支配,方可召開。
2、凡公司已列入會議安排的會議,如需改期,或遇特別狀況需臨時支配其它會議,組織部門應(yīng)提前2天報總經(jīng)理審批并報請辦公室調(diào)整會議安排,未經(jīng)辦公室調(diào)整的,任何人(部門)不得隨意調(diào)整正常會議安排。
3、各部門工作例會必需聽從公司的統(tǒng)一支配,各部門小會不得支配在公司例會同期召開,應(yīng)堅持小會聽從大會,局部聽從整體的原則。
4、會議一經(jīng)確定,與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項工作支配,原則上不行請假缺席或遲到,遇特別狀況須提前向總經(jīng)理請假,獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參與,會后應(yīng)主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項,確保會議布署的各項工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負(fù)責(zé)。
�。ǘ�、會議的打算:
1、公司有專項主題的會議或需有投影設(shè)備演示說明的會議,應(yīng)由辦公室提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作;
2、會議之前,辦公室應(yīng)有專人負(fù)責(zé)會議會標(biāo)的制作和設(shè)置,并依據(jù)會議級別或性質(zhì)打算好會議飲用水或其他款待用品;
3、特殊重大會議,應(yīng)由辦公室專人負(fù)責(zé)各項打算工作,詳細(xì)包括以下內(nèi)容:
3.1會議議程支配(應(yīng)提前報交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會者);
3.2會議資料打算(如需分發(fā)應(yīng)在入場前登記分發(fā));
3.3會議場所布置;
3.4會議服務(wù)人員的支配;
3.5會議簽到表(附件三);
3.6會后事項支配。
3.7會議須要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。
(三)、會議召開及傳達(dá):
1、應(yīng)明確公司會議的目的,公司會議的目的是解決問題提高效率,因此會議應(yīng)明確主題,不開無邊際的會議。
2、參會人員在會前應(yīng)明確會議要探討的議題以便打算好相關(guān)文件材料。
3、與會者的發(fā)言要言簡意駭,一般發(fā)言不行過長,會議組織者或主持人在開會前應(yīng)當(dāng)就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和限制,時間到后,無特別狀況不予延長。每次開會中應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)發(fā)言的時間要求。
4、重要會議決議或記錄未正式公布前,與會者不得提前透露會議內(nèi)容。
5、與會人員必需用正式的會議記錄本做具體的會議記錄,以便于會后向部門員工精確傳達(dá)會議精神,落實(shí)各項工作任務(wù),辦公室將不定期抽查與會人員的會議記錄。
6、公司會議的會議紀(jì)要(附件一)由辦公室專人負(fù)責(zé)整理并由公司領(lǐng)導(dǎo)批閱簽發(fā),會議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會人員,必要時,分發(fā)給相關(guān)部門。其它會議由召集部門責(zé)成專人負(fù)責(zé)記錄整理,由主管領(lǐng)導(dǎo)批閱簽發(fā)并編號存檔。
7、會議結(jié)束后辦公室或其它會議組織部門負(fù)責(zé)將問題進(jìn)行匯總、分類,并將會議中對各部門工作的要求進(jìn)行整理、分類、下發(fā)。公司會議確定事項的督辦、檢查和追蹤由辦公室專人負(fù)責(zé),依據(jù)規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)逐項跟進(jìn),并在下一次例會前將各部門完成狀況報公司領(lǐng)導(dǎo)。
�。ㄋ模h紀(jì)律
1、要嚴(yán)格遵守會議的起先時間,提前3分鐘到達(dá)會議現(xiàn)場。不得缺席、遲到、早退,會議記錄人員登記到會狀況。遲到則罰款10元,遲到每超過一分鐘增加10元,依次累加。如需請假需經(jīng)會議召集人批準(zhǔn)。無故缺席者,罰款100元。
2、管理級別以上人員共同參與的為中層會議,中層會議應(yīng)至少提前一天通知。遲到的則繳納200元贊助費(fèi),遲到每超過一分鐘增加20元,依次累加。
3、決策層人員共同參與的為高層會議應(yīng)至少提前一天通知。參會人必需到場,遲到的則繳納500元贊助費(fèi),遲到每超過一分鐘增加30元,依次累加。
4、全部參會人員在開會期間應(yīng)將手機(jī)等通訊設(shè)備設(shè)置為無聲或振動狀態(tài)。會議期間,全部與會人員不得看報紙雜志、聽音樂、接聽手機(jī)等做與會議無關(guān)的動作。發(fā)覺有以上狀況者,一次罰款50元。
5、會議須要表決時,原則上實(shí)行少數(shù)聽從多數(shù)的方法,特別狀況可集中,一經(jīng)會議決議之事,應(yīng)按期完成。管理級別未能兌現(xiàn)承諾的每次贊助200元。對于須要在會議上探討的問題,提前與會議發(fā)起人溝通,以便于剛好通知全部參會人,在提出問題的時候應(yīng)當(dāng)同時提交對該問題的解決方案。
第三十三條 附則:
本制度由辦公室負(fù)責(zé)說明,如有未盡事宜,將按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
附件一:會議紀(jì)要
附件二:會議通知單
會 議 通 知 單
務(wù)請與會人員提前到達(dá)。通知時間、能否到場、缺席緣由由辦公室人員填寫。
制表:
部門負(fù)責(zé)人:
辦公室負(fù)責(zé)人:
總經(jīng)理:
附件三:會議簽到表
會 議 簽 到 表
會議室管理制度7
目的:為加強(qiáng)公司會議室管理,確保會議室的正常合理使用,特制定本規(guī)定:
一、會議室的登記管理
各部門及顧客使用會議室需到有成客服部登記,填寫《會議室使用申請單》,并說明會議的相關(guān)情況。 會議室收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為:30元/小時,如需提供純凈水、制作會標(biāo)、臺卡或擺放水果等,要提前一天在《會議室使用申請單》中填寫具體數(shù)量及內(nèi)容,可由有成市場部負(fù)責(zé)采購及制作。顧客如果到公司來申請,總經(jīng)理確定后,需提前一天通知客服部,如需要準(zhǔn)備水果盤等,由拓展部門出資,市場部采購。
二、會議室的.使用管理
凡是要使用會議室的部門及顧客要提前填寫《會議室使用申請單》,申請部門會前到客服部領(lǐng)取會議室鑰匙,會后及時交回客服部,以便統(tǒng)籌使用。 各部門及顧客在會議期間應(yīng)宣導(dǎo)與會人員愛護(hù)公共設(shè)施,自覺維護(hù)會議室的環(huán)境衛(wèi)生,如造成會議室物資損壞(不可抗拒力除外),將給予50-500元不等程度處罰。 如有需求,可與有成總經(jīng)理聯(lián)系,由有成客服部及市場部負(fù)責(zé)布置會場,制作相關(guān)展品,投影儀等物資租賃,負(fù)責(zé)衛(wèi)生清理工作。 會后,客服及綜合部門及時整理會議室,關(guān)閉投影儀、空調(diào)、椅子及時歸位,確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉、室內(nèi)衛(wèi)生干凈整潔。
三、部門管理職責(zé)
客服部職責(zé):負(fù)責(zé)例會的通知、會議室的安排及保證室內(nèi)整潔衛(wèi)生、設(shè)施完好。
綜合部職責(zé):負(fù)責(zé)協(xié)助經(jīng)理,做好各部門之間在落實(shí)會議上所決定問題方面的協(xié)調(diào)和制定工作。
市場部職責(zé):負(fù)責(zé)經(jīng)理辦公會議及經(jīng)理辦公擴(kuò)大會議的議程安排、會議記錄及印發(fā)。
人力資源部職責(zé):負(fù)責(zé)協(xié)助設(shè)備的準(zhǔn)備工作。
會議室管理制度8
一、總則:
為規(guī)范公司會議室的管理與使用,提高各部門會議效率,保障會議室的正常使用狀態(tài),現(xiàn)面向公司內(nèi)部實(shí)施會議室使用管理制度,具體事項如下。
二、權(quán)責(zé):
2.1由公司行政全面負(fù)責(zé)會議室日常管理。
2.1.1會議室使用接收、審核及相關(guān)協(xié)調(diào)工作。
2.1.2會議室物資準(zhǔn)備。
2.1.3會后會議室整理。
三、會議室申請
3.1各部門使用會議室,需提前一天在公司系統(tǒng)登記會議室使用申請表。
3.2先申請,后使用。特殊情況下,經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。遇涉及客戶的重要的會議,應(yīng)先讓客戶會議使用。
四、會議室審批
4.1公司行政在接到系統(tǒng)申請后應(yīng)及時協(xié)調(diào)審批,以保證會議順利進(jìn)行。
4.2當(dāng)同一時間同一地點(diǎn)有多個會議申請時,應(yīng)提前通知相關(guān)申請人,請申請部門內(nèi)部協(xié)商解決,防止會議發(fā)生沖突。原則上優(yōu)先級為客戶會議>涉及外部會議>公司內(nèi)部會議。
五、會議準(zhǔn)備與交付
5.1會議開始前行政人員應(yīng)確保會議室環(huán)境整潔,空氣清新。
5.2因會議類型不同,行政人員需按申請部門要求提前準(zhǔn)備會議物資,確保會議順利開展。
5.3針對會議需使用的'電子設(shè)備,如投影儀,音響等須提前測試性能,保證正常使用。
5.4會議開始前將準(zhǔn)備完畢的會議室交予申請部門檢驗。
六、會議時使用
6.1會議室使用人員須愛護(hù)設(shè)備和物品,人為損壞要按價賠償。
6.2部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢,如需延長使用時,請及時通知行政部,以便公司做出協(xié)調(diào)安排。
七、會議結(jié)束整理驗收
會議室使用完畢后,關(guān)閉電子設(shè)備,整理會議室環(huán)境,方便后續(xù)使用。
會議室管理制度9
1. 提升效率:明確的管理制度能減少會議的無謂拖延,提升決策效率,使醫(yī)院運(yùn)營更為順暢。
2. 促進(jìn)溝通:通過規(guī)范的會議流程,增強(qiáng)各部門間的.溝通,促進(jìn)團(tuán)隊協(xié)作。
3. 資源優(yōu)化:有效管理會議室資源,避免空置和沖突,節(jié)約成本。
4. 形象展示:良好的會議管理體現(xiàn)醫(yī)院的專業(yè)化形象,提升對外交流的品質(zhì)。
會議室管理制度10
第一章目的
第1條為規(guī)范企業(yè)會議管理,提高會議質(zhì)量,降低會議成本,特制定本制度。
第二章會議類別
第2條總經(jīng)理辦公會
�。�1)總經(jīng)理辦公會是由總經(jīng)理本人或托付人定期召開的工作例會。
�。�2)參與人員為總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、項目經(jīng)理及相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人。
�。�3)時間原則上定為每周xxxxxxxx。
�。�4)例會由行政管理部轉(zhuǎn)發(fā)通知,并做好會議的相關(guān)打算工作。
�。�5)會議紀(jì)要由行政管理部負(fù)責(zé)整理,并于次周周xxxx呈總經(jīng)理批閱后發(fā)放至各有關(guān)部門。
第3條部門例會
�。�1)部門例會是由各部門負(fù)責(zé)人定期召開的工作例會。
(2)例會時間由各部門依據(jù)部門工作特點(diǎn)合理支配,以不影響日常工作的正常進(jìn)行為原則。
第4條部門聯(lián)席會議
(1)部門聯(lián)席會議是由總經(jīng)理或各職能部門經(jīng)理發(fā)起召開的跨部門協(xié)調(diào)、協(xié)作專題會議。
�。�2)會議由行政管理部轉(zhuǎn)發(fā)通知,并支配時間、地點(diǎn)。會議紀(jì)要由行政管理部負(fù)責(zé)整理,并于次日呈總經(jīng)理批閱后發(fā)放至各有關(guān)部門。
第5條其他會議管理
�。�1)行政管理部每周xxxx應(yīng)將企業(yè)例會和各種臨時會議,統(tǒng)一編制《會議安排》并印發(fā)給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各部門及有關(guān)服務(wù)人員。
�。�2)凡行政管理部已列入《會議安排》的會議,如需改期,或遇特別狀況需支配其他會議時,召集單位應(yīng)提前xxxx天報請行政管理部調(diào)整《會議安排》。
�。�3)對于參與人員相同、內(nèi)容接近、時間相適的幾個會議,行政管理部有權(quán)支配合并召開。
第三章會議的打算
第6條全部會議主持人和召集單位與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)打算工作(包括擬好會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作安排草案、決議確定草案、落實(shí)會場、備好座位、紀(jì)念品、通知與會人等)。
第7條會議應(yīng)按規(guī)定時間準(zhǔn)時召開,組織會議的部門會前應(yīng)打算好會議議程及有關(guān)內(nèi)容,并負(fù)責(zé)維護(hù)會議紀(jì)律。 第8條參會人員準(zhǔn)時參與會議并簽到,打算好與會議有關(guān)的資料,做好會議記錄,對要求傳達(dá)的.會議內(nèi)容要剛好進(jìn)行傳達(dá)。
第9條會議涉及機(jī)密事務(wù),全部與會者要嚴(yán)守保密制度,不得外傳泄密,否則按有關(guān)規(guī)定處理。
第10條會議形成的決議應(yīng)由牽頭部門剛好書面通知有關(guān)執(zhí)行部門,并負(fù)責(zé)監(jiān)督落實(shí)狀況。
第四章會議記錄
第11條會議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可依據(jù)本原則及會議議題所涉及業(yè)務(wù)的須要,臨時指定會議記錄員。
第12條集團(tuán)總經(jīng)理主持的企業(yè)例會、臨時行政會議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議的記錄工作,集團(tuán)總經(jīng)理另有規(guī)定的,依據(jù)集團(tuán)總經(jīng)理指定的方法實(shí)行。
第13條會議記錄員應(yīng)遵守的規(guī)定
(1)做好會議的原始記錄及會議的考勤記錄,依據(jù)須要整理《會議紀(jì)要》。
(2)對會議已議決事項,應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。
�。�3)會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、《會議紀(jì)要》最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。
第五章會議室管理
第14條會議室由行政管理部指定專人負(fù)責(zé)管理,各部門如因會議須要運(yùn)用會議室,須事先向行政管理部申請,由行政管理部統(tǒng)籌支配。
第15條會議室衛(wèi)生由行政管理部支配人員負(fù)責(zé)進(jìn)行,在每次會議召開前后均要進(jìn)行衛(wèi)生打掃,并做好日常保潔。
第16條會議室電子設(shè)備的管理、運(yùn)用和維護(hù)由專人負(fù)責(zé),其他人不得隨意操作,否則造成設(shè)備損壞應(yīng)按價予以賠償。
第六章附則
第17條本制度由行政管理部負(fù)責(zé)說明。
第18條本制度由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效,自頒布之日起執(zhí)行。
會議室管理制度11
一、目的:
會議室是公司舉行會議,接待來賓的場所,為了充分利用會議室的功能,給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境,使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保公司的各類會議的正常召開,現(xiàn)結(jié)合本公司的實(shí)際情況,制定本制度。
二、責(zé)任:
會議室使用管理由公司人力資源部負(fù)責(zé),并實(shí)施監(jiān)督。
三、范圍:
適用于公司所有聘用人員。
四、會議室使用細(xì)則
(一)會議室時專門用于召開會議、研討工作、接待來賓的地方,未經(jīng)允許,不得挪借他用。
(二)公司會議室的管理由人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé),會議涉及使用的設(shè)備及設(shè)施由指定專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。
(三)四樓會議室無特殊情況暫停對外使用,二樓會議室專供客戶使用,如客戶人數(shù)較少且需長期使用會議室,報人力資源部后統(tǒng)一安排;其他人員如需使用會議室由人力資源部統(tǒng)一安排,其他會議室專供公司人員開會,與供應(yīng)商了解溝通使用。
(四)一樓會議室(1—9號會議室)不是重要會議都不得安排,如公司人員需與客戶溝通,盡量使用外面的會議桌。非參加會議的.人員,未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入會議室。
(五)為了避免會議室使用時發(fā)生沖突,各部門如需使用會議室,需提前一天填寫事務(wù)申請表交至人力資源部,以便統(tǒng)一安排。公司每天都會將會議室統(tǒng)一上鎖,各部門人員在使用會議室時必須到前臺登記,并領(lǐng)取鑰匙和會議牌。
(六)臨時召開的緊急會議需要使用會議室時,要及時通知人力資源部提出申請并登記使用。
(七)各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加人數(shù)等,如需提供純凈水、制作會標(biāo)、擺放水果的,要在事務(wù)申請表中填寫具體內(nèi)容及數(shù)量。
(八)如遇到會議室之間發(fā)生沖突的,要堅持局部服從整體的原則,公司會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
(九)開會期間,請愛惜會議室的設(shè)備設(shè)施。
(十)會議進(jìn)行中,請把相關(guān)的標(biāo)識牌放在指定的位置。
(十一)會議結(jié)束后,相關(guān)人員應(yīng)及時整理會議場地,關(guān)閉各種電器,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時報人力資源部,以便及時修理,保證其他會議的順利進(jìn)行。
(十二)會議室的使用部門,要維持室內(nèi)清潔,使用完畢后將移動的桌椅及時放回原位,以方便其他部門使用,并通知前臺。
(十三)嚴(yán)禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會等。
(十四)室內(nèi)物品未經(jīng)人力資源部批準(zhǔn),不得私自轉(zhuǎn)借他人或挪借他用,若要借用會議室的物品,需填寫事務(wù)申請表,做好相應(yīng)的登記,使用完畢后,及時歸還。
會議室管理制度12
1、客服部負(fù)責(zé)項目會議室(多功能廳)的使用管理工作。
2、客戶使用會議室時,請?zhí)崆芭c客服聯(lián)系,填寫《客戶會議通知單》注明會議時間、地點(diǎn)、要求等。
3、如需懸掛橫幅、標(biāo)語時,應(yīng)在客服部指定的位置用大頭針釘或用膠帶粘,不行在樓道、地毯、墻壁等處張貼。
4、客戶如需要使用廳內(nèi)各項專用設(shè)備、物品時,應(yīng)與客服部聯(lián)系,按項目規(guī)定付費(fèi),客服部支配工程技術(shù)人員幫助操作使用,如未請示,擅自使用及造成損失的,除補(bǔ)交正常使用費(fèi)用外還需賠償全部損失。
5、與會人員,不行在廳內(nèi)吸煙、使用明火,禁止堆放雜物、亂扔果皮、紙屑、隨地吐痰及吐口香糖等,不行大聲喧嘩、嬉笑,以免影響客人辦公,違者將視情節(jié)賠償肯定的清洗及損失費(fèi)。
6、入住公司需要會議室時,應(yīng)填《客戶會議通知單》,由客服部將單據(jù)發(fā)送有關(guān)部門,按客戶要求做好預(yù)備。如需音響設(shè)備時,由客服部通知工程部專人負(fù)責(zé)。
7、客戶如有其它儀器、設(shè)備安裝用電等要求時,由客服部征求工程部、保安部看法后,嚴(yán)格按消防安全規(guī)定實(shí)施,客戶自請工程人員操作時,應(yīng)主動聽從項目工程技術(shù)人員、保安人員的.監(jiān)督指導(dǎo),違章操作并造成損失時,項目有權(quán)處以適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)賠償。
8、對非入住公司租用會議室由客服部上報經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審定。
會議室管理制度13
一、目的
為加強(qiáng)中心會議室等場所的管理,充分發(fā)揮作用,提高利用率,增強(qiáng)各部門工作的計劃性和協(xié)調(diào)性,進(jìn)一步節(jié)約資源,保障各類場所的正常使用。
二、適用范圍
本制度適用于單位辦公樓內(nèi)404會議室、403會議室、五樓學(xué)術(shù)報告廳及其他辦公場所的管理與使用。
三、權(quán)責(zé)
�。ㄒ唬┺k公室:全面負(fù)責(zé)會議室等場所日常管理。
1、場所預(yù)定信息接收、審核及相關(guān)調(diào)配工作;
2、場所使用時相關(guān)會場物資的`準(zhǔn)備;
3、各類場所的日常清潔維護(hù)及管理。
四、使用辦法
1、提前申請,并做好前期的相關(guān)準(zhǔn)備;
2、在場所使用過程中,場所內(nèi)所有物品(含音像及音響器材、數(shù)碼設(shè)備、裝飾品等)的保管與維護(hù);
3、會議期間,經(jīng)辦人負(fù)責(zé)會場秩序的調(diào)控,安全管理。如發(fā)生突發(fā)安全事件,按中心安全應(yīng)急預(yù)案執(zhí)行。
3、場所使用完畢后,場所的清潔整理。
五、具體流程及優(yōu)先原則
�。ㄒ唬┎块T經(jīng)辦人申請(到辦公室申請)——會議室管理員登記——辦公室部門負(fù)責(zé)人審核——經(jīng)辦人及會議室管理員共同準(zhǔn)備場所需物品——場所使用——場所清潔整理
�。ǘ﹩挝粫䦂鲆话悴煌饨栌�。特殊情況,外來單位借用會場的,按以前下流程處理;經(jīng)辦人申請(向中心分管領(lǐng)導(dǎo)或者主要領(lǐng)導(dǎo)申請)——與辦公室協(xié)調(diào)安排——會議室管理員登記——辦公室部門負(fù)責(zé)人審核——經(jīng)辦人及會議室管理員共同準(zhǔn)備場所需物品——場
所使用——場所清潔整理(完清借用會場手續(xù))
�。ǘ┫嚓P(guān)安排:
1、重要會議、大型活動,辦公室牽頭承辦召開的各類重要會議,由相關(guān)組織部門安排人員協(xié)助會議室管理人員做好會務(wù)工作;
2、外來單位借用會議室與單位內(nèi)部重要會議安排有沖突時,單位內(nèi)部優(yōu)先使用。各部門使用會議室按登記時間先后依次使用,如發(fā)生沖突,協(xié)調(diào)使用其他會議室或調(diào)整使用時間;
�。ㄈ┥暾堃螅阂驎h等級不同,需準(zhǔn)備會議物資,請按照以下時限執(zhí)行:
六、注意事項:
(一)使用會議室等各類場所時,未經(jīng)會議室管理員辦同意,不得改變設(shè)備、器材的位置,不得將場所內(nèi)的物品攜出室外。音響、話筒、調(diào)音臺等設(shè)備不得擅自動用,如需調(diào)整使用應(yīng)事先征求辦公室的同意,由辦公室派專人進(jìn)行調(diào)試;
�。ǘ﹫鏊褂闷陂g請使用部門自覺保持場所內(nèi)的清潔,會后要求參會人員將垃圾帶走放入垃圾桶,及時處理場所衛(wèi)生,關(guān)好門窗、空調(diào)、飲水機(jī)等設(shè)備,離開
時應(yīng)確認(rèn)場所門口是否鎖好。否則若造成設(shè)備和物品損壞或丟失的,則由使用部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
七、附則
�。ㄒ唬┍巨k法的修訂、解釋權(quán)由xx負(fù)責(zé)。
�。ǘ┍巨k法自發(fā)布之日起施行。
會議室管理制度14
會議室管理制度是企業(yè)日常運(yùn)營中不可或缺的一環(huán),它涵蓋了會議室的預(yù)約、使用、維護(hù)以及違規(guī)處理等多個方面,旨在確保會議室資源的有效利用,提升會議效率,同時也維護(hù)了辦公環(huán)境的.秩序。
內(nèi)容概述:
1.預(yù)約管理:規(guī)定會議室的預(yù)定流程,包括預(yù)定時間、方式、優(yōu)先級等。
2.使用規(guī)定:明確會議室的使用規(guī)則,如會議時間控制、設(shè)備使用、清潔衛(wèi)生等。
3.設(shè)施維護(hù):設(shè)定定期檢查和保養(yǎng)計劃,確保會議室設(shè)備的正常運(yùn)行。
4.違規(guī)罰款:針對不遵守規(guī)定的使用者,設(shè)立相應(yīng)的罰款制度。
會議室管理制度15
1、會議室,接待室是酒店進(jìn)行會議,接待客戶的場所,為加強(qiáng)管理,規(guī)范酒店會議室、接待室的使用,給員工營造一個良好的工作環(huán)境,制定本制度。
2、酒店全部員工非接待客人和參與會議,不得隨便進(jìn)入接待室和會議室。
3、酒店各個部門如需要使用會議室,要提前去總經(jīng)理辦公室申請。
4、接待室有特地負(fù)責(zé)引見、款待、接送來賓。
5、任何員工不得任憑移動會議室,接待室的'家具及物品。
6、任何員工不得任憑使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。
7、任何員工不得任憑拿走接待室的報刊,雜志等資料。
8、愛惜接待室、會議室的設(shè)施。
9、會議結(jié)束,要整理睬場,保持清潔。
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